Kỹ năng viết proposal rõ ràng và thuyết phục là rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực. Cho dù mục tiêu của proposal là đảm bảo nguồn tài trợ quan trọng hay để được trở thành cộng tác viên trong một dự án lớn, thì proposal của bạn đều cần phải đủ thuyết phục để gây ấn tượng với những người đọc. Vậy cụ thể proposal là gì? Hãy cùng Masterskills tìm hiểu về cách viết proposal hiệu quả và chuyên nghiệp nhé!
Proposal là gì?
Đầu tiên, proposal là gì? Proposal là một tài liệu chính thức phác thảo giải pháp cho một vấn đề hoặc một cơ hội hợp tác cụ thể. Đó là loại tài liệu nhằm thuyết phục người đọc hành động theo mong muốn của bên đưa ra đề xuất. Các proposal có thể được viết cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm tài trợ, thiết lập quan hệ đối tác, hợp đồng kinh doanh và quản lý dự án.
Khi viết một proposal, điều cần thiết là phải hiểu đối tượng mục tiêu và những gì họ muốn đạt được. Một proposal được viết tốt nên đưa ra giải pháp rõ ràng cho vấn đề hoặc cơ hội đưa ra và chứng minh nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho đối tượng mục tiêu và các bên liên quan.
Các loại proposal phổ biến
Bạn có thể tự hỏi tại sao kỹ năng viết proposal lại vô cùng quan trọng. Proposal là một dạng tài liệu chuyên biệt mà bạn viết để phác thảo ý định của mình cho một kế hoạch, thỏa thuận hoặc dự án. Các hình thức proposal phổ biến bao gồm:
- Proposal phát hành sách: Thông thường, một số nhà văn, nhà thơ hay tác giả sách sẽ gửi proposal để thu hút hoặc kêu gọi các nhà xuất bản đầu tư cho các ấn phẩm của mình.
- Proposal nghiên cứu: Được coi là loại proposal phổ biến nhất trong các lĩnh vực khoa học và giáo dục, các proposal nghiên cứu phác thảo câu hỏi, phương pháp và ý định của một dự án nghiên cứu.
- Proposal kinh doanh: Thông thường, các proposal kinh doanh đặt ra một thỏa thuận giữa công ty và khách hàng, thường nêu chi tiết việc trao đổi dịch vụ, hàng hóa hoặc thanh toán.
Cấu trúc của một proposal chuyên nghiệp
Cho dù bạn dự định viết loại proposal nào, các thành phần sau cần phải được đảm bảo để tạo nên một proposal chuyên nghiệp, cụ thể:
- Một phần giới thiệu rõ ràng: Trong phần giới thiệu, hãy cố gắng xây dựng ngắn gọn bối cảnh xung quanh các điểm thảo luận của proposal. Ví dụ, một proposal khoa học liên quan đến nghiên cứu về biến đổi khí hậu địa phương sẽ mở đầu bằng một đoạn văn về lý do tại sao biến đổi khí hậu là một vấn đề đối với xã hội hiện đại.
- Một vấn đề cụ thể: Khi bạn đã thiết lập bối cảnh mở đầu cho proposal, điều cần thiết là phác thảo một vấn đề rõ ràng cho người đọc. Cho dù đó là mối lo ngại về việc thiếu năng lượng tái tạo trong khu vực hay vấn đề của khách hàng mà bạn tin rằng mình có thể giải quyết, thì mọi proposal tốt đều có một nội dung cụ thể.
- Một giải pháp có cơ sở: Mọi proposal đều cần chứa giải pháp được đề xuất cho vấn đề đã nói ở trên. Đó có thể là việc triển khai một cơ sở hạ tầng tiên tiến để đáp ứng nhu cầu năng lượng tái tạo hoặc cung cấp sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Một kết luận gãy gọn: Sau khi bạn phác thảo giải pháp, một proposal ý tưởng sẽ kết thúc bằng một phần kết luận ngắn gọn và súc tích.
Cách viết proposal đơn giản và hiệu quả nhất
Viết phần Tóm tắt dự án
Tóm tắt dự án hay Executive Summary đóng vai trò là phần giới thiệu cho proposal của bạn. Tương tự như phần tóm tắt báo cáo hoặc phần giới thiệu tiểu luận, phần này nên tóm tắt những gì sắp xảy ra và thuyết phục các bên liên quan tiếp tục đọc proposal. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, bản Tóm tắt dự án của bạn có thể là một đoạn hoặc một vài đoạn.
Phần mở đầu của bạn nên bao gồm:
- Vấn đề mà dự án của bạn có kế hoạch giải quyết
- Giải pháp mà dự án của bạn cung cấp cho vấn đề đó
- Tác động mà dự án của bạn sẽ tạo ra
Bạn chỉ nên giải quyết ngắn gọn các mục này trong phần Executive Summary của mình vì bạn sẽ thảo luận chi tiết hơn về các chủ đề này trong phần tiếp theo của proposal.
Giải thích vấn đề của dự án
Trong phần này, bạn sẽ đi vào nền tảng của dự án. Sử dụng các tài liệu tham khảo và số liệu thống kê để thuyết phục người đọc rằng vấn đề bạn đang giải quyết là quan trọng và đáng giá.
Một số câu hỏi bạn nên tự trả lời để đánh giá tốt vấn đề của mình bao gồm:
- Vấn đề mà dự án của bạn giải quyết là gì?
- Những gì đã được biết về vấn đề này?
- Ai đã giải quyết vấn đề này trước đây, có nghiên cứu nào hay không?
- Tại sao nghiên cứu trước đây không đủ để giải quyết vấn đề này?
Bạn cũng có thể sử dụng phần này để giải thích vấn đề mà bạn hy vọng giải quyết có liên quan trực tiếp đến tổ chức, đối tác hay các bên liên quan như thế nào.
Đề xuất giải pháp
Bạn vừa trình bày một vấn đề trong phần thông tin cơ bản của proposal, vì vậy bước hợp lý tiếp theo trong quá trình viết đề xuất là trình bày một giải pháp. Phần này là cơ hội để bạn phác thảo cách tiếp cận dự án của mình một cách chi tiết hơn.
Một số mục cần thiết trong phần này của proposal bao gồm:
- Tuyên bố tầm nhìn của bạn cho dự án
- Lịch trình dự án của bạn, bao gồm các mốc quan trọng
- Vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án
- Kế hoạch xử lý và quản lý rủi ro
- Sản phẩm bàn giao của dự án
- Các công cụ báo cáo bạn sẽ sử dụng trong suốt dự án
Bạn có thể không cần phải có tất cả các mục nêu trên trong proposal của mình, nhưng bạn phải quyết định những gì cần đưa vào dựa trên phạm vi dự án. Phần này có thể sẽ là phần dài nhất và chi tiết nhất trong proposal, vì bạn sẽ thảo luận mọi thứ liên quan đến việc đạt được giải pháp cho vấn đề đã đưa ra.
Xác định các sản phẩm bàn giao và mục tiêu của dự án
Xác định kết quả dự án của bạn là một bước quan trọng trong việc viết proposal. Các bên liên quan muốn biết những gì bạn sẽ tạo ra hoặc gây ảnh hưởng khi kết thúc dự án, cho dù đó là sản phẩm, chương trình, bản nâng cấp công nghệ hay bất kỳ thứ gì khác.
Khi xác định sản phẩm bàn giao cũng như mục tiêu của dự án, bạn nên bao gồm:
- Sản phẩm cuối cùng hoặc mục tiêu cuối cùng của dự án
- Dòng thời gian của dự án khi các sản phẩm/thành phẩm bàn giao đã sẵn sàng
- Các mục tiêu được viết theo cấu trúc SMART phù hợp với các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp
Yêu cầu về mặt nguồn lực, chi phí
Cho đến hiện tại, bạn đã vạch ra vấn đề, cách tiếp cận, giải pháp và kết quả có thể mang lại. Tiếp theo, trong phần còn lại của proposal, bạn có thể đi vào chi tiết về những nguồn lực bạn cần để hoàn thành sáng kiến của mình.
Trong phần này, bạn sẽ bao gồm:
- Ngân sách dự án: Ngân sách dự án liên quan đến mọi thứ từ nguồn cung cấp bạn sẽ cần để tạo sản phẩm/dịch vụ đến giá quảng cáo và tiền lương của nhóm. Bạn nên bao gồm bất kỳ mục ngân sách nào cần thiết để thực hiện dự án ở đây.
- Phân tích chi phí: Phần này nên bao gồm nghiên cứu về lý do tại sao bạn cần các nguồn lực cụ thể cho dự án của mình. Thao tác này cũng có thể giúp bạn giảm thiểu các chi phí không mong muốn.
- Kế hoạch phân bổ nguồn lực: Bạn nên cung cấp một cách tổng quan về kế hoạch phân bổ nguồn lực và phác thảo nơi bạn dự định sử dụng các nguồn lực cụ thể mà bạn cần.
Hy vọng rằng đến thời điểm này, proposal của bạn đã thuyết phục được các bên liên quan đồng ý với những đề xuất được đưa ra!
Phần kết
Cuối cùng, hãy kết thúc proposal của bạn bằng một kết luận thuyết phục và tự tin. Giống như phần tóm tắt, phần kết luận nên tóm tắt ngắn gọn vấn đề mà dự án của bạn giải quyết và giải pháp của bạn để giải quyết vấn đề đó. Bạn có thể nhấn mạnh tác động của dự án trong phần kết luận.
Mẫu Business Proposal chuyên nghiệp từ HubSpot
Tải mẫu Business Proposal miễn phí được thiết kế bởi HubSpot tại đây:
Một số lưu ý trước khi bắt đầu viết proposal
Thực hiện theo các bước được liệt kê ở trên sẽ đảm bảo proposal của bạn có tất cả các yếu tố cần thiết. Nhưng nếu muốn gây ấn tượng với đối tác, khách hàng hay các bên liên quan và giành được sự chấp thuận của họ, proposal của bạn phải thật tỏa sáng. Dưới đây là một vài tips hữu ích có thể giúp bạn do Masterskills tổng hợp:
Hiểu rõ đối tượng đọc
Khi bạn viết proposal, hãy luôn ghi nhớ đối tượng của bạn. Hãy nhớ rằng mục tiêu của proposal là thu hút người đọc nó chứ không chỉ để trình bày chi tiết dự án của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang tạo một công cụ chỉnh sửa mới cho một nhà xuất bản dành cho trẻ em, bạn có thể xác định xem các bên liên quan của mình có phải là cha mẹ hay không và thu hút khía cạnh cảm xúc của họ khi thuyết phục họ mua sản phẩm của bạn.
Tính thuyết phục
Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong proposal vì bạn đang hy vọng đối tác, khách hàng hay các bên liên quan chấp thuận theo các đề xuất được đưa ra. Nếu họ không bị hấp dẫn bởi dự án của bạn, họ sẽ không chấp nhận những đề xuất đó. Tiếp tục với ví dụ nêu trên, nếu bạn mô tả công cụ chỉnh sửa của mình nhưng không đề cập đến nhiều tính năng mà nó sẽ cung cấp, nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho khách hàng và tác động tích cực của nó trong ngành, đối tượng của bạn sẽ thắc mắc, “Tại sao tôi nên quan tâm đến dự án này?”
Nghiên cứu kỹ lưỡng
Một proposal thành công phải được nghiên cứu kỹ lưỡng. Hãy chuẩn bị để chứng minh tính khẩn cấp của vấn đề mà bạn đưa ra cùng các giải pháp với các nguồn, nghiên cứu điển hình, số liệu thống kê hoặc biểu đồ uy tín để bạn không khiến người đọc phải đặt câu hỏi về tính xác thực. Khi viết proposal, hãy đặt mình vào vị trí của người đọc và tự hỏi:
- Tại sao điều này là một vấn đề đáng quan tâm?
- Làm thế nào mà đây là giải pháp hiệu quả cho vấn đề?
- Có ai đó đã giải quyết vấn đề này trước đây chưa?
- Chi phí cho dự án là bao nhiêu?
Kết
Vậy là Masterskills đã cùng bạn tìm hiểu proposal là gì cũng như cách viết proposal một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Kỹ năng viết proposal tốt là vô cùng cần thiết và sẽ khiến bạn trở nên nổi bật giữa vô vàn ứng viên khác. Nếu cảm thấy hứng thú với các nội dung tương tự, hãy ghé qua Blog của Masterskills để tìm hiểu thêm nhiều chủ đề hấp dẫn khác nhé!
