Business Intelligence (BI) là gì? Vai trò và hoạt động của BI

Doanh nghiệp cần có cái nhìn rõ ràng về tất cả dữ liệu để duy trì tính cạnh tranh, đây cũng là lúc Business Intelligence ra đời. Trong những năm gần đây, BI được nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụng phổ biến bởi chức năng mà nó mang lại trong quá trình ra quyết định và cải thiện lợi nhuận kinh doanh.

Business Intelligence (BI) là gì?

Business Intelligence (BI) là một tập hợp các chiến lược, công nghệ, quy trình, ứng dụng mà các doanh nghiệp sử dụng để phân tích thông tin, hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh. Nói một cách đơn giản, BI là công nghệ để doanh nghiệp dựa vào đó tìm hiểu quá khứ và dự đoán tương lai.

Mục tiêu cuối cùng của BI là thúc đẩy ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn, giúp các tổ chức tăng doanh thu, cải thiện hiệu quả hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh.

Tầm quan trọng của BI đối với doanh nghiệp

Ngày nay, Business Intelligence đóng vai trò quan trọng trong hầu hết doanh nghiệp, BI giúp những người ra quyết định kinh doanh có được thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt. Nhưng lợi ích của BI còn vượt ra ngoài việc ra quyết định kinh doanh, bao gồm:

• Giúp doanh nghiệp phân tích những thông tin chính xác, hiệu quả để linh hoạt thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục cùng sự cạnh tranh khốc liệt.

• Hỗ trợ nhà quản trị tối ưu khi đưa ra quyết định kinh doanh trong những trường hợp khẩn cấp một cách hiệu quả.

• Hỗ trợ Marketing trong doanh nghiệp trong các hoạt động phân tích hành vi khách hàng, xây dựng chiến lược Marketing, giữ chân khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

• Phác thảo bức tranh tổng thể chân dung doanh nghiệp, xác định vị thế, khả năng cạnh tranh cũng như dự đoán tương lai của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ trong công tác điều hành, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí quản trị doanh nghiệp.

• Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nội bộ, cải thiện và tối ưu hóa các quy trình hoạt động của tổ chức.

• Cô đọng các báo cáo thành các bảng điều khiển, giúp những người ít am hiểu về kỹ thuật vẫn dễ dàng phân tích, tiết kiệm thời gian khi tìm cách thu thập thông tin chi tiết từ dữ liệu.

• Các nền tảng Business Intelligence hiện đại có thể tổng hợp các cơ sở dữ liệu nội bộ với các nguồn dữ liệu bên ngoài vào một kho dữ liệu duy nhất, nhờ đó cho phép các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu cùng lúc.

Các bước trong hệ thống BI

• Data sources: Bước đầu tiên, dữ liệu sẽ được thu thập từ các nguồn như HRM, CRM, các trang Thương mại điện tử,…

• Data warehousing (Kho dữ liệu): Đây là nơi mà dữ liệu được lưu trữ lâu dài bằng hệ thống các thiết bị điện tử của doanh nghiệp.

• Integrating Server (Tích hợp máy chủ): Công cụ này giúp vận hành công cụ ETL chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources sang Data Warehouse.

• Analysis Server (Máy chủ phân tích): Đây là đầu vào của dữ liệu, sau đó sẽ trả về kết quả dựa trên nghiệp vụ đã định nghĩa sẵn.

• Reporting Server (Máy chủ báo cáo): Bộ phận báo cáo các output nhận được từ Analysis Server.

• Data Mining (Khai thác dữ liệu): Đây là quá trình dữ liệu đã được xử lý và đem đi trích xuất, đây được đánh giá là khâu khá quan trọng, bao gồm phân loại (classification), phân cụm (Clustering), hay dự đoán (Prediction).

• Data Presentation (Trình bày dữ liệu): Cuối cùng, dữ liệu sẽ được tổng hợp thành các biểu đồ từ quá trình data mining.

Một số công nghệ hỗ trợ BI

Một số công nghệ hỗ trợ Business Intelligence hiệu quả:

• Data warehousing (Kho dữ liệu): Là một hệ thống lưu trữ từ nhiều nguồn và nhiều môi trường khác nhau.

• Enterprise resource Planning (ERP) systems: Hệ thống hoạch định nguồn lực cho tổ chức.

• Query and report writing technologies: Công nghệ để truy vấn và tạo báo cáo.

• Data mining and analytics tools: Công cụ dùng để khai thác và phân tích dữ liệu.

• Decision support systems: Hệ thống định hướng giúp đưa ra quyết định.

• Customer relation management: Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng doanh nghiệp.

Các hoạt động chính của Business Intelligence

Business Intelligence (BI) được xem là hệ thống đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp phân tích và đưa ra những phán đoán chính xác. BI đảm nhận nhiều hoạt động khác nhau, trong đó có 6 hoạt động chính, bao gồm:

Hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định (Decision support)

Mục đích mà BI thu thập dữ liệu chính là giúp doanh nghiệp nhận ra những vấn đề còn tồn đọng. Do đó, BI đóng vai trò ảnh hưởng tích cực đến việc đưa ra quyết định chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đang hướng đến.

Truy vấn và báo cáo (Query and reporting)

Từ những dữ liệu đã thu thập được, hệ thống sẽ tự động phân tích, ghi chú và lưu trữ những chi tiết quan trọng. Sau đó, tiến hành xây dựng báo cáo dưới dạng mô hình, cho thấy bức tranh tổng quan và dễ hiểu nhất.

Phân tích trực tuyến (Online analytical processing)

Với hoạt động này, người dùng có thể trích xuất thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, nó còn có thể phân tích xu hướng, lập báo cáo tài chính và ngân sách cho doanh nghiệp.

Phân tích thống kê (Statistical analysis)

Statistical analysis là hoạt động nhằm phân tích, giải thích dữ liệu để phát hiện ra mẫu và xu hướng, đây là một khâu quan trọng trong việc phân tích dữ liệu.

Dự đoán (Forecasting)

BI có thể hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán tương lai, trong tất cả mọi loại ngành nghề. Giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các vấn đề, biến động xấu có thể xảy ra, đồng thời định hình chiến lược kinh doanh trong dài hạn.

Khai thác dữ liệu (Data mining)

Khai thác dữ liệu là quá trình thu thập data từ đa dạng các nguồn, sau đó phân tích và tổng hợp chúng thành các thông tin liên quan. Mục đích của khai thác dữ liệu là tìm ra giải pháp để giải quyết cho các vấn đề kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.

Phần mềm và công cụ trong không gian BI

Trong không gian Business Intelligence có rất nhiều nhà cung cấp và dịch vụ đa dạng. Trong số đó bao gồm:

• Tableau: Đây là nền tảng phân tích tự phục vụ, cung cấp các dữ liệu một cách trực quan hoá và tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu, bao gồm Microsoft Azure SQL Data Warehouse và Excel.

• Splunk: Đây là nền tảng phân tích có khả năng cung cấp việc phân tích dữ liệu và BI cấp doanh nghiệp.

• Alteryx: Phần mềm này kết hợp các phân tích từ nhiều nguồn, giúp đơn giản hoá quy trình công việc và cung cấp các thông tin chi tiết về BI.

• Qlik: Nền tảng này dựa trên trực quan hóa dữ liệu, BI, phân tích, cung cấp BI mở rộng và dễ dàng sử dụng.

• Domo: Đây là nền tảng đám mây, cung cấp các công cụ BI phù hợp với nhiều ngành khác nhau như dịch vụ tài chính, chăm sóc sức khỏe, giáo dục, sản xuất,… và dành cho các vai trò khác nhau như CEO, chuyên gia phân tích BI, nhân viên bán hàng,…

• Dundas BI: Nền tảng này chủ yếu được dùng để tạo lập các trang tổng quan, hoặc thực hiện các báo cáo tiêu chuẩn và đặc biệt.

• Google Data Studio: Đây là phiên bản tăng phí của nền tảng Google Analytics quen thuộc được cấp bởi Google.

Chìa khóa cho một chiến lược Business Intelligence thành công

Đồng bộ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Khi đưa BI vào doanh nghiệp sẽ khiến cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin trở nên phức tạp. Do đó, việc phát triển đồng bộ hạ tầng CNTT giúp phân chia rõ ràng kiến trúc và khả năng mở rộng trong tương lai.

Xác định mục tiêu kinh doanh trước khi triển khai BI

Mỗi tổ chức cần xác định những ưu tiên của mình về nhu cầu tính năng, chức năng trước khi triển khai Business Intelligence vào doanh nghiệp. Chẳng hạn như cần ưu tiên những tính năng, công cụ nào, nguồn dữ liệu lưu trữ mà doanh nghiệp cần là gì,… Có như vậy thì doanh nghiệp mới dễ dàng tối đa hóa lợi ích từ BI.

Xây dựng văn hóa dữ liệu hỗ trợ chuyển đổi số thành công

Văn hóa dữ liệu có vai trò quan trọng và cần thiết để đưa công cuộc chuyển đổi số thành công hơn. Văn hóa dữ liệu là khi mọi nhân viên trong một tổ chức đều hiểu được giá trị tiềm năng của dữ liệu cũng như vai trò của họ trong việc sử dụng dữ liệu, cách thức phân tích và ra quyết định theo hướng dữ liệu.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể tự nhiên có được nền văn hóa dữ liệu phát triển hiệu quả. Văn hóa dữ liệu trong văn hóa doanh nghiệp là cả một quá trình xây dựng, được vun đắp, phát triển liên tục.

Đào tạo nhân viên doanh nghiệp

Nếu nhân viên trong doanh nghiệp không được hướng dẫn kỹ lưỡng về cách sử dụng thì không một hệ thống BI nào có thể thành công được. Nhân viên cần phải được hướng dẫn kỹ lưỡng về việc ứng dụng Business Intelligence, bởi khi triển khai hệ thống này cũng sẽ dẫn theo sự thay đổi lớn trong cách làm việc của nhân viên. 

Trao quyền cho nhân viên

Khi nhân viên được trao quyền đúng cách, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xây dựng một môi trường làm việc hăng say, nơi mà mọi nhân viên đều chủ động đóng góp cho tổ chức của mình và luôn cảm thấy hài lòng. Điều này cũng góp phần không nhỏ trong việc ứng dụng thành công hệ thống BI.

Xem xét sử dụng BI là công cụ quản trị chiến lược toàn diện của doanh nghiệp

Các công cụ nên cung cấp dữ liệu đến mọi nhân viên trong doanh nghiệp, cùng khả năng hiển thị theo thời gian thực. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên thiết lập các thủ tục cần thiết để kiểm tra tình trạng hoạt động của BI, thông qua đó thì người quản trị chiến lược mới có thể xác định các điều chỉnh và nâng cấp cần thiết.

Cải tiến, nâng cao giải pháp liên tục

Một chiến lược BI hiệu quả là một chiến lược được cập nhật, cải tiến liên tục cũng như có những bước nhảy vọt về việc sử dụng dữ liệu nâng cao hơn. Chẳng hạn như việc phân tích các dự đoán và mô tả. Dữ liệu không phải là đích đến, nó cần được đổi mới liên tục để theo kịp thị trường chuyển biến nhanh như hiện nay.

Một số câu hỏi thường gặp về Business Intelligence (BI)

1. Phân biệt BI và BA
2. Doanh nghiệp nào nên ứng dụng BI vào vận hành?
3. Ai có thể sử dụng Business Intelligence?
4. Phân biệt Data Analytics và Business Intelligence?
5. Yêu cầu cần có để trở thành Business Intelligence Analyst

Phân biệt giữa Business Intelligence (BI) và Business Analytics (BA)

Nhiều người cho rằng, BA có nhiệm vụ như BI là thu thập, phân tích dữ liệu, sử dụng phân tích dự đoán và thiết lập báo cáo tổng quan nhằm giải quyết các lĩnh vực tốt nhất để cải thiện cơ hội kinh doanh và thế mạnh. Tuy nhiên, BI và BA lại có những điểm khác nhau, cụ thể là:

Doanh nghiệp nào nên ứng dụng BI vào vận hành?

Các chuyên gia về công nghệ cho rằng, Business Intelligence có thể áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp, từ F&B, bán lẻ, Y tế đến Chính phủ, Giáo dục, đặc biệt là ngành công nghiệp hiện đại dự là lĩnh vực tận dụng được nhiều lợi thế từ BI nhất.

Tham khảo các lĩnh vực chuyển đổi số có ứng dụng BI:

• Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

• Chuyển đổi số trong giáo dục

• Chuyển đổi số trong nông nghiệp

• Chuyển đổi số ngành Ngân hàng

• Chuyển đổi số Y tế

• Chuyển đổi số Báo chí

Ai có thể sử dụng Business Intelligence?

Nhiều đối tượng được hưởng lợi từ Business Intelligence, trong số đó, những người được hưởng nhiều lợi ích nhất phải kể đến:

• Ban quản trị (Executives)
• Người ra quyết định kinh doanh (Business Decision Makers)
• Nhân viên phân tích (Analysts)
• Khách hàng (Customers)

Lưu ý:

• BI hỗ trợ các doanh nghiệp trong bất kỳ lĩnh vực và bất kỳ mô hình kinh doanh nào.
• Doanh nghiệp nên kết hợp ERP với BI để có được giá trị sử dụng tốt hơn.
• Cần cân nhắc nếu tích hợp BI với các hệ thống khác trong quá trình sử dụng.

Phân biệt Data Analytics và Business Intelligence?

Data Analytics và Business Intelligence thường xuyên được sử dụng để thay thế cho nhau, do đó dễ gây ra hiểu lầm về bản chất của hai thuật ngữ này.

Trong khi BI giúp nhìn nhận vấn đề thông qua các dữ liệu, dữ kiện từ quá khứ, thì Data Analytics lại đòi hỏi chuyên môn cao hơn, chúng khai thác thông tin ở vùng dữ liệu lớn hơn để đưa ra những dự đoán cho tương lai. DA thường sử dụng thuật toán để mô phỏng và phân tích mối quan hệ của dữ liệu chứ không hiện hữu trực tiếp trên bề mặt.

Yêu cầu cần có để trở thành Business Intelligence Analyst

Ngoài những kỹ năng nền tảng, biết thống kê hay phân tích số, vị trí Business Intelligence Analyst giờ đây còn yêu cầu:

Thành thạo về công nghệ

Với sự bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ như hiện nay, việc tìm tòi và biết vận dụng các công nghệ mới nhất là rất cần thiết. Bởi thu thập, trích xuất và lưu trữ dữ liệu cần áp dụng rất nhiều công cụ và ứng dụng công nghệ.

Khả năng đọc và phân tích dữ liệu

Đây là kỹ năng bắt buộc cần có đối với bộ phận BI. Ngoài kinh nghiệm đọc dữ liệu, việc quan sát, nắm bắt, hiểu được những gì mà khách hàng hay đối tác cần là rất quan trọng.

Vị trí Business Intelligence Analyst là một công việc yêu cầu khá cao với một nền tảng về học thuật bền vững, chuyên môn đa dạng, kinh nghiệm dày dặn trong các lĩnh vực kinh doanh như quản lý, chuyên gia, cố vấn chiến lược,…

Kỹ năng mềm

Việc quản lý, sắp xếp dữ liệu tối ưu, trình bày số liệu một cách trực quan, giao tiếp, thuyết phục cấp trên, khách hàng,… đều là những kỹ năng thiết yếu nếu muốn trở thành một Business Intelligence Analyst. Bên cạnh đó cần trang bị thêm một số kỹ năng mềm quan trọng:

• Kỹ năng lập kế hoạch

• Kỹ năng quan sát

• Kỹ năng làm việc nhóm

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

• Kỹ năng quản lý thời gian

Oracle BI là gì?

Oracle BI là phần mềm được thiết kế với khả năng mở rộng và tối ưu hóa, hỗ trợ mang lại giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp. Với nền tảng là một máy chủ Business Intelligence, với bộ công cụ phân tích dễ hiểu và tích hợp, Oracle đáp ứng được hầu hết các xu hướng mới của người dùng.

Oracle BI cho phép bất kỳ ai ở bất kỳ nơi nào sử dụng thông tin doanh nghiệp một cách dễ dàng. Cung cấp tệp dữ liệu đa dạng, tất cả chúng đều yêu cầu về cơ sở hạ tầng tổng hợp và tính toán phức tạp nhằm mang lại giá trị.

BI report là gì?

BI report hay còn gọi là báo cáo BI, là một tài liệu hoặc bản thuyết trình thể hiện thông tin kinh doanh được tạo ra từ việc phân tích dữ liệu bằng các công cụ và hệ thống Business Intelligence. Báo cáo BI thường chứa các thông tin quan trọng và số liệu kinh doanh dưới dạng biểu đồ, đồ thị, bảng tổng hợp, và phân tích dữ liệu chi tiết để hỗ trợ việc ra quyết định và quản lý trong doanh nghiệp.

Những báo cáo BI gồm các thông tin về doanh số bán hàng, lợi nhuận, tồn kho, hoạt động tiếp thị, thống kê về khách hàng, cùng nhiều thông tin khác liên quan đến hiệu suất và hoạt động của doanh nghiệp. Báo cáo BI giúp các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình kinh doanh, từ đó họ có thể đưa ra các quyết định chiến lược và tối ưu hóa hoạt động để đạt được mục tiêu kinh doanh.

BI có phù hợp cho các công ty khởi nghiệp không?

Có, Business Intelligence (BI) hoàn toàn phù hợp cho các công ty khởi nghiệp. BI giúp các công ty khởi nghiệp có cơ hội sử dụng dữ liệu để định hình chiến lược kinh doanh và tối ưu hóa hoạt động của họ ngay từ khi bắt đầu.

BI không chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp lớn. Các công ty khởi nghiệp cũng có thể tận dụng lợi ích của nó để phát triển và thành công trong thị trường cạnh tranh.

• Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu: BI cho phép các công ty khởi nghiệp dựa vào dữ liệu để đưa ra quyết định thông minh hơn về sản phẩm, thị trường và chiến lược Marketing.

• Phân tích thị trường: Các công ty khởi nghiệp có thể sử dụng BI để nghiên cứu thị trường, xác định đối tượng mục tiêu và hiểu rõ cơ hội cạnh tranh.

• Tối ưu hóa hoạt động: BI giúp quản lý tài nguyên, lập kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho một cách hiệu quả.

• Theo dõi và đo lường: Các công ty khởi nghiệp có thể sử dụng BI để theo dõi hiệu suất kinh doanh, theo dõi chỉ số quan trọng và đo lường sự tương tác với khách hàng.

• Phát triển chiến lược Marketing: BI giúp xác định chiến lược tiếp thị hiệu quả bằng cách phân tích dữ liệu về khách hàng và phản hồi khách hàng.

• Tăng tính cá nhân hóa: Các công ty khởi nghiệp có thể sử dụng BI để cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng, giúp tạo dựng lòng trung thành và tăng doanh số bán hàng.

Kinh doanh thông minh cung cấp cho các tổ chức khả năng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ đơn giản và nhận được câu trả lời mà họ có thể hiểu được. Thay vì sử dụng những dự đoán tốt nhất, họ có thể đưa ra quyết định dựa trên những gì dữ liệu kinh doanh đang cho họ biết — liệu dữ liệu đó có liên quan đến sản xuất, chuỗi cung ứng, khách hàng hay xu hướng thị trường hay không.

Bằng cách cung cấp một bức tranh chính xác về doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể, Business Intelligence cung cấp cho doanh nghiệp phương tiện để thiết kế chiến lược kinh doanh dựa trên những dữ liệu thực tế.

>> Tham khảo:

• Big Data là gì? Đặc điểm và ứng dụng Big Data trong chuyển đổi số