Lập kế hoạch là một bước phổ biến trong mọi công việc mà chúng ta thực hiện. Có thể nói rằng chúng ta lập kế hoạch bởi vì chúng ta suy nghĩ, hoặc chúng ta suy nghĩ vì vậy chúng ta lập kế hoạch. Master plan là gì?Lập kế hoạch là suy nghĩ về những gì chúng ta phải làm trong tương lai (gần hoặc xa) để đạt được mục tiêu đề ra.
Master plan là gì? Chi tiết các giai đoạn lập kế hoạch
Một trong những hoạt động và chức năng cốt lõi trong quản lý dự án là lập kế hoạch tổng thể hay còn gọi là Master plan. Một lĩnh vực hiệu suất (Performance Domain) trong Hướng dẫn PMBOK mới (PMBOK 7th Edition) (Xem bài đăng trên blog trước đây của Cynthia Dionisio về Performance Domain là gì.) Trong quản lý dự án, việc lập kế hoạch giúp tạo ra những hiểu biết chung về lý do tại sao chúng ta cần đạt được một số mục tiêu nhất định và những hoạt động tiếp theo cần thực hiện để đạt được chúng. Hiểu biết chung đạt được bằng cách chia sẻ thông tin với tất cả các bên liên quan, đặc biệt là nhóm thực hiện dự án. Các hoạt động lập kế hoạch có thể tạo ra kết quả (output) như bản kế hoạch – nhưng không hoàn toàn bắt buộc.
Master Plan là gì? Là kế hoạch chỉ đạo, tập hợp các chi tiết của từng phương án, xác định chiến lược cùng với các hướng đi cụ thể cho một khía cạnh thuộc một lĩnh vực nhất định nào đó.
Các kế hoạch có thể là:
- Ở mức độ cao/tổng quát như kế hoạch tổng thể (Master Plan) hoặc lộ trình (Roadmap);
- Ở mức độ thấp/chi tiết với nhiều chi tiết và dự đoán đầy đủ;
- Hoàn thiện một phần như kế hoạch phát hành (Release Plan); hoặc là
- Đi vào chi tiết chỉ cho một số phần như kế hoạch lặp lại (Iteration Plan), Sprint Backlog hoặc kế hoạch giai đoạn (Phase Plan).
Chúng ta cũng có thể “lập kế hoạch để lập kế hoạch” giống như phương pháp “lập kế hoạch cuốn chiếu” (Rolling Wave Planning). Trong mọi trường hợp, chúng ta cần cân bằng giữa công sức chúng ta dành cho việc lập kế hoạch và mối nguy trong việc mất lợi thế cạnh tranh do sự chậm trễ trong việc dành quá nhiều thời gian cho việc lập bản kế hoạch hoàn chỉnh.
Hoạt động lập kế hoạch có liên quan chặt chẽ với phương pháp thực hiện dự án và sẽ được điều chỉnh theo dự án để hiện thực hóa sản phẩm, dịch vụ hoặc mục tiêu mang lại lợi ích cho cộng đồng những người sẽ sử dụng kết quả cuối cùng. Hoạt động lập kế hoạch luôn song song với hoạt động kiểm soát. Một kế hoạch chỉ hiệu quả nếu được kiểm soát thường xuyên/liên tục để đảm bảo kế hoạch còn phù hợp với mục tiêu đề ra .
Khi bắt đầu một dự án, chúng ta chọn một phương pháp thực hiện dự án và điều chỉnh nó theo nhu cầu của dự án dựa trên:
- sự thay đổi của các yêu cầu,
- mức độ hiểu biết về công nghệ và nguồn tài nguyên cần thiết cho dự án,
- số lượng người tham gia, và
- sự không chắc chắn của bối cảnh (điều kiện thị trường hoặc rủi ro phát sinh – những gì chúng ta không biết thì chúng ta không thể dự đoán được).
Sau đó, chúng ta cần áp dụng một chiến lược/phương pháp lập kế hoạch phù hợp.
Nếu các yêu cầu được ước tính là không dễ thay đổi, các kỹ thuật công nghệ được nắm bắt kỹ và số lượng người tham gia không nhiều, thì có thể áp dụng chiến lược lập kế hoạch trước cho toàn bộ dự án. Việc điều chỉnh kế hoạch và lập kế hoạch lại cho dự án được thực hiện thông qua quy trình kiểm soát thay đổi dự án đã được thiết lập.
Trong trường hợp khác, khi các yêu cầu chưa được xác định rõ ngay từ đầu và kỹ thuật công nghệ còn chưa nắm vững, chúng ta nên thực hiện việc lập kế hoạch theo cách nhận thông tin phản hồi thường xuyên từ các bên liên quan. Đối với loại dự án này, chúng ta cần điều chỉnh thường xuyên các kế hoạch trong quá trình phát triển và thực hiện lặp lại việc lập kế hoạch nhiều lần.
Ngoài ra, đối với các dự án có liên kết chặt chẽ với hoạt động vận hành hằng ngày, như việc liên tục tạo ra giá trị, thì có thể áp dụng phương pháp Lean Kanban – thường được sử dụng trong các dự án Công nghệ thông tin (IT) hoặc Nghiên cứu & Phát triển (R&D). Loại dự án này cần hoạt động lập kế hoạch linh hoạt có thể điều chỉnh liên tục dựa trên cơ sở phản hồi từ thực nghiệm. Yêu cầu về sự thích ứng xảy ra thường xuyên đến mức chúng ta cũng có thể ví như sự phản ứng. Nhưng phản ứng ở đây đòi hỏi cần hành động lập lại kế hoạch trong thời gian ngắn và kịp thời ngay sau khi sự kiện báo hiệu (trigger event) đã được xác định.
Các hạng mục cần lập kế hoạch cho một dự án bao gồm phân bổ chi phí, lập kế hoạch thời gian/tiến độ, nguồn lực vật chất (physical resources), việc thực thi và nhiều hạng mục khác. Cách thức lập kế hoạch được thực hiện khác nhau tùy thuộc vào phương thức tiếp cận vòng đời dự án khá nhau, nhưng lập kế hoạch vẫn là một hoạt động chính xuyên suốt dự án. Việc lập kế hoạch có thể được dẫn dắt bởi người quản lý dự án, bởi Product Owner hoặc bởi toàn bộ nhóm dự án. Các nhóm tự quản đa chức năng có thể lập kế hoạch dựa trên backlog các hạng mục công việc theo thứ tự ưu tiên.
Lập kế hoạch, hay nói chung là quản lý dự án, là việc áp dụng kiến thức, và điều quan trọng là việc chia sẻ của toàn bộ các thành viên của nhóm dự án trong lúc lập kế hoạch mà không cần quan tâm ai là người đứng đầu hay hình thức lập kế hoạch. Trong hầu hết các loại hình dự án, hoạt động lập kế hoạch luôn luôn được yêu cầu. Lập kế hoạch là một kỹ năng cơ bản trong các dự án và có tác động to lớn đến kết quả của dự án sau này. Đó là lý do tại sao tôi xem việc lập kế hoạch là một lĩnh vực hiệu suất đối với mọi dự án.
Cuối cùng, Master plan là gì? Là lập kế hoạch chính là niềm đam mê, một lĩnh vực kiến thức mà chúng ta cần yêu thích nếu chúng ta muốn áp dụng tốt, và là kỹ năng mà chúng ta cần cải thiện liên tục … Hãy nghĩ về nó.
Tác giả: Giampaolo Marucci, PMBOK Guide – Seventh Edition Development Team member
TỔNG HỢP cập nhật PMBOK 7th Edition
