Manager là gì? Vai trò, nhiệm vụ và kỹ năng Manager cần có

Manager là gì?

Manager là người quản lý, người đứng đầu một nhóm, một bộ phận hoặc một tổ chức (hay còn gọi là quản lý cấp trung). Nhiệm vụ chính của một manager là lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động để đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc nhóm đó. Manager cũng có trách nhiệm quản lý và phát triển nhân viên dưới quyền để đảm bảo hoạt động của tổ chức hoặc nhóm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Tùy vào quy mô tổ chức và lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp, Manager sẽ thực hiện các công việc khác nhau. Nhìn chung, tính chất và khối lượng công việc còn tùy theo sự phân công của ban giám đốc, Manager sẽ thực hiện báo cáo trực tiếp với cấp trên.

>> Tham khảo: Senior Manager là gì? Nhiệm vụ và kỹ năng cần có

Vai trò của manager trong công ty

Dẫn dắt đội nhóm

Manager là người lãnh đạo của một bộ phận chuyên môn, do đó họ có vai trò dẫn dắt đội nhóm của mình thực hiện công việc đạt hiệu quả. Muốn vậy, Manager phải tạo động lực, truyền cảm hứng cho các thành viên trong đội, xây dựng môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển của các thành viên.

Nếu Manager không thể là người dẫn dắt đội nhóm, tổ chức có thể gặp phải nhiều khó khăn trong việc đạt mục tiêu kinh doanh của mình.

Đào tạo nhân viên

Manager đóng vai trò là người hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo họ đều có đủ kỹ năng, kiến thức cần thiết để hoạt động hiệu quả trong công việc. Đào tạo đồng thời cũng giúp tăng sự chuyên nghiệp, khả năng thích nghi của nhân viên với các thay đổi trong tổ chức và trong môi trường kinh doanh cạnh tranh như hiện nay.

Việc đầu tư vào đào tạo nhân viên cũng giúp tổ chức thu hút và giữ chân nhân viên tốt, nâng cao năng suất làm việc và tăng tính cạnh tranh của tổ chức trên thị trường lao động.

>> Tham khảo: Quy trình đào tạo nhân viên mới

Đưa ra quyết định

Manager đóng vai trò là người đưa ra quyết định cho bộ phận mà họ quản lý. Trong công việc, sẽ có những trường hợp cần đưa ra quyết định khó khăn, do đó Manager cần phải xác định được mục tiêu, thu thập thông tin, phân tích, đánh giá các lựa chọn, đưa ra quyết định đúng đắn, phù hợp với hoàn cảnh và tình huống hiện tại.

Manager cần có sự kết nối, giao tiếp với nhân viên và những thành viên liên quan khác trong công ty để giúp họ đưa ra quyết định tốt nhất.

Quản lý xung đột

Các Managers đóng vai trò là người giải quyết xung đột khi cần thiết, đó có thể là những mâu thuẫn nảy sinh trong quá trình làm việc của các nhân viên, tranh chấp, mâu thuẫn giữa các phòng ban, đối tác.

Giải quyết xung đột nhằm đảm bảo sự hài hòa và ổn định trong tổ chức, cải thiện mối quan hệ giữa các bên liên quan, từ đó tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Tuy nhiên, giải quyết xung đột không phải lúc nào cũng đơn giản và dễ dàng. Manager cần có sự kiểm soát, tỉnh táo, kiên nhẫn, biết lắng nghe và thấu hiểu các bên liên quan, từ đó đưa ra các giải pháp đúng đắn, công bằng để giải quyết tình huống.

Đánh giá và tối ưu hiệu suất

Manager đóng vai trò đánh giá và tối ưu hiệu suất cho nhân viên thuộc bộ phận mà họ quản lý. Đánh giá hiệu suất nhân viên giúp Manager dễ dàng xác định điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên, từ đó đưa ra phương pháp để nâng cao hiệu suất làm việc.

Đánh giá cần dựa trên các tiêu chí rõ ràng, công bằng và được sự đồng ý của nhân viên, từ đó xác định các mục tiêu và kế hoạch làm việc để đạt được kết quả tối ưu nhất.

>> Tham khảo: Các tiêu chí đánh giá nhân viên

Công việc, nhiệm vụ chính của Manager

Tùy vào quy mô tổ chức của mỗi doanh nghiệp, Manager có thể phải đảm nhận khối lượng công việc khác nhau. Một số nhiệm vụ chính mà Manager thường phải thực hiện là:

• Xây dựng kế hoạch và giám sát, quản lý bộ phận mà họ phụ trách.
• Phân công công việc cho các nhân viên trong bộ phận, hướng dẫn, đào tạo họ thực hiện công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và kiểm soát nguồn lực cần thiết.
• Giám sát, đánh giá quá trình và hiệu suất làm việc của nhân viên, đảm bảo họ phải hoàn thành tốt kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.
• Đưa ra các giải pháp khắc phục và lập kế hoạch thực hiện các biện pháp cải thiện hiệu suất làm việc nếu chưa đạt yêu cầu.
• Đưa ra các quyết định khen thưởng cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ và đạt hiệu suất cao trong công việc.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc hoặc ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Trên thực tế, Manager phải thực hiện nhiều công việc hơn, sẽ có những thời điểm mà họ phải một lúc xử lý nhiều tình huống, việc này đòi hỏi Manager cần biết quản lý thời gian hiệu quả và tính đa nhiệm.

Trang bị những gì để trở thành một Manager xuất sắc

Khả năng lãnh đạo

Một trong những vai trò chính của Manager là lãnh đạo, dẫn dắt đội nhóm. Khả năng lãnh đạo giúp Manager dễ dàng hiểu và nắm rõ được năng lực của mỗi thành viên trong bộ phận mà mình phụ trách, từ đó có thể phân chia công việc phù hợp hơn.

Khi vận dụng khả năng lãnh đạo tốt, Manager cũng có thể xây dựng môi trường làm việc thân thiện, lành mạnh nhưng vẫn kỷ luật và chuyên nghiệp, đồng thời kết nối các nhân viên để tăng hiệu suất công việc.

Để trở thành một nhà lãnh đạo tài ba, các Managers cần phát triển các phẩm chất như:

• Tạo động lực: Sử dụng các biện pháp khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.
• Tích cực: Duy trì thái độ tích cực và khuyến khích nhân viên suy nghĩ lạc quan, thể hiện sự tích cực khi tương tác với người khác.
• Sự tự tin: Sự tự tin có thể giúp Manager xử lý các tình huống khó khăn và lãnh đạo nhân viên của họ một cách hiệu quả, đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.

Giao tiếp khéo léo

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử khéo léo giúp Manager dẫn dắt đội nhóm hiệu quả hơn. Kỹ năng này thể hiện trong cách trình bày, giải thích vấn đề một cách rõ ràng, dễ hiểu, thấu đáo và thuyết phục người khác.

Đối với nhân viên, Manager cần trung thực, thẳng thắn, đối với cấp trên thì cần lịch sự, đúng mực, đối với khách hàng cần thuyết phục, tinh tế,… Hãy sử dụng ngôn từ một cách chân thành, tự nhiên và thoải mái nhất, đồng thời kết hợp thêm ngôn ngữ cơ thể sao cho phù hợp.

Quyết đoán

Kỹ năng quyết đoán giúp Manager đưa ra những quyết định khó khăn một cách chính xác và nhanh chóng. Trên thực tế, các Managers cần phát triển quy trình ra quyết định của riêng họ để xử lý tình huống và các vấn đề phát sinh khác. Một Manager xuất sắc cũng sẵn sàng tham khảo ý kiến người khác khi đưa ra quyết định.

Xây dựng mạng lưới mối quan hệ

Manager cần duy trì sự hợp tác tốt đẹp giữa tổ chức với các đối tác, khách hàng, đồng thời họ cũng đóng vai trò là mối liên kết giữa khách hàng với các nhà quản lý cấp trên. 

Ngoài ra, mạng lưới mối quan hệ cũng giúp Manager có thể học hỏi và phát triển bản thân thông qua việc trao đổi kinh nghiệm và kiến thức với các chuyên gia và đồng nghiệp trong lĩnh vực của mình. Do đó, việc xây dựng và duy trì mạng lưới mối quan hệ là một yếu tố quan trọng giúp Manager hoạt động tốt hơn.

Công bằng

Trong việc quản lý công việc và nhân sự, sự công bằng, tôn trọng và chân thành với nhân viên là nền tảng để Manager tạo dựng sự uy tín và trách nhiệm của mình với tổ chức. Khi có bất cứ vấn đề phát sinh nào xảy ra, Manager cần đứng ra giải quyết, phân xử công bằng, không thiên vị với bất kỳ một cá nhân nào.

Bên cạnh đó, khi nhân viên có ý tưởng sáng tạo hay thành tích nổi bật, Manager cần khen ngợi và đề xuất khen thưởng với cấp trên, tạo động lực cho các nhân viên phấn đấu hơn nữa trong công việc.

Khả năng quan sát

Khả năng quan sát hiệu quả giúp Manager dễ dàng nhận ra vấn đề và đưa ra giải pháp, đồng thời có thể hiểu rõ hơn về hoạt động của đội ngũ cũng như hiệu suất, năng lực làm việc của họ.

Kỹ năng quan sát cũng giúp Manager nhìn nhận ra những cơ hội mới và phát triển kế hoạch phù hợp để tận dụng những cơ hội đó. Chính vì vậy, khả năng quan sát là yếu tố quan trọng giúp Manager trở nên xuất sắc và nhận được nhiều tín nhiệm từ cấp trên hơn.

Giải quyết vấn đề

Là một quản lý, Manager cần đối mặt với nhiều vấn đề trong các công việc, hoạt động hằng ngày. Kỹ năng giải quyết vấn đề đòi hỏi Manager cần nhạy bén, linh hoạt trong việc tìm hiểu nguyên nhân, dự đoán và phân tích tình hình hiện tại để đưa ra giải pháp phù hợp.

Khả năng chịu áp lực

Trong vai trò quản lý, Manager sẽ thường xuyên phải đối mặt với những áp lực và thách thức khác nhau. Khả năng chịu áp lực giúp họ giữ được bình tĩnh, tập trung để đưa ra quyết định chính xác trong các tình huống khẩn cấp.

Quan trọng là Manager cần tìm cách quản lý áp lực, tránh ảnh hưởng đến sức khỏe hay tâm lý của bản thân. Đồng thời có thể tạo động lực cho đội ngũ khi đối diện với các vấn đề khó khăn, thử thách.

Yêu cầu cần có của vị trí Manager

Chuyên môn

Chuyên môn không bắt buộc nhưng được xem là nền tảng cho bất kỳ ứng viên nào muốn leo lên vị trí Manager. Chẳng hạn như Marketing Manager cần bằng cử nhân các ngành quản trị như kinh tế, kinh doanh, thương mại,… HR Manager thì cần tốt nghiệp các ngành quản trị, nhân sự,…

Bên cạnh đó, các bằng cấp cao hơn như bằng thạc sĩ hay các chứng chỉ khác cũng sẽ làm cá nhân đó nổi bật và được nhà tuyển dụng ưu tiên lựa chọn hơn.

>> Tham khảo: Các khóa học dành cho lãnh đạo và quản lý

Kinh nghiệm

Nếu chuyên môn là nền tảng thì kinh nghiệm chính là bàn đạp giúp một cá nhân thăng tiến nhanh hơn trong vị trí Manager. Nhà tuyển dụng có thể đòi hỏi vị trí này có 5 – 6 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan, hoặc nếu trước đó ứng viên đã phụ trách quản lý các hoạt động của một nhóm nhân viên thì sẽ có nhiều cơ hội trở thành Manager hơn.

Thực tế, hầu như ít có doanh nghiệp nào dám giao vị trí Manager cho một người thiếu kinh nghiệm hay không có sự cọ xát trong nghề. Bởi nếu như vậy thì doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tỷ lệ rủi ro rất cao.

Kỹ năng

Song song với chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, một ứng viên tiềm năng cho vị trí Manager cần sở hữu các kỹ năng và tố chất cần thiết. Kỹ năng cũng cần được trau dồi và học hỏi liên tục, một số kỹ năng tối thiểu Manager cần có:

• Kỹ năng của nhà quản trị
• Kỹ năng lập kế hoạch
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng quản lý thời gian

Sự khác nhau giữa Manager và Leader

Manager và Leader trong nhiều trường hợp sẽ thay thế và bổ trợ cho nhau, nhưng hai vị trí này lại không giống nhau. Có thể vẫn còn nhiều thảo luận và tranh cãi về sự khác nhau của hai vị trí này, trong nhiều trường hợp thì vai trò và trách nhiệm của họ vẫn còn chồng chéo, chưa rõ ràng.

Thế hệ genZ đang bắt đầu tham gia vào lực lượng lao động. Thế hệ này mang lại những đặc điểm, tính cách riêng biệt cho nơi làm việc, họ có khả năng đặt câu hỏi về mọi thứ và có sự quan tâm sâu sắc đến sức khỏe tinh thần. 

Do đó, Manager trong thời nay phải thực sự thấu hiểu và có kỹ năng tốt để lãnh đạo các nhân viên thuộc nhiều thế hệ khác nhau. Xây dựng một môi trường mà ở đó có thể dung hòa được cách làm việc của các thế hệ, tạo cơ hội cho tất cả mọi người được đóng góp ý kiến, phát triển bản thân và cống hiến hết mình vì tổ chức

Tham khảo các vị trí Manager thường gặp:

• Key Account Manager
• Account Manager
• Purchasing Manager
• Operation Manager
• Senior Manager
• General Manager
• Area Sales Manager