Các nhà quản lý PR thường sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, video, bài báo,… để truyền đạt câu chuyện của thương hiệu, bao gồm ý tưởng, sản phẩm hoặc thành tích, để tiếp cận công chúng, thu hút sự chú ý và thay đổi nhận thức của họ về doanh nghiệp.
PR là gì?
PR là viết tắt của từ “Public Relations”, nghĩa là quan hệ công chúng. Đây là tập hợp các kỹ thuật và chiến lược liên quan đến việc quản lý các thông tin về một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp được phổ biến tới công chúng, đặc biệt là giới truyền thông. Mục tiêu của PR nhằm tạo dựng hình ảnh thương hiệu tích cực trong nhận thức, suy nghĩ của cộng đồng, đối tác, dư luận,… Bên cạnh đó, PR còn bao gồm việc giải quyết các vấn đề phát sinh, xử lý các tình huống khủng hoảng, quản lý rủi ro.
PR là một chuyên ngành riêng biệt, nhưng nó có chung đặc điểm với một số chuyên ngành khác nhau, chẳng hạn như Marketing, truyền thông và quảng cáo. Mặc dù trách nhiệm trong các lĩnh vực này có thể giống nhau, nhưng có một số khía cạnh của quan hệ công chúng làm cho nó khác biệt và trở thành một ngành độc nhất.
Tầm quan trọng của PR
PR đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh ngày nay, giúp tăng doanh số bán hàng, xây dựng mối quan hệ bền vững với đối tác, khách hàng, cộng đồng,… Ngày nay, với các phương tiện truyền thông mạng xã hội, thông tin lan truyền nhanh chóng, PR càng đóng vai trò tuyệt vời hơn nữa trong doanh nghiệp.
Những lợi ích mà hoạt động PR mang lại phải kể đến như:
Xây dựng hình ảnh thương hiệu: PR giúp xây dựng và quản lý hình ảnh thương hiệu, giúp tăng cường uy tín và lòng tin của khách hàng, đối tác
Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp: PR giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, cộng đồng, các bên liên quan và dư luận. Điều này giúp tăng cường sự đồng cảm, sự ủng hộ và sự tín nhiệm của các đối tượng này đối với doanh nghiệp
Quản lý rủi ro: Quản lý và hạn chế các rủi ro liên quan đến hình ảnh thương hiệu, kịp thời ứng phó với dư luận tiêu cực, những ý kiến chưa đúng hoặc hiểu lầm từ công chúng đối với doanh nghiệp
Tạo ảnh hưởng tích cực đối với công chúng: PR giúp tạo ra những ảnh hưởng tích cực đối với công chúng, tăng cường sự nhận thức và sự quan tâm đến doanh nghiệp.
Mô tả công việc cụ thể của PR
Xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh, đồng thời thực thi các chiến lược PR
Phối hợp với các bộ phận/ phòng ban có liên quan để triển khai một cách hiệu quả
Nghiên cứu, chuẩn bị, phân phối thông cáo báo chí cho các phương tiện truyền thông mà doanh nghiệp đang hướng đến
Chủ động liên lạc hoặc trả lời các câu hỏi về doanh nghiệp cho giới truyền thông, nhà báo,… Điều phối mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí
Thực hiện biên tập nội dung các tạp chí nội bộ, các bài phát biểu thường xuyên được sử dụng và các báo cáo định kỳ
Tham gia tổ chức các sự kiện như họp báo, khai trường, tiệc kỷ niệm,…
Thực hiện, giám sát quá trình sản xuất tài liệu cho hoạt động PR như hình ảnh, video, tờ rơi, standee, brochure,…
Theo dõi, tương tác với người dùng trên các nền tảng mạng xã hội, đồng thời kiểm soát những hiểu lầm, thông tin sai sự thật về doanh nghiệp
Thường xuyên tham dự các sự kiện đóng góp cho cộng đồng. Khai thác các nguồn PR như tài trợ, thiện nguyện,…
Ưu và nhược điểm của PR trong Marketing
Ưu điểm
Tác động dài hạn: Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và các đối tác, đóng góp vào việc nuôi dưỡng và duy trì thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp trong thời gian dài
Tăng cường sự tin tưởng: PR giúp tăng cường sự tin tưởng của khách hàng, các đối tác đối với doanh nghiệp, giúp tạo ra một cộng đồng ủng hộ và tăng cường sự tương tác.
Nhược điểm
Không thể kiểm soát hoàn toàn: PR không thể kiểm soát hoàn toàn các thông điệp được truyền tải về doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến việc các thông điệp không đạt được mục tiêu hoặc bị hiểu lầm, gây ra những tiêu cực không đáng có
Khó đo lường hiệu quả: Hiệu quả của các hoạt động PR khó đo lường và đánh giá, đặc biệt là so với các hoạt động Marketing online
Thời gian và công sức: Các hoạt động PR đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, các đối tác, đòi hỏi sự kiên trì và nỗ lực liên tục.
Các loại hình PR phổ biến hiện nay
PR là một lĩnh vực đặc biệt, đa dạng, đa chiều. Các chuyên gia PR sẽ áp dụng những chiến thuật khác nhau để hoàn thành mục tiêu cũng như duy trì hình ảnh tích cực trước công chúng. Các loại hình PR phổ biến đặc biệt phải kể đến:
Quan hệ truyền thông
Đây là loại hình PR liên quan đến phía báo chí và các phương tiện truyền thông. Chẳng hạn như lên lịch họp báo, phỏng vấn, viết thông cáo báo chí,… Với quan hệ truyền thông, đây là một hình thức quảng cáo miễn phí, nên bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đều được hưởng lợi.
Tuy nhiên, vẫn có nhiều bất cập là doanh nghiệp không thể kiểm soát những gì báo chí nói về tổ chức. Mỗi nhà báo sẽ có một góc nhìn riêng, một khía cạnh riêng để khai thác và thay đổi câu chuyện mà doanh nghiệp đặt ra. Chính vì vậy, mỗi thành viên trong tổ chức phải cực kỳ linh hoạt, nhạy bén.
Quan hệ khách hàng
Xử lý các mối quan hệ với thị trường mục tiêu, dẫn dắt công chúng. Với loại hình này, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường để biết về sở thích, thái độ, xu hướng tiêu dùng của khách hàng. Từ đó xây dựng chiến lược nhằm gây ảnh hưởng tương tự bằng cách sử dụng các phương tiện truyền thông.
Quan hệ nội bộ
Phổ biến cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp về các chính sách, quy trình, trách nhiệm của và trách nhiệm của bản thân mỗi người. Hoạt động quan hệ nội bộ tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động viên để họ trở thành bộ mặt đại diện cho công ty và bên ngoài.
Bên cạnh đó, loại hình này cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và mối quan hệ lành mạnh, gắn bó giữa các nhân viên. Điều này giúp cải thiện tinh thần làm việc, tăng sự đồng thuận trong nhóm và giải quyết các vấn đề, xung đột hiệu quả hơn.
Quan hệ cộng đồng
Đây là loại hình PR liên quan đến việc cải thiện hình ảnh doanh nghiệp với công đồng địa phương, khu vực mà họ đặt trụ sở. Doanh nghiệp sẽ trực tiếp tham gia với cộng đồng thông quan các hoạt động từ thiện, sự kiện hoặc tham gia vào một dự án cộng đồng nào đó. Điều này hỗ trợ đẩy mạnh sự hiện diện của doanh nghiệp trong mắt cộng đồng, thiết lập mối quan hệ với các thành viên với nhau.
Tổ chức sự kiện
Trong hoạt động PR, tổ chức sự kiện là một trong những phương thức quan trọng để tạo dựng hình ảnh và thương hiệu cho doanh nghiệp. Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm hội thảo, buổi họp báo, lễ khánh thành, triển lãm, sự kiện quyên góp từ thiện,… Ví dụ, hội thảo về công nghệ mới, buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới, quyên góp từ thiện cho trẻ em nghèo, sự kiện tri ân khách hàng là các hoạt động tổ chức sự kiện phổ biến trong hoạt động PR. Tổ chức các sự kiện này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết để đảm bảo sự thành công và tạo dựng được hình ảnh và thương hiệu tốt cho tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Quản lý khủng hoảng
Khi khủng hoảng xảy ra, tức là có những tổ chức chơi xấu, công chúng hiểu lầm, thông tin sai sự thật hoặc sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp có vấn đề, thì lúc này, doanh nghiệp cần nhanh chóng quản lý khủng hoảng. Điều này cần sự phối hợp, đoàn kết và chân thành từ đội ngũ nhân viên.
Nhiều thông tin sẽ bị quên lãng theo thời gian, nhưng có nhiều tình huống theo suốt doanh nghiệp trong chặng đường còn lại. Điều này gây ra những ảnh hưởng tiêu cực, thiệt hại cho thương hiệu, hoạt động kinh doanh. Nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào đều sẽ gây thiệt hại nhiều hơn. Do đó, tính linh hoạt, nhạy bén là chìa khóa trong quản lý khủng hoảng doanh nghiệp.
Quy trình lên một kế hoạch PR hoàn chỉnh
- Bước 1: Xác định mục tiêu quan hệ
- Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu
- Bước 3: Xây dựng chiến lược cho mỗi mục tiêu, giai đoạn
- Bước 4: Tạo ra chiến thuật cho chiến lược mục tiêu
- Bước 5: Thiết lập ngân sách
- Bước 6: Kế hoạch hành động
- Bước 7: Đo lường, đánh giá
Bước 1: Xác định mục tiêu quan hệ
Mục tiêu chiến lược đặt ra cần rõ ràng, cụ thể và phù hợp với nhiệm vụ hiện tại của doanh nghiệp. Chẳng hạn như cải thiện hình ảnh thương hiệu, tăng nhận diện thương hiệu với công chúng.
Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu
Doanh nghiệp sẽ xác định đối tượng mục tiêu để gây ảnh hưởng, tương tác. Theo đó, cần trả lời các câu hỏi sau:
- Người tham gia vào doanh nghiệp là ai?
- Ai bị ảnh hưởng bởi các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp?
- Ai nhận được/ mất đi từ mối quan hệ này?
Bước 3: Xây dựng chiến lược cho mỗi mục tiêu, giai đoạn
Trong quá trình lập chiến lược, doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu và lựa chọn cách thức tiếp cận vấn đề về việc hướng tới mục tiêu. Các chiến lược này bao gồm những hoạt động liên quan đến việc truyền đạt thông điệp, phương thức giao tiếp.
Bước 4: Tạo ra chiến thuật cho chiến lược mục tiêu
Khi đã chọn được mục tiêu, chiến lược phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến thuật phù hợp nhằm truyền tải thông điệp đến đúng với đối tượng mục tiêu. Để chọn được một chiến thuật phù hợp và hiệu quả thì nên thử nghiệm, khi có vấn đề thì nhanh chóng có những chỉnh sửa, thay đổi chiến thuật trước khi thay đổi chiến lược đã đề ra trước đó.
Bước 5: Thiết lập ngân sách
Doanh nghiệp cần xác định ngân sách cụ thể để triển khai công việc, như chi phí thuê không gian, phương thức di chuyển, các công cụ, tài liệu, hình ảnh,… Ngân sách cần được phân bổ hợp lý với những mục tiêu đề ra trước đó.
Bước 6: Kế hoạch hành động
Một kế hoạch hành động cụ thể là không thể thiếu trong kế hoạch PR hoàn chỉnh. Khi xây dựng kế hoạch cần đảm bảo rằng nó phải bao gồm các phương thức truyền thông mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong chiến dịch PR. Hãy liệt kê các tài nguyên cần thiết và phù hợp với chiến dịch PR.
Bước 7: Đo lường, đánh giá
Sau khi một chiến dịch PR đã triển khai, bước đo lường và đánh giá đặc biệt quan trọng. Bước này giúp doanh nghiệp nghiệp xem xét các phản hồi, ý kiến của cộng đồng, đã đạt được mục tiêu ban đầu hay chưa. Từ đó rút ra những điều đạt được/ chưa đạt được để cải thiện các chiến lược khác trong tương lai.
Phân biệt PR và Quảng cáo
Phân biệt | PR | Quảng cáo |
Mục đích | Tạo dựng, duy trì và phát triển hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp | Quảng bá sản phẩm/ dịch vụ để tăng doanh số bán hàng |
Chức năng | Cố gắng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tượng mục tiêu và cộng đồng | Tập trung vào kích thích nhu cầu mua hàng của khách hàng |
Yêu cầu | Đòi hỏi sự kiên trì và nỗ lực liên tục để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và cộng đồng | Có thể tạo ra kết quả nhanh chóng và có hiệu quả trong việc tăng doanh số bán hàng |
Yêu cầu và kỹ năng cần có của những người làm PR
- Linh hoạt với các xu hướng mới
- Có nhiều trải nghiệm
- Khả năng viết lách và sáng tạo
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Làm việc theo kế hoạch
- Tính kiên trì, bền bỉ
- Kỹ năng xử lý tình huống
Linh hoạt với các xu hướng mới
Những người làm PR cần phải linh hoạt và cập nhật với các xu hướng mới trong lĩnh vực của mình. Các xu hướng mới bao gồm cách thức tiếp cận đối tượng mục tiêu, các nền tảng truyền thông xã hội mới, công nghệ mới,…
Việc cập nhật với các xu hướng mới giúp người làm PR có thể áp dụng các chiến lược PR mới nhất, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình. Đồng thời, sẵn sàng thích nghi với các xu hướng mới cũng giúp người làm PR có thể đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi và tình huống mới trong lĩnh vực PR.
Có nhiều trải nghiệm
Những người làm PR cần có nhiều trải nghiệm trong cuộc sống để có thể hiểu và đáp ứng tốt hơn nhu cầu, mong muốn của khách hàng, đối tác và cộng đồng mà họ phục vụ. Trong ngành PR, việc hiểu và tương tác với nhiều đối tượng khác nhau là rất quan trọng. Họ cần phải có khả năng lắng nghe và hiểu được quan điểm, giá trị, xu hướng của từng đối tượng khác nhau để xây dựng các chiến lược PR phù hợp.
Những trải nghiệm dày dạn cũng giúp người làm PR có thể giao tiếp và tương tác tốt hơn với đối tác, khách hàng và cộng đồng, đồng thời trở nên nhạy cảm với các vấn đề và thách thức mà đối tượng của họ đang phải đối mặt.
Khả năng viết lách và sáng tạo
Trong công việc cụ thể của PR, nhân viên cần viết thông cáo báo chí, viết bài PR. Việc này đòi hỏi những người làm trong lĩnh vực PR phải có khả năng viết lách, xây dựng câu chuyện thương hiệu và tư duy sáng tạo để tạo ra những bài viết PR sáng tạo, không bị một màu, nhàm chán.
Làm trong ngành PR được ví như công việc thổi hồn vào thương hiệu, khiến nó trở nên sâu sắc, ý nghĩa và xuất hiện ấn tượng trong tâm trí khách hàng. Chính vì vậy, một khả năng viết lách tốt, một tư duy sáng tạo xuất sắc và yêu thích sự năng động chính là chìa khóa mang lại thành công cho các hoạt động PR.
Kỹ năng giao tiếp
Là đội ngũ đại diện cho những suy nghĩ, ý tưởng của tập thể cho người đối diện, người đọc, người nghe, những người làm PR cần phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời cả nói, viết, lắng nghe.
Bên cạnh đó, cũng cần phải biết cách truyền thông một cách hiệu quả để đảm bảo rằng thông điệp của họ được hiểu rõ và chính xác, tránh những hiểu lầm gây ảnh hưởng tiêu cực cho hình ảnh doanh nghiệp. Họ cần phải biết cách sử dụng các phương tiện truyền thông khác nhau để tương tác và truyền đạt thông điệp của mình.
Kỹ năng làm việc nhóm
Các dự án thường được thực hiện bởi một nhóm, với sự hợp tác của nhiều thành viên, bộ phận, phòng ban. Lúc này, kỹ năng làm việc nhóm giúp người làm PR tương tác và làm việc hiệu quả, có thể đạt được mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, kỹ năng làm việc nhóm cũng giúp người làm PR học hỏi từ những người khác trong nhóm, hoàn thiện và nâng cao kỹ năng của mình.
Muốn vậy, họ cần biết lắng nghe, thể hiện cái tôi đúng lúc nhằm đóng góp ý kiến một cách khách quan và mang tính xây dựng. Kỹ năng này cũng giúp họ giải quyết những mâu thuẫn, bất đồng một cách hiệu quả hơn.
Làm việc theo kế hoạch
Kế hoạch PR là một bản tóm tắt của các hoạt động cụ thể mà người làm PR dự định triển khai trong một khoảng thời gian nhất định, bao gồm các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hành động và các chỉ số đánh giá thành công.
Làm việc theo kế hoạch giúp người làm PR có thể dự đoán được kết quả của công việc, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các hoạt động PR đều được thực hiện đúng thời hạn và đạt được mục tiêu đề ra. Kế hoạch PR cũng giúp người làm PR có thể quản lý tài nguyên của mình như ngân sách và nhân lực một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, làm việc theo kế hoạch không có nghĩa là người làm PR không linh hoạt và không thay đổi kế hoạch khi cần thiết. Trong quá trình triển khai kế hoạch PR, người làm PR cần phải đánh giá và thay đổi kế hoạch của mình nếu cần, để đảm bảo rằng các hoạt động PR của họ phù hợp với tình hình thị trường và nhu cầu hiện tại.
Tính kiên trì, bền bỉ
Trong lĩnh vực PR, thành công thường đến sau một quá trình dài, đòi hỏi sự kiên trì, bền bỉ để hoàn thành các chiến lược và đạt được mục tiêu đề ra. Người làm PR cần phải kiên trì trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác và giới truyền thông. Đây là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự kiên nhẫn để tạo dựng niềm tin và sự tín nhiệm từ các đối tượng mà họ phục vụ.
PR là một ngành năng động, thay đổi liên tục, nên nó không phù hợp với những ai thích sự ổn định. Thay vào đó, những ai yêu thích sự năng động, bay bổng có thể lựa chọn ngành này.
Kỹ năng xử lý tình huống
Kỹ năng xử lý tình huống một cách linh hoạt, nhạy bén là rất quan trọng đối với những người làm PR. Trong công việc, những tình huống khẩn cấp, khủng hoảng truyền thông có thể xảy đến bất cứ lúc nào. Điều này yêu cầu những người làm PR phải có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác, có cơ sở chiến lược, chiến thuật rõ ràng.
Một số câu hỏi thường gặp về PR
- Học ngành gì để làm PR?
- Cơ hội nghề nghiệp trong ngành PR?
Học ngành gì để làm PR?
Để làm trong lĩnh vực PR, sinh viên có thể theo đuổi các ngành như Quan hệ công chúng (PR), Tổ chức sự kiện, Marketing, Digital Marketing,… Những người yêu tự do, năng động và muốn trải nghiệm nhiều dự án, chiến dịch quảng bá cho các sản phẩm/ dịch vụ đa dạng, hãy tìm đến các công ty chuyên về dịch vụ PR hoặc các Agency.
Cơ hội nghề nghiệp trong ngành PR?
Nếu muốn gắn bó với một loại hình sản phẩm/ dịch vụ cụ thể, ứng viên có thể ứng tuyển vào các vị trí chuyên viên PR tại các phòng ban liên quan đến đối ngoại, truyền thông của các doanh nghiệp. Ngoài ra, các sinh viên tốt nghiệp ngành PR cũng có thể trở thành phóng viên, biên tập viên, phát thanh viên hoặc người dẫn chương trình truyền hình. Do sự liên hệ mật thiết giữa PR và Marketing, mỗi người cũng có thể đảm nhận vị trí chuyên viên Marketing trong doanh nghiệp.
Với vốn kiến thức xã hội sâu rộng và sự năng động linh hoạt, sinh viên ngành PR có thể “lấn sân” sang những lĩnh vực khác nếu muốn, chỉ cần đủ tự tin và bản lĩnh. Ngành PR là một lĩnh vực tiềm năng và được nhiều sinh viên lựa chọn theo đuổi. Chỉ cần có đam mê, mỗi người vẫn có thể làm được nhiều công việc hơn nữa ngoài truyền thông, quan hệ công chúng.
PR là truyền đạt đúng thông điệp và đến với đúng người. Nhằm thiết lập hình ảnh thương hiệu tích cực, doanh nghiệp nên chọn ngôn từ, giọng điệu phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, tạo ra những thông điệp phù hợp với mong muốn, kỳ vọng của khách hàng. Đừng quên xây dựng một câu chuyện thương hiệu độc đáo, phù hợp và chân thành.
