Hình minh họa (Nguồn: Istockphoto)
Quản trị qui trình hoạt động kinh doanh BPM
Khái niệm
Quản trị qui trình hoạt động kinh doanh BPM trong tiếng Anh gọi là: Business Process Management.
Khái niệm tổng quát về BPM có thể được phát biểu trên hai khía cạnh:
Xét về mặt quản lí: BPM là cách tiếp cận hệ thống nhằm giúp các doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa, tối ưu hóa, tự động hoá qui trình hoạt động với mục đích giảm chi phí, tăng chất lượng hoạt động, rút ngắn thời gian sản xuất và đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng cao.
Về mặt công nghệ: BPM là phương pháp luận cho việc phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT). BPM cũng cung cấp các bộ công cụ giúp các doanh nghiệp mô hình hoá, thiết kế, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến các qui trình nghiệp vụ một cách linh hoạt.
(Theo: Giải pháp quản lí qui trình nghiệp vụ BPM – Xu hướng mới trong hoạt động phát triển sản phẩm dịch vụ tại hệ thống ngân hàng, Ths. Phan Thanh Đức, Mai Tấn Tài, Học viện Ngân hàng)
So sánh giữa ERP và BPM
Nếu tiếp cận dưới góc độ người sử dụng gần như không tồn tại sự khác biệt giữa BPM và ERP. Tuy nhiên, với góc nhìn của nhà quản trị, giữa BPM và ERP có rất nhiều sự khác nhau, từ cách tiếp cận với công nghệ quản trị cũng như tiếp cận doanh nghiệp của chính mình.
ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp quản trị tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp. Kho dữ liệu của ERP chứa toàn bộ các dữ liệu của doanh nghiệp, bao gồm dữ liệu phát sinh thực tế, dữ liệu lên kế hoạch, dự báo hoạt động của doanh nghiệp…
Trong khi đó, BPM là giải pháp quản trị qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dữ liệu trong hệ thống BPM không chỉ chứa dữ liệu phản ảnh thực tế của tổ chức mà nó bao gồm dữ liệu về các bộ qui tắc hoạt động, cách xử lí, phân luồng hoạt động của toàn doanh nghiệp.
ERP bao gồm các dữ liệu phản ảnh thực tế phát sinh, các modul xử lí nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng, nhân sự, kho, kế toán… và là nơi để tổng hợp dữ liệu các modul. Mỗi modul là các chức năng trọn vẹn và không thể mở rộng qui trình sang modul khác.
BPM tiếp cận theo qui trình nên không có sự phân biệt giữa các modul và một qui trình có thể điều phối hoạt động của nhiều phòng ban khác nhau.
ERP có những qui trình đã được thiết kế sẵn và doanh nghiệp có thể lựa chọn những qui trình phù hợp với mình. BPM cung cấp những công cụ để thiết kế qui trình, mô phỏng hoạt động của qui trình… và tạo dữ liệu để vận hành theo đúng qui trình được thiết kế.
ERP là một hệ thống hoạch định tổng thể doanh nghiệp nên khi triển khai có thể chi phí quá lớn mà doanh nghiệp chưa đủ sức chi trả. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một vài modul. Điều này là phổ biến. Nhưng như vậy, doanh nghiệp lại không chú trọng vào những khâu quan trọng mà lại chú trọng vào một bộ phận quan trọng.
Ví dụ như khi modul bán hàng, kho hàng được triển khai mà modul mua hàng lại chưa áp dụng. Điều này sẽ gây nhiều sự bất cân bằng trong hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như tạo ra những điểm mù trong doanh nghiệp.
BPM tiếp cận theo qui trình nên có thể lựa chọn những qui trình quan trọng để triển khai trước mà không cần phải dàn trải cho những tính năng lặt vặt, công việc không thường xuyên phát sinh. Chúng có thể được bỏ qua hay triển khai sau khi chuẩn bị đủ kinh phí. Điều này giúp doanh nghiệp chú trọng hơn vào những khâu quan trọng quyết định.
ERP được thiết kế với những qui trình có sẵn nên nếu là doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh một vài ngành hàng nhất định ít biến động thì ERP là lựa chọn không tồi.
Tuy nhiên, nếu là một doanh nghiệp mới, liên tục đổi mới và phát triển thường xuyên, BPM sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến qui trình theo yêu cầu của doanh nghiệp nhanh chóng hơn. BPM cung cấp những công cụ cho chúng ta làm việc đó dễ dàng hơn.
(Tài liệu tham khảo: Sự tương tác giữa ERP và BPM, ThS. Bùi Quang Trường, ThS. Hàn Minh Phương, Tạp chí Công thương, )
