Số hóa là gì? Hai hình thức số hóa phổ biến hiện nay

Số hóa là một phần thiết yếu của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong các doanh nghiệp. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và khoa học tự động hóa, các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực cần thực hiện số hóa để tối ưu hóa các quy trình, tiết kiệm thời gian và tận dụng các nguồn lực để nâng cao hiệu suất. Hiện nay có hai hình thức số hóa phổ biến được các nhà quản lý sử dụng cho hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp là số hoá tài liệu và số hoá quy trình.

Số hóa là gì? Hai hình thức số hóa phổ biến hiện nay

Số hóa là gì?

Số hóa là một bước trong quá trình chuyển đổi số, nó mô tả quá trình chuyển đổi thông tin thông thường và quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số. Quá trình này không sửa đổi dữ liệu mà chỉ mã hóa nó thành định dạng kỹ thuật số. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể scan tài liệu giấy thành nhiều loại file khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. 

Số hóa là một bước trong quá trình chuyển đổi số

Số hóa cung cấp các điều kiện thuận lợi để một tổ chức làm mọi thứ nhanh hơn và tốt hơn. Số hóa mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả khi dữ liệu được kỹ thuật hóa là cơ sở để tự động hóa quy trình. Từ đó, doanh nghiệp có khả năng tiếp cận xu hướng nhanh chóng, tạo ra lợi nhuận và có nhiều cơ hội phát triển hơn.

Một số lợi ích của số hóa doanh nghiệp

Số hóa là một phần thiết yếu của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số cho các công ty. 

Số hoá giúp nâng cao hiệu suất làm việc : với một vài thao tác đơn giản, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm, xác minh và trích xuất tài liệu. Khi đó, nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho những công việc quan trọng khác.

Tiết kiệm chi phí : Đầu tư vào in ấn, giấy, máy móc, mực in… đều là những chi phí khổng lồ. Việc lưu trữ dữ liệu số không chỉ tiện lợi mà còn giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản lý có thêm nguồn lực để đầu tư phát triển.

Tính bảo mật cao : Nhà quản trị có thể kiểm soát quyền truy cập của người xem. Tài liệu, công việc mật chỉ được xem xét, kiểm tra bởi những người có đúng chức năng, nhiệm vụ.

Lưu trữ lâu dài, không bị mất hoặc thất lạc thông tin : Số hóa có khả năng giữ tài liệu của bạn an toàn tránh hư hỏng và lộ thông tin bảo mật.

Các hình thức số hóa phổ biến hiện nay

Có 2 hình thức chính thức phổ biến hiện nay là : số hóa tài liệu (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization).

Số hóa tài liệu

Đây là một hình thức số hóa để chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật chất hoặc vật lý sang dạng kỹ thuật số. Sau đó hệ thống máy tính sẽ tiếp nhận thông tin, xử lý và sử dụng cho các mục đích khác nhau.

Số hóa tài liệu là một hình thức số hóa để chuyển đổi dữ liệu thành dạng kỹ thuật số

Tất cả các loại dữ liệu phổ biến như văn bản, hình ảnh, âm thanh,… có thể được quét và hiển thị bằng máy tính. Giải pháp này giúp đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm dữ liệu, hỗ trợ mọi người trong quá trình tìm kiếm và rà soát các loại dữ liệu khác nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Ưu điểm của số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, bao gồm:

Lưu trữ dữ liệu tốt hơn : Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ. Tài liệu được bảo vệ tốt hơn do không chịu sự tác động của môi trường bên ngoài, tránh các tình trạng như mối mọt, mục nát, cháy khét, ẩm ướt… như tài liệu được lưu trữ truyền thống bằng giấy.

Truy cập dữ liệu của bạn thuận tiện mọi lúc, mọi nơi: Bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu của bạn ở bất cứ đâu. Nó thuận tiện cho việc tìm kiếm hàng trăm trang giấy tờ, tài liệu mà không cần phải đến kho lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp.

Số hoá tài liệu giúp truy cập dữ liệu thuận tiện

Trao đổi dữ liệu linh hoạt hơn: Việc trao đổi dữ liệu giữa các cấp quản lý với các phòng ban và giữa cấp dưới với cấp trên linh hoạt và nhanh chóng hơn rất nhiều. 

Thuận tiện trong giai đoạn kiểm tra và báo cáo: Thuận tiện cho việc rà soát, điều tra và lập báo cáo. Nhân viên không phải mang, di chuyển, sắp xếp tài liệu qua lại dễ dẫn đến thất lạc tài liệu. kỹ thuật số tài liệu mang đến sự gọn nhẹ và phục vụ tối ưu cho việc truy cập, trình chiếu và xử lý.

Dễ dàng tìm kiếm thông tin : Khi cần tìm kiếm một số thông tin cần thiết trong hàng trăm tài liệu, đối với tài liệu giấy, bạn có thể mất rất nhiều thời gian nhưng với việc kỹ thuật hoá tài liệu, việc này được thực hiện nhanh chóng hơn mà không cần đọc từ đầu đến cuối tài liệu.

Tiết kiệm chi phí : Đầu tư vào in ấn, giấy, máy móc, mực in… đều là những chi phí khổng lồ mỗi tháng. Việc lưu trữ dữ liệu số không chỉ tiện lợi mà còn giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.

Số hóa quy trình (Digitalization)

Số hóa quy trình là việc sử dụng dữ liệu, tài liệu đã được chuyển đổi sang dạng số hóa để nâng cấp, thay đổi quy trình làm việc, quy trình vận hành và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiếp tục với ví dụ trên, tài liệu sau khi được lưu trên máy chủ sẽ được tải lên nền tảng đám mây; Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập các tài liệu này. Quy trình công việc được thực hiện nhanh hơn và thuận tiện hơn với khả năng truy cập dữ liệu dễ dàng trên toàn doanh nghiệp.

Số hoá quy trình giúp hiệu suất công việc được thực hiện tốt hơn

Ưu điểm của số hóa quy trình

Số hóa quy trình có nhiều lợi ích, bao gồm: 

Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc: Với hệ thống số hóa quy trình, các nhiệm vụ và công việc có thể được thực hiện nhanh hơn so với việc áp dụng các quy trình thủ công.

Giảm chi phí vận hành: Theo báo cáo của Deloitte, quản lý chi phí bằng áp dụng số hóa quy trình với mục tiêu tối ưu hóa chi phí vận hành có tới 75% doanh nghiệp lựa chọn và kết quả là: 40% doanh nghiệp áp dụng công nghệ này đạt kết quả vượt mong đợi và 48 % đạt được kết quả như mong đợi. 

Quản lý chi phí bằng áp dụng số hóa quy trình

Tăng tính minh bạch: Tính minh bạch trong các quy trình kinh doanh là rất quan trọng. Nếu các quy trình được giám sát kỹ thuật số, ban quản lý sẽ tin tưởng hơn về cách mọi thứ được thực hiện nhờ vào lịch sử truy cập và sự bảo mật chặt chẽ.

Đảm bảo chất lượng nhất quán: Một trong những lợi ích lớn nhất của việc áp dụng số hóa quy trình là công nghệ này sẽ đảm bảo rằng mọi hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách nhất quán, mang lại kết quả chất lượng cao và đáng tin cậy. 

Tăng tính linh hoạt trong hoạt động: Các quy trình kinh doanh tự động sẽ cho phép sửa đổi và thích ứng với các thay đổi nhanh hơn và thuận tiện hơn.

Hiện nay, nhiều tổ chức đã tham gia cuộc cách mạng số và chuyển đổi số. Nó trở thành một xu thế tất yếu trong thời đại 4.0. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải nắm bắt cơ hội, rút ​​kinh nghiệm, đi đầu xu hướng để có thể phát triển và bứt phá.