Theo blog The Money Files của Elizabeth Harrin
Giá trị thu được (Earned Value-EV)
Quản lý giá trị thu được có lẽ là cách đáng tin cậy nhất để theo dõi và quản lý hiệu suất tiến độ thực hiện, nhưng cũng khá phức tạp khi triển khai, đặc biệt nếu bạn không có kinh nghiệm sử dụng phương pháp này trước đây. Với một dự án nhỏ, sử dụng EV lại rất tiêu tốn nguồn lực.
Tuy nhiên, EV sở hữu nền tảng kỉ luật tốt. Vì vậy, nếu bạn có thời gian để thiết lập đúng và cảm nhận EV mang lại giá trị cao cho dự án, thì bạn sẽ có được kết quả rất chính xác và hữu ích.
Chỉ số RAG/RYG
Quản lý dự án thông qua mã hóa màu cơ bản là công cụ khá đơn giản và được ưa chuộng bởi nhiều giám đốc điều hành cấp cao vì nó giúp họ tập trung sự chú ý vào từng dự án cụ thể trong danh mục đầu tư.
Các dự án cần được quản lý đặc biệt thường được thể hiện bằng Màu đỏ hoặc Hổ phách/Vàng và những dự án ít quan trọng thường được tô Màu xanh lá cây.
Để bổ sung thêm các cấp dữ liệu, bạn có thể gắn mũi tên nhằm thể hiện xu hướng. Nếu dự án có Màu xanh lá cây vào lúc này nhưng có nguy cơ trượt vào vùng Màu vàng, hãy thể hiện bằng một mũi tên hướng xuống trong thông tin trạng thái.
Bạn cần suy nghĩ về ý nghĩa riêng cho từng màu. Làm vậy sẽ giảm thiểu sự mâu thuẫn nội bộ khi một PM nghĩ rằng dự án đang tiến triển khả quan mà PM khác lại báo cáo đến cấp trên rằng dự án cần nhiều nỗ lực quản lý hơn. Hãy đặt bảng mã màu (hoặc kiểm tra thông số mà PMO đã thiết lập sẵn) trước khi bắt tay vào dự án.
Dựa vào cột mốc
Chúng ta có thể đo lường tiến độ thực hiện của dự án dễ dàng hơn dựa trên dữ liệu cột mốc. Liệt kê các mốc quan trọng cần đạt được và để ý xem ta có đạt mục tiêu trong các mốc này không. Đây là cách trực quan, đơn giản để hiển thị tiến độ đang đi đúng hướng hay không.
Nếu một mốc quan trọng lại không hoàn thiện được theo đúng deadline, bạn cũng nên cẩn thận chuẩn bị một phương án dự trù để xác định thời điểm hoàn thiện mốc công việc đó trong tương lai.
Tinh thần chiến đấu của cả team
Đây là một biện pháp tôi học được từ cuốn Healthcare Project Manegement của Kathy Schwalbe và Dan Furlong. Trước đây tôi không để ý đến điều này, nhưng chỉ khi làm việc, tinh thần đồng đội thực sự có tác động đến tiến độ công việc. Trong sách có dòng viết: “Nếu các thành viên nhóm dự án luôn phải làm việc thêm giờ, tiến độ có thể hơi thiếu thực tế. Mặt khác, nếu họ liên tục đến muộn-về sớm trong khi vẫn hoàn thiện công việc đúng hạn, có thể tiến độ dự án không đủ thách thức. ”
Một đội ngũ vui vẻ có thể làm việc thêm giờ vì họ tin tưởng vào dự án và yêu thích những gì họ đang làm. Hoặc họ có thể làm thêm giờ vì họ bị ngập trong công việc và không thể đối phó núi công việc dày đặc đó (trong trường hợp này bạn nên lường trước sự cạn kiệt năng lượng vì họ sẽ không thể duy trì trạng thái đó lâu dài).
Theo dõi biểu đồ Gantt (Critical Path)
Bạn có thể sử dụng phương pháp biểu đồ Gantt trên phần mềm để tạo các đường cơ sở và hiển thị ngày bắt đầu và kết thúc thực tế. Điều này sẽ cho bạn thấy sự tiến triển của quá trình hiện tại so với dự đoán ban đầu. Đây cũng là một cách trực quan để hiển thị tiến độ thực hiện dự án. Phần mềm cho phép ta tạo nhiều chế độ xem thông tin để hiểu rõ hơn về những đầu việc mà nhóm dự án hiện đang triển khai kém hiệu quả. Đây là một công cụ rất dễ dàng và hữu ích. Nếu có thể, bạn hãy sử dụng đường cơ sở.
Họp đánh giá hiện trạng
Cuối cùng, bạn có thể họp với nhóm dự án để đánh giá tiến độ thực hiện trực tiếp (hoặc họp online). Các thành viên có năng lực và kinh nghiệm sẽ cung cấp góc nhìn của họ về mức độ tiến triển của dự án so với dự đoán trước đó.
Kết hợp báo cáo này với dữ liệu từ các hệ thống quản lý dự án sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng thể tốt nhất về tiến độ thực hiện dự án. Sau tất cả, bạn không thể sử dụng dữ liệu thành công mà không hiểu bối cảnh, các con số cụ thể trong những buổi họp chính là cơ sở để thành viên nhóm thảo luận về tình trạng dự án.
Nắm bắt được tiến độ thực hiện là rất quan trọng nếu bạn muốn dự án của mình theo đúng kế hoạch. Khi bạn biết tiến độ của dự án hiện tại là như thế nào, bạn có thể thực hiện các thay đổi phù hợp để đưa dự án trở lại đúng hướng hoặc tiếp tục phát huy.
Nguồn:projectmanagement.com
Người dịch: Masterskills
các bài viết liên quan khác:
1. Văn phòng Quản lý dự án Alige được ví với loài chim Ruồi
2. Người quản lý dự án là thông dịch viên
3. Các khóa học Quản lý dự án của Masterskills
