Phân công nhiệm vụ trong nhóm là gì? Lợi ích

Hình minh hoạ (Nguồn: chanty)

Phân công nhiệm vụ trong nhóm

Khái niệm

Phân công nhiệm vụ trong nhóm tạm dịch sang tiếng Anh là Assigning Tasks to Team Members.

Phân công nhiệm vụ trong nhóm là việc yêu cầu các thành viên trong nhóm thực hiện những công việc của nhóm đảm nhiệm, người trưởng nhóm với tư cách đại diện cho nhóm mà giao việc cho các thành viên.

Đây là chức năng quan trọng trong vai trò chức năng quản lí. Trưởng nhóm có thể phân công nhiệm vụ bằng cách uỷ quyền thực hiện các nhiệm vụ cho các thành viên và tạo động lực để họ hoàn thành công việc đúng yêu cầu.

Lợi ích

Việc phân công nhiệm vụ sẽ mang lại lợi ích cho tất cả mọi người trong nhóm. Có 5 lợi ích của việc phân công nhiệm vụ: sử dụng hiệu quả năng lực của các thành viên, phát triển năng lực của mọi người trong nhóm, tiết kiệm chi phí, quản lí thời gian hiệu quả, hoàn thành công việc.

Khi nhận thức được những lợi ích của việc phân công nhiệm vụ người quản lí nhóm có thể giúp các thành viên trong nhóm phát triển năng lực, quản lí thời gian hiệu quả và bảo đảm hoàn thành công việc.

– Lợi ích đầu tiên của việc phân công nhiệm vụ là sử dụng năng lực của các thành viên hiệu quả.

Tham khảo: Chi phí rủi ro là gì? Thành phần chi phí rủi ro

Việc đó có nghĩa là nhóm đã đưa ra chiến lược phù hợp để phân bổ công việc cho các thành viên của mình nhằm tận dụng tối đa năng lực của họ. Bằng cách đó có thể nâng cao hiệu quả công việc dựa trên khả năng chuyên môn của mỗi người.

Nếu thành viên nào trong nhóm có khả năng làm một việc gì đó tốt hơn, thì nhóm nên giao phó nhiệm vụ đó cho người ấy.

Tuy nhiên, điều quan trọng là người trưởng nhóm cần thể hiện thái độ thiện chí khi giao việc nếu không, người nhận việc sẽ có cảm giác bị đùn đẩy trách nhiệm sang cho mình, họ sẽ có những phản ứng tiêu cực trong quá trình thực hiện như thờ ơ với công việc được giao, làm việc không có trách nhiệm, không toàn tâm toàn sức,…

– Lợi ích thứ hai là phát triển năng lực của thành viên trong nhóm.

Khi nhận việc, thành viên trong nhóm sẽ nhận được sự trợ giúp của các thành viên khác trong nhóm để hoàn thành công việc của mình.

Thực chất đây cũng là quá trình đào tạo và phát triển nhóm. Trong quá trình phát triển, nhóm cũng có thể phát hiện chính xác các công việc phù hợp với năng lực và tính cách của mỗi người.

– Lợi ích thứ ba đó là tiết kiệm chi phí.

Tham khảo: Hoạch định theo kịch bản (Scenario Planning) là gì? Vai trò và các bước hỗ trợ

Tiết kiệm chi phí cũng là một lợi ích có được thông qua việc phân công nhiệm vụ. Khi giao việc đúng người đúng việc sẽ phát huy được năng lực sở trường của mỗi thành viên, do vậy kết quả công việc của nhóm sẽ được thực hiện nhanh hơn, chất lượng tốt hơn, dĩ nhiên chi phí thực hiện cho công việc đó sẽ giảm đi.

– Lợi ích thứ tư là quản lí thời gian hiệu quả.

Nếu nhóm có quá nhiều công mà không có sự phân công hợp lí, thì công việc của nhóm sẽ bị trì trệ, kéo dài thời gian và chất lượng công việc kém.

Quản lí thời gian là yếu tố rất quan trọng, quyết định tình hiệu quả làm việc nhóm, bởi vậy nhóm cần có thời gian thảo luận để phân giao công việc hợp lí cho các thành viên.

– Thứ năm đó là công việc được hoàn thành đúng thời hạn, chất lượng đảm bảo.

(Tài liệu tham khảo: Kĩ năng làm việc nhóm, TS. Trương Minh Đức, Cục Phát triển Doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, 2012)