Hình minh họa
5 Tại sao (5 Whys)
Định nghĩa
5 Tại sao trong tiếng Anh là 5 Whys.
5 Whys là một kĩ thuật phân tích giải quyết vấn đề tìm cách tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự cố một cách nhanh chóng.
Khi một vấn đề rõ ràng xuất hiện, một câu hỏi tại sao nó xảy ra được đặt ra. Khi câu hỏi tại sao được trả lời, một câu hỏi tại sao khác được đặt ra để giải quyết câu trả lời trước đó . Điều này tiếp tục cho đến khi ít nhất 5 cấp độ nguyên nhân và hậu quả cho vấn đề được phơi bày.
5 Whys thường cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về những gì đang xảy ra và chỉ ra một giải pháp.
Hiểu theo cách đơn giản, 5 Whys là một kĩ thuật dùng để giải quyết vấn đề, giúp người sử dụng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gốc rễ thật sự.
Bản chất và nội dung của phương pháp 5 Whys
– Được phổ biến vào những năm 1970 bởi hệ thống sản xuất Toyota, phương pháp “5 Whys” là xem xét một vấn đề bất kì và đặt câu hỏi: “Tại sao?”, “Nguyên nhân gì gây ra vấn đề này?” Thông thường, câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” đầu tiên sẽ gợi ra câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” thứ hai, rồi thứ ba và tiếp tục đến lần thứ năm. Do vậy mới có cái tên phương pháp 5 tại sao.
– Cách hỏi của 5 tại sao sẽ cho phép truy vấn được nguyên nhân sâu xa, thực sự của mỗi vấn đề và tìm đến các nguyên nhân thực thụ, có tính gốc rễ. Con số 5 chỉ có tính ước định rằng cần có nhiều bước truy vấn, nhiều bước tìm hiểu để đi đến nguyên nhân thực thụ, không dừng ở các nguyên nhân bề mặt.
– Trong quá trình tìm giải pháp, hãy bắt đầu từ kết quả cuối cùng và suy ngược lại (hướng về nguyên nhân gốc rễ), liên tục hỏi: “Tại sao?”. Điều này cần phải được lặp đi lặp lại cho đến khi nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đã rõ ràng.
Ví dụ
Sau đây là một ví dụ về phân tích “5 Whys”:
– Câu hỏi 1: Tại sao khách hàng của chúng ta không hài lòng?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đã không cung cấp dịch vụ đúng thời hạn như chúng ta hứa.
– Câu hỏi 2: Tại sao chúng ta không thể đáp ứng được thời hạn hay tiến độ giao hàng?
Trả lời: Vì chúng ta đã nghĩ nó không tốn nhiều thời gian như vậy.
– Câu hỏi 3: Tại sao ta mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
Trả lời: Bởi vì chúng ta không đánh giá đúng sự phức tạp của công việc.
– Câu hỏi 4: Tại sao chúng ta đánh giá thấp sự phức tạp của công việc?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đã vội vã ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, trong khi chưa liệt kê các giai đoạn cụ thể để hoàn thành dự án.
– Câu hỏi 5: Tại sao chúng ta không làm vậy?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đang phải chạy các dự án khác.
Kết luận
– Rõ ràng, với kết quả trả lời cho 5 lần tại sao, chúng ta cần phải xem xét lại việc hoạch định thời gian của mình và mô tả đầy đủ các công đoạn quan trọng.
– Phương pháp “5 Whys” là một công cụ rất hiệu quả và dễ sử dụng để tìm ra gốc rễ của vấn đề. Bởi vì nó rất cơ bản nên dễ áp dụng cho hầu hết mọi vấn đề. Tuy nhiên, nếu nó không đưa ra một câu trả lời rõ ràng, thì nên áp dụng các kĩ thuật giải quyết vấn đề khác.
(Tài liệu tham khảo: 6 Sigma – Nội dung cơ bản và hướng dẫn áp dụng, NXB Hồng Đức; Businessdictionary)
