Cơ chế vận hành bộ máy tổ chức trong khách sạn là gì?

Cơ chế vận hành bộ máy tổ chức trong khách sạn

Khái niệm

Cơ chế vận hành bộ máy tổ chức là tổng thể các yếu tố, các mối quan hệ, động lực và qui luật chi phối sự vận động của bộ máy tổ chức nhằm đạt được mục đích của khách sạn. 

Yêu cầu đảm bảo

Cơ chế vận hành bộ máy tổ chức phải bảo đảm được tính thang bậc, tính thống nhất, tính uỷ quyền và tính phối hợp.

– Tính thang bậc trong bộ máy tổ chức là sự phản ánh mối quan hệ quyền lực thông tin trong bộ máy tổ chức của khách sạn, thông qua sơ đồ tổ chức bộ máy mà bất cứ người lao động nào trong khách sạn cũng có thể nhận ra vị trí của mình, vị trí đó phải chịu sự chỉ huy, điều hành trực tiếp của ai, làm việc với ai, quan hệ thông tin như thế nào? 

Ví dụ, nhân viên lễ tân muốn tăng lương hoặc đề xuất các ý kiến của mình thì cấp đầu tiên có quyền hạn là ai. Hoặc thông tin từ giám đốc khách sạn xuống tới từng nhân viên ở từng bộ phận phải qua cấp nào và ngược lại.

– Tính thống nhất trong tổ chức và điều hành là mỗi nhân viên chỉ chịu trách nhiệm trước một và chỉ trước một cấp trên mà thôi (chỉ có một thủ trưởng trực tiếp).

– Tính uỷ quyền trong tổ chức và điều hành là sự thoả thuận giữa cấp trên (người được giao quyền lực) và cấp dưới về mức độ trách nhiệm, mức độ tự do hành động và quyền hạn đối với công việc được giao. 

Uỷ quyền là giao quyền hạn trách nhiệm và kết quả cuối cùng. Nếu không có uỷ quyền sẽ không có bộ máy tổ chức và nếu có chỉ là hình thức. Uỷ quyền là yêu cầu của công tác tổ chức, người quản lí giỏi là người biết uỷ quyền. 

Cơ sở của uỷ quyền là mức độ tin cậy của cấp dưới đối với cấp trên. Uỷ quyền phải rõ ràng, hoàn chỉnh và bảo đảm tính hiệu lực. Người thủ trưởng giỏi là người thủ trưởng biết giao quyền và kiểm soát quyền lực cho cấp dưới và người giúp việc.

– Tính phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong khách sạn là yêu cầu cần thiết và có ý nghĩa quyết định đến năng suất, chất lượng và hiệu quả kinh doanh của toàn khách sạn. 

Thứ nhất, tính độc lập tương đối giữa các bộ phận trong khi đó khách sạn lại có rất nhiều các bộ phận chính và trong mỗi bộ phận chính lại có nhiều bộ phận nhỏ cấu thành. 

Thứ hai, khách cần thoả mãn tổng hợp và đồng bộ các nhu cầu. 

Thứ ba, sản phẩm khách sạn là kết quả tạo ra từ hành động thống nhất trong hoạt động của từng cá nhân, từng bộ phận theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. 

Thứ tư, chất lượng của dịch vụ lưu trú và ăn uống trong khách sạn có những đặc trưng khác biệt so với các loại hàng hoá và dịch vụ ăn uống bình thường. 

Thứ năm, yêu cầu về thông tin trong các mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn cần bảo đảm thông suốt, kịp thời và chính xác.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Kinh doanh Khách sạn, 2008, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)