Hệ thống quản trị chất lượng (Quality management system – QMS) là gì? Phân loại – Masterskills

Hình minh hoạ (Nguồn: lincoln)

Hệ thống quản trị chất lượng

Khái niệm

Hệ thống quản trị chất lượng trong tiếng Anh được gọi là quality management system – QMS.

Hệ thống quản trị chất lượng là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng. (Theo ISO 9000:2005)

Hiểu một cách đơn giản nhất, hệ thống quản trị chất lượng là hệ thống quản trị trong đó có sự phân rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng thành viên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được qui định thực hiện theo những cách thức nhất định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của các hoạt động.

Hệ thống quản trị chất lượng chính là phương tiện để thực hiện mục tiêu và các chức năng quản trị chất lượng.

Yếu tố hợp thành

Hệ thống quản trị chất lượng có nhiều yếu tố hợp thành và các bộ phận hợp thành đó có mối quan hệ mật thiết với nhau. Theo Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa thì một hệ thống quản trị chất lượng bao gồm những yếu tố sau đây:

– Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là cách thức sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân, bộ phận trong công ty, là việc qui định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí cá nhân hay bộ phận đó và hệ thống điều hành chung của tổ chức nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

– Các qui định mà tổ chức tuân thủ

Các qui định mà tổ chức tuân thủ gồm nhiều loại bao gồm các nguyên tắc, các tiêu chuẩn, các yêu cầu, nội qui mà tổ chức tuân thủ.

– Các quá trình

Quá trình được hiểu là một hoặc tập hợp một số hoạt động có liên quan với nhau để biến đầu vào thành đầu ra.

Tham khảo: Thuyết đường dẫn đến mục tiêu (Path - Goal Theory) của người lãnh đạo là gì?

Đầu vào và đầu ra của quá trình có thể là những yếu tố hữu hình chẳng hạn như văn bản hành chính, thiết bị hoặc vật tư, sức lao động, tiền vốn… hoặc cũng có thể không thấy được như là thông tin, mức độ gia tăng gây ô nhiễm môi trường.

Phân loại

– Căn cứ vào nội dung, có các hệ thống quản trị chất lượng sau:

+ Hệ thống quản trị chất lượng theo Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO 9000. Đây là hệ thống quản trị chất lượng với những yêu cầu cơ bản và tối thiểu nhất của hệ thống quản trị chất lượng.

+ Hệ thống quản trị chất lượng toàn diện (Total Quality Management): Về bản chất, đây không phải là một hệ thống tiêu chuẩn mà là một phương pháp quản trị.

Phương pháp này tập trung vào mục đích làm cho sản phẩm/dịch vụ thỏa mãn được các yêu cầu của khách hàng và tiếp cận một tổ chức dựa trên quan điểm hệ thống.

+ Hệ thống Quản trị chất lượng Q–Base dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là hệ thống quản trị chất lượng có các yêu cầu được rút gọn từ ISO 9000 và quản trị chất lượng toàn diện.

Hệ thống Q–Base đưa ra các chuẩn mực cho một loại hình hệ thống chất lượng và có thể áp dụng cho một phạm vi rộng rãi các lĩnh vực công nghiệp và kinh tế.

+ Các hệ thống tiêu chuẩn về đảm bảo an toàn chất lượng thực phẩm: GMP, HACCP, SQF, ISO 22000.

+ Hệ thống quản trị chất lượng dành cho các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô và các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp linh kiện ô tô QS 9000.

Tham khảo: Nghệ thuật lãnh đạo nhóm (The Art of Leading Team) là gì? Tố chất cần thiết

+ Hệ thống quản trị chất lượng dựa trên việc đáp ứng các tiêu chí của giải thưởng chất lượng

Có 3 mô hình tiêu chí giải thưởng chất lượng quốc gia phổ biến là: Giải thưởng Chất lượng Nhật Bản (Deming Prize), Giải thưởng Chất lượng Mỹ (Malcolm Baldrige National Quality Awards), Giải thưởng Chất lượng Châu Âu (Euro ExcMasterskillsnce Model).

+ Một số hệ thống tiêu chuẩn quản lí khác không phải là các tiêu chuẩn quản trị chất lượng nhưng có liên quan đến vấn đề chất lượng: ISO 14001, SA8000, OSHAS 18000, ISO 26000, Hệ thống quản trị an toàn thông tin ISO/IEC 27000.

– Theo cấp quản lí, hệ thống quản trị chất lượng bao gồm:

+ Hệ thống quản trị chất lượng của nhà nước: Nhà nước tổ chức một hệ thống quản trị chất lượng để thực hiện các chức năng bao gồm

Xây dựng các văn bản qui phạm pháp luật về chất lượng sản phẩm hàng hóa

Xây dựng và thực hiện các chương trình quốc gia về nâng cao năng suất chất lượng

Thực hiện quản lí nhà nước về chất lượng:

Định hướng việc đảm bảo và cải tiến chất lượng cho các tổ chức trong nước, xây dựng và kiểm tra thực hiện một số tiêu chuẩn nhà nước và tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng; cấp đăng kí chất lượng, chứng nhận và công nhận chất lượng; thanh tra việc chấp hành pháp luật về chất lượng sản phẩm hàng hóa.

+ Hệ thống quản trị chất lượng của các tổ chức, trong đó có các doanh nghiệp

Các tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đảm bảo và cải tiến chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các hoạt động quản trị chất lượng của các tổ chức phải tuân thủ những yêu cầu của quản lí nhà nước về chất lượng.

Tham khảo: Học thuyết về lãnh đạo dựa trên cơ sở hành vi (Behavioral theories of leadership) là gì?

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị chất lượng, Trung tâm đào tạo từ xa, ĐH Kinh tế Quốc dân)

Hệ thống quản trị chất lượng (Quality management system – QMS) là gì? Phân loại