Hình minh họa. Nguồn: Inside small business
Thông tin (Information)
Định nghĩa
Thông tin trong tiếng Anh là Information. Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận.
Thông tin trong quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và đánh giá có ích trong việc ra quyết định về hoạt động của tổ chức.
Đặc trưng
– Quá trình thông tin được phản ảnh qua sơ đồ 7 phần như sau:
Trong đó:
+ Nguồn thông tin bắt đầu bởi một thông điệp bằng cách mã hoá nó.
+ Mạch thông tin là trung gian (lời nói, cử chỉ, chữ viết, kênh truyền…) để chuyển thông điệp.
+ Thông điệp đến người nhận phải được giải mã để người nhận hiểu.
+ Thông tin phản hồi là thông tin hồi đáp lại tình trạng thực hiện để biết mà theo dõi, điều chỉnh.
– Trong thực tế, thông tin thường tồn tại dưới các hình thức: Lời nói, chữ viết (văn bản), các biểu lộ bằng cử động, cử chỉ, thái độ, vẻ mặt, băng đĩa…
– Yêu cầu của thông tin trong quản trị: chính xác, kịp thời, đầy đủ, có tính hệ thống và tính tổng hợp, hiệu quả và bí mật.
Vai trò của thông tin trong quản trị
– Vai trò điều phối và thay đổi
+ Phương tiện để thống nhất mọi họat động có tổ chức
+ Phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của tổ chức
+ Phương tiện để liên hệ với nhau trong tổ chức để đạt mục tiêu chung.
– Vai trò phục vụ cho việc thực hiện các chức năng quản trị
– Vai trò phục vụ cho việc ra quyết định quản trị
– Tác động tổ chức thành một hệ thống mở tương hỗ với môi trường bên ngoài.
Những trở ngại trong thông tin
Những trở ngại cho việc truyền tin có hiệu quả bao gồm:
– Thứ nhất, thông tin truyền đi vốn đã có những sai lệch về nội dung.
Nội dung sai sẽ làm cho người nhận tin không hiểu hoặc hiểu sai thông tin, từ đó không thể ra quyết định hoặc ra quyết định dễ bị mắc sai lầm.
– Thứ hai, thiếu kế hoạch đối với thông tin.
Có nghĩa là một thông tin tốt ít khi xảy ra một cách ngẫu nhiên mà cần phải có sự suy nghĩ trước, chuẩn bị trước, cần có kế hoạch trước.
– Thứ ba, những giả thiết không được làm rõ
Có những giả thiết rất quan trọng, là cơ sở cho việc thông báo nhưng lại thường bị bỏ qua và không làm rõ, dẫn đến người nhận và người gửi thông tin hiểu lầm nhau
– Thứ tư, các thông tin diễn tả kém về ý tưởng, cấu trúc vụng về, chỗ thừa, chỗ thiếu, không rạch ròi ý nghĩa…
– Thứ năm, ngữ nghĩa không rõ ràng, mập mờ một cách cố ý hay ngẫu nhiên.
– Thứ sáu, sự mất mát do truyền đạt và ghi nhận thông tin kém.
– Thứ bảy, ít lắng nghe và đánh giá vội vã
– Thứ tám, sự không tin cậy, đe doạ và sợ hãi sẽ phá hoại thông tin liên lạc.
– Thứ chín, thời gian không đủ cho sự điều chỉnh thay đổi vì mục đích của thông tin là phản ảnh các thay đổi xảy ra.
Quản trị thông tin vượt qua những trở ngại
– Điều chỉnh dòng tin tức: Nhà quản trị phải thiết lập một hệ thống lọc thông tin theo các cách sau:
+ Cách 1: Giao số thông tin cho cấp dưới, chỉ những thông tin nào không đúng mục tiêu mới trình lên nhà quản trị.
+ Cách 2: Thông tin đến nhà quản trị phải hết sức cô đọng
+ Cách 3: Phân loại thông tin thành những tên, hành động theo thứ tự ưu tiên
Mục đích của việc điều chỉnh dòng tin tức là tránh cho nhà quản trị bị quá tải về thông tin, cả về số lượng lẫn chất lượng thông tin.
– Sử dụng sự phản hồi: Trong tiến trình thông tin, đế tránh sự hiểu sai và không chính xác, nhà quản trị sử dụng sự phản hồi để đánh giá tác dụng của thông tin đến người nhận.
– Đơn giản hoá ngôn ngữ: Ngôn ngữ càng đơn giản càng dễ hiểu, ngôn ngữ phải phù hợp với người nhận.
– Tích cực lắng nghe: Đòi hỏi tập trung cao độ khi nghe, phải đặt mình trong vị trí của người phát biểu, để dễ dàng hiểu đúng và hiểu hết vấn đề.
– Hạn chế cảm xúc: Hạn chế mọi cảm xúc trong việc tạo thông tin
– Sử dụng dư luận: Nhà quản trị cần sử dụng dư luận vào lợi ích của mình mặc dù dự luận vốn chứa đựng những nhân tố bất lợi cần loại bỏ.
(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế tài chính)
