Thiết lập môi trường kiểm soát nội bộ trong công ty

Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản: Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch; tính trung thực và giá trị đạo đức; cơ cấu tổ chức bộ máy; hệ thống chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát; chính sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người quản lý cấp cao nhất, người lãnh đạo, chủ sở hữu của một đơn vị về vấn đề kiểm soát và sự quan trọng của nó đối với đơn vị đó.

Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch: Thực chất của một HTKS hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý. Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận HTKS đã được thiết lập. Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu.

             Tính trung thực và giá trị đạo đức: Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào. Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức. Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý v.v…Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp và văn hóa của DN.

Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát: Người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thể hiện trước hết ở việc thiết lập HTKS thích hợp bao gồm tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của HTKS: chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát.

Cơ cấu tổ chức bộ máy:Cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như là một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại. Một cơ cấu tổ chức tốt phải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng. Đối với công việc kiểm soát, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kế hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua vật tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh.

Cơ chế hoạt động kiểm soát: bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát. Hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị thường bao gồm: quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ…; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt chứng từ kế toán; quy chế mô tả yêu cầu trình độ và nội dung công việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát. Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của DN. Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm soát hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế.

Chính sách về nguồn nhân lực và quá trình thực hiện: Khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ là nhân sự. Nếu những nhân viên có năng lực và trung thực, những nội dung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậy vẫn có thể đạt được kết quả. Những nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thể làm việc ở trình độ cao thậm chí khi chỉ có rất ít nội dung kiểm soát hỗ trợ cho họ. Thậm chí ngay cả khi có nhiều nội dung kiểm soát hỗ trợ mà những nhân viên không trung thực và không có năng lực thì họ vẫn có thể lúng túng và làm giảm hiệu lực của HTKS. Mặt khác cho dù nhân viên có thể có năng lực và trung thực thì họ chắc chắn vẫn có những khuyết điểm mang tính bản năng. Ví dụ như họ có thể trở nên buồn chán hoặc không hài lòng, các mối quan hệ nhân sự có thể làm gián đoạn hoạt động của họ, hoặc mục tiêu của họ có thể bị thay đổi. Do vậy, điều rất quan trọng là DN phải xây dựng được chính sách thích hợp, thỏa đáng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự để có được những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả.