Problem solving là gì? 6 bước giải quyết vấn đề theo chuẩn PMI

Giải quyết vấn đề (problem solving) là gì?

Giải quyết vấn đề đòi hỏi phải tìm giải pháp cho các vấn đề, sự cố hoặc thách thức. Nó có thể bao gồm thu thập thông tin bổ sung, tư duy phê phán (critical thinking), phương pháp tiếp cận sáng tạo, định lượng và/hoặc logic.

Giải quyết vấn đề hiệu quả và có hệ thống là một yếu tố cơ bản trong đảm bảo chất lượng (quality assurance) và cải tiến chất lượng. Các vấn đề có thể phát sinh do kết quả của quy trình Kiểm soát chất lượng (Control Quality) hoặc từ kiểm toán chất lượng (quality audit) và có thể được liên kết với một quy trình hoặc giao phẩm. Sử dụng một phương pháp giải quyết vấn đề một cách cấu trúc sẽ giúp loại bỏ vấn đề và phát triển một giải pháp lâu dài.

Một số vấn đề có thể là nhỏ và có thể được giải quyết nhanh chóng. Các vấn đề khác là lớn và có thể đòi hỏi thời gian và nỗ lực đáng kể để giải quyết. Cho dù vấn đề bạn đang tập trung xử lý là nhỏ hay lớn thì sử dụng cách tiếp cận có hệ thống để giải quyết nó sẽ giúp bạn trở thành giám đốc dự án hiệu quả hơn. Có 6 bước giải quyết vấn đề theo chuẩn PMI:

1. Xác định vấn đề
2. Xác định nguyên nhân gốc rễ
3. Tạo ra các giải pháp khả thi
4. Lựa chọn giải pháp tốt nhất
5. Thực hiện giải pháp
6. Xác minh hiệu quả giải pháp

Sáu bước giải quyết vấn đề theo chuẩn PMI

1. Xác định vấn đề

Điều quan trọng nhất của các bước giải quyết vấn đề là xác định chính xác vấn đề. Cách bạn xác định vấn đề sẽ xác định cách bạn cố gắng giải quyết nó. Ví dụ: nếu bạn nhận được khiếu nại từ khách hàng về một trong các thành viên nhóm dự án của bạn, các giải pháp bạn đưa ra sẽ khác nhau dựa trên cách bạn xác định vấn đề. Nếu bạn xác định vấn đề là do hiệu suất kém của thành viên nhóm dự án thì bạn sẽ phát triển các giải pháp khác so với vấn đề là do kém trong việc xác định mong đợi của khách hàng.

2. Xác định nguyên nhân gốc rễ

Khi bạn đã xác định được vấn đề, bạn sẵn sàng đào sâu hơn và bắt đầu xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra sự cố. Bạn có thể sử dụng biểu đồ xương cá (fishbone diagram, còn có các tên gọi khác như cause-and-effect diagram, why-why diagram, Ishikawa diagram) để giúp bạn thực hiện phân tích nguyên nhân và kết quả. Nếu bạn coi vấn đề là một khoảng cách giữa nơi bạn đang ở và nơi bạn muốn, thì nguyên nhân của vấn đề là những trở ngại ngăn cản bạn thu hẹp khoảng cách đó ngay lập tức. Mức phân tích này rất quan trọng để đảm bảo các giải pháp của bạn giải quyết các nguyên nhân thực sự (nguyên nhân gốc rễ) của vấn đề thay vì các triệu chứng của vấn đề. Nếu giải pháp của bạn khắc phục một triệu chứng thay vì nguyên nhân thực tế, thì vấn đề có thể sẽ tái diễn do nó chưa bao giờ thực sự được giải quyết.

Biểu đồ xương cá

3. Tạo ra các giải pháp khả thi

Một khi công việc khó khăn trong việc xác định vấn đề và xác định nguyên nhân của nó đã được hoàn thành, đã đến lúc sáng tạo và phát triển các giải pháp khả thi cho vấn đề. Hai phương pháp giải quyết vấn đề tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng để đưa ra giải pháp là động não (brainstorming) và lập bản đồ tư duy (mind mapping).

4. Lựa chọn giải pháp tốt nhất

Sau khi bạn đưa ra một số ý tưởng có thể giải quyết vấn đề, một kỹ thuật giải quyết vấn đề bạn có thể sử dụng để quyết định xem cái nào là giải pháp tốt nhất cho vấn đề của bạn là phân tích đánh đổi (trade-off analysis) đơn giản. Để thực hiện phân tích đánh đổi, hãy xác định các tiêu chí quan trọng cho vấn đề mà bạn có thể sử dụng để đánh giá mỗi giải pháp. Việc đánh giá có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một ma trận đơn giản. Giải pháp xếp hạng cao nhất sẽ là giải pháp tốt nhất của bạn cho vấn đề đó.

5. Thực hiện giải pháp

Khi bạn đã xác định giải pháp nào bạn sẽ thực hiện, đã đến lúc hành động. Nếu giải pháp liên quan đến một số hành động hoặc yêu cầu hành động từ người khác, thì nên tạo một kế hoạch hành động và coi nó như một dự án nhỏ.

6. Xác minh hiệu quả giải pháp

Dữ liệu và kết quả thu thập được từ giai đoạn thực hiện giải pháp sẽ được đánh giá. Dữ liệu được so sánh với các kết quả dự kiến để thấy bất kỳ sự tương đồng và khác biệt, từ đó xác minh được hiệu quả của giải pháp.

Ảnh hưởng của cấu trúc tổ chức đối với dự án

7 kỹ năng cần thiết của chuyên gia Quản lý dự án

Vai trò của Nhà tài trợ

Vai trò của Stakeholders

Vai trò của Giám đốc dự án