Khi quản lý dự án cũng như quá trình cộng tác với nhiều cá nhân, đội ngũ, tổ chức, việc truyền đạt mục tiêu, lịch trình và các cột mốc quan trọng là một trong những bước quan trọng nhất. Chúng ta muốn các thành viên trong nhóm của mình và các bên liên quan khác nhận thức được các nhiệm vụ và thời gian cũng như sự liên kết của chúng.
Gantt chart – Biểu đồ Gantt là một công cụ tuyệt vời để phác thảo, quản lý và truyền đạt những chi tiết này một cách hiệu quả. Chúng giúp người quản lý dự án chia sẻ chi tiết về dự án và tiến độ một cách trực quan, thực tế, dễ tương tác và dễ hiểu. Trong nháy mắt, các thành viên trong nhóm và các bên liên quan có thể hiểu rõ dự án đang ở đâu, giúp hạn chế thông tin sai lệch và rủi ro, đồng thời giúp mọi người tiến gần hơn đến một dự án thành công.
Gantt chart là gì?
Gantt chart là sự kết hợp giữa bảng tính và biểu đồ thanh trực quan minh họa tiến độ dự án. Đó là một bản trình bày sinh động về các mốc thời gian và cột mốc quan trọng của dự án, cung cấp thông tin ở cả góc nhìn tổng thể và chi tiết về các kế hoạch và tiến độ của dự án.
Gantt Chart
Biểu đồ Gantt giúp đội ngũ dự án dễ dàng chuyển đổi mục tiêu dự án thành kế hoạch, tạo nhiệm vụ có thể giao cho các thành viên trong nhóm và giám sát chúng cho đến khi hoàn thành.
Khi thay đổi ngày hoặc thời hạn của một nhiệm vụ cụ thể trong dự án, ngày đến hạn của các nhiệm vụ tiếp theo cũng thay đổi theo. Điều này làm cho biểu đồ Gantt trở thành một công cụ hữu hiệu để quản lý các dự án vì chúng tiết kiệm thời gian và công sức định vị lại toàn bộ dự án so với cách thủ công thông thường.
Nguồn gốc của biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt được đặt theo tên của Henry Gantt, một nhà tư vấn quản lý người Mỹ. Ông đã thử nghiệm tạo các biểu đồ quản lý dự án khác nhau vào những năm 1910. Mục tiêu của ông ấy là tạo ra một sản phẩm đủ tốt để các nhóm và người giám sát nhanh chóng biết khi nào quá trình sản xuất diễn ra đúng tiến độ, chậm tiến độ hay trước tiến độ.
Tại sao nên sử dụng biểu đồ Gantt?
Biểu đồ Gantt mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý dự án:
- Đơn giản hóa quy trình quản lý và cập nhật dự án
- Cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về dự án
- Định hướng nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm
- Hỗ trợ trong việc dự đoán
- Thông báo cho các thành viên trong nhóm về thời hạn và cột mốc sắp tới cũng như truyền đạt tiến độ dự án
Ví dụ về biểu đồ Gantt
Dưới đây là một ví dụ về biểu đồ Gantt thể hiện kế hoạch phát hành sản phẩm. Như bạn có thể thấy, nhóm cần thu thập các yêu cầu trước khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch tiếp cận thị trường, thiết kế sản phẩm và cuối cùng là khởi chạy chiến dịch.
Ví dụ về Gantt chart
Nguồn: wrike.com
SMART trong quản lý dự án
Product Roadmap là gì
Tri thức rủi ro
