“Kiểm soát nội bộ” (Internal Control) không chỉ là những luật lệ; chúng được hợp nhất từ những quy tắc, niềm tin, giá trị và văn hóa của công ty. Các hoạt động kiểm soát nội bộ không chỉ là việc xem xét quy trình có phù hợp với các văn bản. Kiểm soát nội bộ không chỉ là những quy trình tiêu chuẩn hóa; mà nó còn bao gồm việc chứng minh rằng những quyết định được đưa ra cơ bản dựa trên những nguyên tắc, tài liệu giả định, tiêu chuẩn và chứng cứ.
Kiểm soát nội bộ là một phần của quá trình quản trị để đánh giá, kiểm tra, giám sát, định giá và báo cáo trên tình trạng của việc thực hiện các quy định pháp luật.
Kiểm soát nhắc đến việc sắp đặt những hoạt động được dùng để chỉ dẫn, quản lý và quy định hướng dẫn. Kiểm soát nội bộ đưa ra kỹ năng phát triển và ứng dụng vào một công ty, sử dụng sự phán đoán để đánh giá và xác định sự tuân thủ. Những người thực hiện việc kiểm soát nội bộ phải có năng lực và quyền hành để thúc đẩy việc giám sát, đánh giá tính tuân thủ và minh bạch.
Kiểm soát nội bộ chỉ ra chương trình các hoạt động được thiết lập để bắt và giám sát những nguy hiểm tiềm ẩn có thể dẫn đến hậu quả: sai sót nghiêm trọng, điều bỏ sót, tuyên bố sai hoặc gian lận. Chương trình kiểm soát nội bộ là cốt lõi của rủi ro, giám sát và đánh giá – mà Cơ quan nhà nước và Ban quản trị công ty muốn hướng đến.
Chương trình kiểm soát nội bộ cung cấp bảo đảm chắc chắn cho quy trình:
• Thiết lập giới hạn để ủy quyền quyền hành hoặc phê chuẩn để chỉ dẫn và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh như những nhu cầu bởi quy định và nhận biết trong thủ tục và chính sách.
• Kiểm tra và báo cáo trên việc tuân thủ với những giới hạn được thiết lập.
• Định lượng hiệu lực và hiệu quả hoạt động.
• Đánh giá sự đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
• Báo cáo trên việc tuân thủ với những luật lệ và quy định đang áp dụng.
• Hỗ trợ nỗ lực cải tiến bằng việc kiểm tra giới hạn ủy quyền.
Như vậy, Chương trình là một tập hợp cụ thể của những chính sách, thủ tục và các hoạt động được thiết kế để giải quyết xử lý các cơ hội, rủi ro và điều không chắc chắn.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ LÀM GÌ?
Kiểm soát nội bộ là đánh giá rủi ro, sự bỏ sót, và báo cáo tình hình kiểm soát công ty. Thường gây nhầm lẫn với kiểm toán nội bộ, thậm chí ở nhiều công ty, kiểm soát nội bộ lại là thuộc cấp của kiểm toán nội bộ. Cả kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ thường giống nhau trong mục đích là gia tăng giá trị và nâng cao hoạt động của tổ chức. Cả hai đều dùng kỹ thuật kiểm toán và công cụ phân tích để đánh giá và định giá môi trường kinh doanh.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHÁC VỚI KIỂM TOÁN NỘI BỘ NHƯ THẾ NÀO?
Kiểm soát nội bộ khác với kiểm toán nội bộ là kiểm soát nội bộ không chỉ đánh giá và định giá tình hình tuân thủ của công ty trong khả năng sai sót, mà nó còn tham gia giải quyết trong việc vạch ra, chứng minh, truyền đạt, đào tạo, kiểm tra, và hỗ trợ hoạt động của công ty cũng như các mục tiêu tài chính. Nhiều công ty dùng kiểm soát nội bộ như một kiểm toán phí phạt để các phòng ban và giám đốc có thể đưa ý kiến và quyết định về những tập quán kinh doanh và sự thi hành của cơ quan chức năng.
Kiểm toán nội bộ nói chung quan tâm đến dữ liệu phê chuẩn và báo cáo ở điểm cuối cùng của chu trình với mục đích đưa ra đánh giá và quan điểm. Kiểm soát nội bộ quan tâm đến sự phê chuẩn những qui trình tài chính và hoạt động được dùng trong một chu trình với mục đích bày ra yếu điểm và nhận diện những mảng cần cải tiến.
Tóm lại kiểm toán nội bộ định giá và đánh giá một qui trình ở “điểm thời gian” còn kiểm soát nội bộ định giá và đánh giá sự thực hiện quy trình trong một “khoảng thời gian”.
MÔ HÌNH VÀ NHỮNG YÊU CẦU KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐẾN TỪ ĐÂU?
Kiểm soát nội bộ là một phần của chu trình quản trị mà xuất phát từ luật lệ bên ngoài tổ chức và quy định được đưa vào thủ tục và chính sách chiến lược và quy trình mà khi triển khai, được dùng để tạo ra dữ liệu, thông tin và báo cáo cho những tổ chức bên ngoài hoặc nơi khởi nguồn của luật lệ.
Kiểm soát nội bộ được bắt đầu với môi trường kiểm soát mạnh, được “sở hữu” bởi quản lý và là trách nhiệm của mỗi nhân viên. Những hoạt động kiểm soát phải được thiết kế và lồng vào trong quy trình kinh doanh.
Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (COSO) năm 1992 đã ban hành Khung hợp nhất – kiểm soát nội bộ để hỗ trợ kinh doanh và việc đánh giá và tăng cường hệ thống kiểm soát của họ. Những người điều hành, thành viên Hội đồng quản trị, người điều chỉnh, những người đặt ra tiêu chuẩn, chuyên gia của tổ chức đã công nhận khung này như một mô hình toàn diện thích hợp cho hoạt động kiểm soát.
Kết quả của việc giải quyết và đáp ứng yêu cầu của SOX, hầu hết bộ phận kiểm soát nội bộ trải qua việc ràng buộc nguồn lực và những yêu cầu thời gian không thực tế. Kết quả là kiểm soát nội bộ trước đó khác xa với kiểm soát nội bộ hiện tại. Trong lịch sử, kiểm soát nội bộ xem xét những hoạt động và quy trình tài chính với việc được cung cấp nguồn lực để tìm kiếm, điều tra và giải quyết thực tế – những vấn đề phát sinh (được hiểu ngày nay là tuân thủ). Ngày nay, điểm chính là bởi khối lượng luật lệ, việc kiểm tra kiểm soát nội bộ trừ loại trừ quá trình hoạt động và tập trung vào xác nhận mức độ phù hợp của việc xem xét và ủy quyền hiện tại.
Do đó, nhìn chung, chức năng kiểm soát nội bộ không phải là chức năng thêm vào mà cũng không phải là họ được mời đến như một thành viên giá trị của nhóm. Trong nhiều công ty, quản lý kiểm soát nội bộ là trận chiến mệt mỏi từ việc chiến đấu “giết chết những nhà quản lý”.
NHỮNG DẤU HIỆU MÀ CHƯƠNG TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA BẠN KHÔNG HOẠT ĐỘNG THEO NHƯ DỰ TÍNH:
– Người lao động nói “Tôi không biết mà”? Nếu vậy, một dấu hiệu đặt ra rằng đã có sự thiếu hiểu biết về chính sách, thủ tục hoặc quy định của chính phủ.
– Khi bạn hỏi một nhân viên họ thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, họ trả lời “Chúng tôi tin tưởng A, người làm tất cả những điều đó”, đây đã có thể là một dấu hiệu phân chia nhiệm vụ không thích đáng.
– Nếu có việc chia sẻ mật khẩu, mở khóa văn phòng, hoặc tiền mặt không được đảm bảo, đó chính là quyền không phù hợp truy cập bảo vệ tài sản.
– “Chỉ cần nó được làm, tôi không quan trọng nó được làm như thế nào” là dấu hiệu chắc chắn của việc kiểm soát không được đếm xỉa và là một chỉ dẫn quan trọng của hàng tấn những hậu quả xảy ra sau đó.
– Khi thực hiện: “Con người là con người và những lỗi đã xảy ra. Bạn không thể đoán trước hoặc chấm dứt rủi ro” Có giới hạn vốn có và có phép đối xứng giữa công việc của những người lao động và được yêu cầu để thực hiện và dữ liệu và những kỹ năng được làm sẵn sàng cho họ.
TẠI SAO PHẢI KIỂM SOÁT NỘI BỘ?
Để đảm bảo việc tuân thủ pháp luật, và để các nhà lãnh đạo có trách nhiệm đối với các quyết định có thể ảnh hưởng đến môi trường làm việc.
Các quá trình có thể được khắc phục thông qua việc sử dụng một chương trình kiểm soát nội bộ hiệu quả.
1. Thiếu sự giám sát quản lý đầy đủ và trách nhiệm giải trình và sự thất bại để phát triển một nền văn hóa kiểm soát mạnh mẽ. (Liên kết với môi trường kiểm soát COSO);
2. Đánh giá không đầy đủ về nguy cơ của các hoạt động nhất định trên các bảng cân đối (Liên kết với đánh giá rủi ro COSO);
3. Hoạt động kiểm soát không đầy đủ hoặc thất bại, chẳng hạn như phân công nhiệm vụ, phê duyệt, xác nhận, và báo cáo quá trình tổ chức;
4. Sự truyền đạt thiếu thông tin giữa các cấp độ quản lý, đặc biệt trong các vấn đề truyền đạt lên cấp trên;
5. Sử dụng không đầy đủ hoặc không hiệu quả hoạt động giám sát bao gồm các chương trình kiểm toán kiểm và soát nội bộ.
LỢI ÍCH NHẬN ĐƯỢC TỪ MỘT CHƯƠNG TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TỐT BAO GỒM:
• Tăng hiệu quả hoạt động, báo cáo tài chính đáng tin cậy;
• Tăng lợi nhuận;
• Cải thiện tài liệu hướng dẫn kiểm soát và đánh giá quá trình kiểm soát;
• Cải thiện định nghĩa kiểm soát thông qua việc tổ chức, bao gồm các mối liên hệ giữa kiểm soát và rủi ro.
Các công ty kiểm soát hiệu quả thường nâng cao được hiệu quả hoạt động, trao đổi thông tin, độ tin cậy, tính linh hoạt, và khả năng phục hồi. Công ty với kiểm soát hiệu quả thường đạt kế hoạch đã định, phân phối nguồn lực, và cung cấp những thông tin và dữ liệu chắc chắn, đáng tin cậy để ra quyết định và báo cáo.
Sự nhấn mạnh về kiểm soát nội bộ đã thúc đẩy thực hiện và kiểm tra theo yêu cầu ban đầu. Các nhà lãnh đạo biết làm thế nào để tận dụng những hiểu biết thu được từ chương trình kiểm soát nội bộ để tạo ra giá trị cho toàn bộ tổ chức.
