Trong quá trình thực hiện dự án, yêu cầu thay đổi (change requests) là không thể tránh khỏi. Yêu cầu thay đổi có thể bao gồm hành động khắc phục, hành động phòng ngừa hoặc sửa chữa lỗi. Tuy nhiên, các hành động khắc phục và hành động phòng ngừa thường không ảnh hưởng đến các đường cơ sở của dự án (Đường cơ sở của dự án bao gồm Đường cơ sở phạm vi, Đường cơ sở tiến độ và Đường cơ sở chi phí)
: Baseline là gì? Các loại Đường cơ sở?
Hành động khắc phục (Corrective Action) là một hoạt động có chủ ý nhằm điều chỉnh hiệu suất của công việc dự án tuân theo kế hoạch quản lý dự án.
Đây là những hành động được thực hiện khi dự án đi lệch khỏi phạm vi, tiến độ, chi phí hoặc kế hoạch chất lượng để đưa hiệu suất dự án trở lại đường cơ sở.
Hành động khắc phục là hành động phản ứng.
Đây là những hành động được thực hiện khi sự không phù hợp đã được phát hiện để khắc phục nguyên nhân của sự cố.
Hành động phòng ngừa (Preventive Action) là một hoạt động có chủ ý nhằm đảm bảo hiệu suất của công việc dự án trong tương lai phù hợp với kế hoạch quản lý dự án.
Đây là những hành động được thực hiện khi dự án có xu hướng ra khỏi phạm vi, tiến độ, chi phí hoặc kế hoạch chất lượng để đảm bảo hiệu suất dự án được căn chỉnh theo đường cơ sở.
Hành động phòng ngừa là hành động chủ động.
Đây là những hành động được thực hiện để ngăn chặn các vấn đề, sự cố xảy ra trong tương lai.
Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa, cái nào được ưa tiên đối với PMI?
PMI luôn ưu tiên các giám đốc dự án chủ động trong vai trò của mình, các hành động phòng ngừa luôn được ưu tiên. Giám đốc dự án nên làm việc chăm chỉ để dự đoán và xác định bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra thông qua các biện pháp chủ động và phản hồi kịp thời để ngăn chặn điều đó xảy ra.
Các hành động phòng ngừa sẽ đảm bảo dự án tiến hành thuận lợi và theo sát các đường cơ sở.
Mặt khác, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa là các hoạt động được thực hiện (thường là cho các quy trình dự án) để đảm bảo hiệu suất dự án phù hợp với đường cơ sở và không có mối quan hệ trực tiếp với chất lượng của sản phẩm cuối cùng.
Sửa chữa lỗi (Defect Repair) là một hoạt động có chủ ý để sửa đổi một sản phẩm hoặc thành phần sản phẩm không phù hợp.
Sửa chữa lỗi là các hành động được thực hiện khi giao phẩm (deliverables) không đáp ứng các yêu cầu chất lượng đã thỏa thuận và giao phẩm vẫn có thể khắc phục được. Nếu không thì một bản làm lại (rework) toàn diện sẽ cần thiết để tạo ra giao phẩm. Cả sửa chữa lỗi và làm lại đều cần chi phí cao cho chất lượng cao cho dự án và ít được ưu tiên nhất. Phòng ngừa tốn ít chi phí chất lượng nhất.
Ví dụ:
Giả sử bạn là giám đốc dự án xây dựng nhà máy sản xuất sữa ở Đồng Nai. Giữa chừng trong dự án xây dựng nhà máy sản xuất, bạn đã nhận thấy rằng thời gian để xây dựng tòa nhà có thể dài hơn dự kiến do thời tiết bất lợi có thể xảy ra thường xuyên trong năm nay. Bạn cố gắng nén thêm thời gian (schedule compression) bằng cách yêu cầu lắp đặt máy móc trước khi tất cả các tầng được xây dựng. Bằng cách làm như vậy, bạn đã đảm bảo dự án được hoàn thành trong lịch trình ban đầu. Hành động đã được thực hiện là Hành động phòng ngừa (Preventive Action).
Trong quá trình lắp đặt và thử nghiệm máy móc sản xuất, bạn thấy rằng các sản phẩm được tạo ra từ 1 dây chuyền máy móc không đáp ứng các yêu cầu được ghi trong kế hoạch quản lý dự án. Nhóm dự án nghiên cứu mất một thời gian đáng kể để giải quyết vấn đề dẫn đến việc bàn giao máy trễ và có thể khiến toàn bộ dự án chậm tiến độ. Bạn cố gắng nén tiến độ bằng cách yêu cầu một nhóm khác làm việc đồng thời trên công trường cho hai máy còn lại để kéo lại tiến độ cho đúng tiến độ ban đầu. Các hành động được thực hiện là Hành động khắc phục (Corrective Actions).
Tiếp tục với dự án nhà máy sản xuất sữa này, bạn đã giao nhà máy cho khách hàng nhưng nhận thấy một máy không sản xuất được sản phẩm theo yêu cầu trong hợp đồng. Lỗi tìm ra được là một số cấu phần sai đã được sử dụng. Bạn cần sửa chữa các khuyết tật bằng cách tháo dỡ một phần của nhà máy và lắp đặt lại máy. Hành động này là Sửa chữa lỗi (Defect Repairs).
Tóm lại
* Yêu cầu thay đổi là một đề xuất chính thức để sửa đổi một tài liệu, giao phẩm hoặc đường cơ sở. Yêu cầu thay đổi có thể bao gồm thay đổi phạm vi, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa và sửa chữa lỗi.
* Các hành động khắc phục có bản chất phản ứng và nhằm mục đích đưa dự án trở lại phù hợp với các đường cơ sở.
* Các hành động phòng ngừa có bản chất chủ động để đảm bảo dự án không bị lệch khỏi đường cơ sở.
* Sửa chữa lỗi được sử dụng để sửa chữa các sản phẩm hoặc giao phẩm không đáp ứng các yêu cầu chất lượng.
:
Tài sản quy trình tổ chức / Organizational Process Assets (OPA)
Corrective Action – Hành động khắc phục
Preventive Action – Hành động phòng ngừa
Quy trình chi tiết 7 bước để thực hiện thay đổi trong bài thi PMP
