Theo dõi tiến độ dự án Agile với biểu đồ Burn-down và Burn-up

Biểu đồ là cách minh họa dữ liệu trực quan, giúp bạn thống kê, theo dõi tiến độ, khối lượng công việc một cách dễ hiểu, dễ so sánh. Trong Agile có 2 dạng biểu đồ mà chúng ta không thể không nhắc đến khi triển khai dự án chính là Burn-down chart và Burn-up chart. Vậy khi nào sử dụng Burn-down chart và khi nào sử dụng Burn-up chart? Câu trả lời còn phụ thuộc vào những gì bạn đang cố gắng đạt được. Hãy cùng Masterskills nghiên cứu kỹ hơn về 2 dạng biểu đồ này để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất thông qua bài viết bên dưới đây.

Burn-down chart và Burn-up chart là hai loại biểu đồ mà người quản lý dự án sử dụng để theo dõi và truyền đạt tiến độ dự án của họ. Burn-down chart cho biết lượng công việc còn lại phải thực hiện trong dự án, còn burn-up chart cho biết bao nhiêu công việc đã được hoàn thành và tổng khối lượng công việc. Các biểu đồ này đặc biệt được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án phần mềm theo Agile và Scrum. Cụ thể hơn:

• Khi một nhóm đã chỉ định giá trị story point cho tất cả user stories trong sprint backlog, họ có thể sử dụng burndown chart để quản lý tiến độ của sprint đang triển khai. Burndown chart là một biểu đồ đường đơn giản cho biết có bao nhiêu story points được hoàn thành mỗi ngày trong suốt Sprint. Burndown chart cho mọi người biết rõ ràng về lượng công việc còn lại phải hoàn thành bất cứ lúc nào. Bằng cách sử dụng burn-down chart, mọi người trong nhóm có thể biết được mình cách mục tiêu Sprint bao xa.

• Một cách khác để theo dõi tiến độ của Sprint là sử dụng burn-up chart. Thay vì trừ con số story points bạn đã hoàn thành, hãy ghi lại tổng số points tích lũy trong suốt Sprint và hiển thị tổng phạm vi công việc trên một đường riêng biệt. Khi stories được thêm vào hoặc xóa khỏi phạm vi công việc, chúng ta có thể thấy rõ bằng cách nhìn vào đường phạm vi. Khi stories được đưa vào cột “Done” trên task board, nhóm cũng dễ dàng nhận thấy điều đó bằng cách xem tổng số points đã được tích lũy (burned up) trong Sprint. Vì phạm vi được theo dõi trên một đường khác với số điểm đã hoàn thành, nên sẽ rõ ràng hơn khi phạm vi thay đổi.

Hai dạng biểu đồ này có thể dễ dàng tạo thủ công bằng bút và giấy, hoặc chúng có thể được tạo bằng cách nhập dữ liệu vào chương trình như excel, hay các công cụ quản lý dự án như Jira,…

• burn-up chart
  • Burn-up chart là một công cụ hiệu quả để thông báo cho các bên liên quan của dự án và khách hàng về các tính năng bổ sung mà họ đang yêu cầu sẽ ảnh hưởng đến deadline dự án như thế nào, đồng thời để họ biết rằng tiến độ đang được thực hiện tốt hay không. Trong một dự án, khi mà khách hàng thêm rất nhiều công việc vào giữa dự án, Burn-down chart sẽ không phản ánh chính xác kết quả đầu ra của nhóm dự án và có thể dẫn đến các câu hỏi về hiệu suất từ ​​khách hàng. Để giải quyết vấn đề đó thì Burn-up chart có thể nhanh chóng khiến khách hàng đánh giá lại xem họ có thực sự cần tính năng bổ sung đó hay không.
• • Sự phổ biến của burn-down chart bắt nguồn từ sự đơn giản của chúng. Đó là một khái niệm đơn giản để thấy rằng số lượng công việc cần làm sẽ là 0 vào một ngày xác định. Burn-down chart là công cụ hỗ trợ hữu ích để giải thích và chứng minh tiến độ của một dự án cho bất kỳ ai, bất kể chúng có phù hợp với mức độ kinh nghiệm của bạn trong quản lý dự án hay không. Do đó, việc tạo một burn-down chart để sử dụng trong các buổi báo cáo nhằm thể hiện cho khách hàng và quản lý về tiến độ dự án thường là một ý tưởng hay.
  • Một số nhà quản lý cũng coi burn-down chart có giá trị tạo động lực. Nhìn thấy dòng công việc cần hoàn thành ngày càng tiến gần đến 0 sẽ khuyến khích và thúc đẩy những người tham gia dự án, đồng thời chứng minh rõ ràng rằng tiến độ đang được thực hiện tốt.

Yếu tố quyết định chính trong việc sử dụng burn-up chart hay burndown chart tùy thuộc vào nhu cầu thông tin của dự án.

• • Burn-down chart rất đơn giản. Một đường duy nhất đang chạy về số 0 khi dự án hoàn thành. Bất kỳ ai cũng có thể hiểu biểu đồ này và không cần giải thích gì nhiều. Tuy nhiên có thể thiếu thông tin quan trọng, ví dụ như ảnh hưởng của việc thay đổi phạm vi công việc.
  • Thay đổi phạm vi là khi công việc được thêm vào hoặc loại bỏ khỏi một dự án. Tất cả chúng ta đều quen thuộc với việc thay đổi phạm vi, khách hàng đột nhiên yêu cầu các tính năng bổ sung hoặc công việc bị xóa khỏi dự án để đáp ứng deadline. Burn-down chart không hiển thị thông tin này rõ ràng như Burn-up chart.
  • Burn-up chart theo dõi công việc đã hoàn thành và tổng công việc bằng hai đường riêng biệt, không giống như burn-down chart kết hợp chúng thành một đường duy nhất. Đường công việc tổng thể truyền đạt thông tin quan trọng – là dự án chưa xong vì công việc hoàn thành chậm, hoặc quá nhiều công việc mới đang được thêm vào. Thông tin này có thể rất quan trọng trong việc chẩn đoán và khắc phục các vấn đề của một dự án.

• • Nếu nhóm đang trình bày tiến độ dự án cho cùng một đối tượng một cách thường xuyên, chẳng hạn như các cuộc họp về tiến độ với khách hàng hàng tuần, có thể sử dụng burn-up chart. Nó sẽ giúp khách hàng dễ dàng thấy rằng nhóm đang đạt được tiến bộ, ngay cả khi họ đang thêm nhiều công việc hơn.

• • Scope creep là kẻ thù của mọi dự án phần mềm. Khi đối mặt với việc scope creep, burn-up chart rõ ràng làm cho khách hàng có thể nhìn thấy vấn đề về phạm vi. Điều này thậm chí có thể giúp nhóm thuyết phục họ ngừng yêu cầu thay đổi và cho phép dự án hoàn thành.

• Các dự án có phạm vi cố định
  • Có những trường hợp hạn chế nhất định trong đó một dự án có thể có một phạm vi cố định được xác định rõ ràng. Nếu một dự án được đảm bảo có phạm vi cố định, thì burn-up chart truyền đạt không nhiều thông tin bằng burn-down chart, vì vậy sự đơn giản của burn-down chart được ưu tiên hơn.

• Burn-down chart chỉ hiển thị story points đã hoàn thành, chúng không chỉ ra bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi công việc được đo bằng tổng điểm trong backlog. Do đó, rất khó để biết liệu những thay đổi trên burn-down chart có thể là do backlog items đã hoàn thành hay đơn giản là làm tăng (hoặc ít có khả năng hơn) làm giảm story points của user story nào đó.
• Một nhóm có thể có một burn-down chart cho thấy tiến trình liên tục, nhưng nó không cho biết liệu nhóm có đang thực hiện những điều chính xác hay không. Vì lý do này, burn-down chart và burn-up chart chỉ có thể cung cấp dấu hiệu về xu hướng thay vì đưa ra dấu hiệu rõ ràng về việc một nhóm đang phân phối product backlog phù hợp hay không.

Burn-down chart và burn-up chart là 2 dạng biểu đồ giá trị luôn được sử dụng trong quá trình làm việc, giúp theo dõi tiến độ, cải thiện công việc và tăng năng suất của các nhóm Agile. Vì vậy, việc đưa 2 dạng biểu đồ này vào quá trình hoạt động là vô cùng cần thiết, giúp tăng khả năng hoàn thành công việc một cách trơn tru nhất, từ đó rút ngắn thời gian đến mục tiêu đề ra nhất.

Kiến thức tổng hợp bởi Masterskills (PMP, PMI-ACP, PMI-ATP Instructor, PSM II) 

References: Head First Agile, linkedin.com, agilealliance.org

Product Backlog là gì? Có quan hệ như thế nào với WBS

Bản tuyên ngôn Agile – lịch sử hình thành Agile

12 nguyên tắc của Agile

Trong dự án Agile, công việc ước tính có thật sự cần thiết?