Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là gì?
Trước hết hệ thông tin chính là một tập hợp nhiều thành phần cùng nhau hoạt động hướng tới mục đích xử lý, lưu trữ dữ liệu. Vai trò của tổ hợp này đó chính là hướng tới việc cùng nhau hỗ trợ công việc điều hành trong một doanh nghiệp, một tổ chức,… Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có thể hỗ trợ việc giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, phân tích dữ liệu, ra quyết định. Hiện nay, nhiều công ty đã sử dụng các hệ thống thông tin hiện đại như một công cụ hữu hiệu giúp cải thiện hoạt động kinh doanh. Từ đó đưa ra các quyết định phát triển mang tính chiến lược và tăng lợi thế cạnh tranh.
Một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thường bao gồm: phần mềm, phần cứng và mạng viễn thông. Ví dụ, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng các phần mềm quản lý khách hàng (CRM) để có thể hiểu rõ hơn về những đối tượng khách hàng mục tiêu và tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng và tiếp cận dễ dàng hơn với khách hàng tiềm năng.
Lợi ích của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Trở thành trung gian nằm giữa doanh nghiệp với môi trường và xã hội
Có thể thấy hệ thống thông tin của doanh nghiệp đóng vai trò trung gian giữa các nhãn hàng, doanh nghiệp với thị trường. Nhờ có hệ thống thông tin mà quá trình cung cấp, thu thập, xử lý thông tin trở nên vô cùng thuận tiện. Đặc biệt hệ thống thông tin này còn có thể xử lý hiệu quả cả hoạt động bên ngoài với bên trong doanh nghiệp.
Đối với hoạt động ngoài doanh nghiệp
Với hệ thống thông tin sẵn có doanh nghiệp có thể thu thập nhanh chóng nhiều thông tin, dữ liệu từ bên ngoài. Đó là thông tin về đối thủ, biến động thị trường… Sau khi chúng được thu thập có thể phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Bên cạnh đó nhờ hệ thống này mà những thông tin liên quan tới doanh nghiệp cũng có thể được phổ biến rộng rãi tới thị trường cũng như khách hàng. Nội dung thông tin xoay quanh: thị hiếu người tiêu dùng, nhu cầu sử dụng hàng hoá, thông tin về giá cả, sức lao động, chính sách mới của Chính phủ.
Đối với hoạt động nội bộ
Hệ thống thông tin sẽ trở thành một cầu nối hữu ích giúp cho việc liên kết giữa các phòng bạn được thắt chặt. Tổ chức nội bộ doanh nghiệp sẽ nhờ đó mà trở nên hệ thống và có tổ chức hơn. Đặc biệt hệ thống có thể nhanh chóng cung cấp thông tin cho rất nhiều đơn vị khi cần với những mục đích khác nhau.
Ví dụ như những thông tin liên quan tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về hiệu quả quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ; thông tin xuất nhập khẩu hàng hóa,…
Các loại thông tin thường dùng trong hệ thống thông tin doanh nghiệp
Thông thường hệ thống thông tin sẽ quản lý những dữ liệu thu thập được. Sau đó, thông tin ấy được tiến hành xử lý để doanh nghiệp có thể sử dụng chúng trong tương lai.
Có tới 3 loại thông tin có thể kể tới: thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
- Thông tin chiến lược: Có thể đây chính là loại thông tin được sử dụng trong những chính sách dài hạn trong tổ chức. Loại thông tin này chủ yếu sẽ phù hợp với các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. Đặc điểm của những thông tin này chính mang tính khái quát và tổng hợp cao. Thông tin chiến lược thường được sử dụng trong những trường hợp đặc biệt.
- Thông tin chiến thuật: Đây chính là những thông tin thường được sử dụng trong các chính sách ngắn hạn. Những thông tin này thường hướng tới phục vụ các nhà quản lý, trưởng phòng. Với loại thông tin chiến thuật bên cạnh việc cần phải mang tính tổng hợp còn phải có sự chi tiết tỉ mí dưới dạng thống kê, chúng thường được cung cấp định kỳ theo từng tháng hoặc từng quý.
- Thông tin điều hành (hay còn gọi là thông tin tác nghiệp): Thông tin loại này thường được sử dụng nhiều trong công tác điều hành tổ chức. Chúng hướng tới việc phục vụ cho hoạt động giám sát quá trình vận hành doanh nghiệp. Chúng cần phải được diễn đạt một cách chi tiết và được cung cấp một cách thường xuyên.
Một hệ thống quản lý thông tin trong doanh nghiệp thường gồm 4 hệ thống cao: hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định.
- Hệ thống ghi chép nội bộ: Hệ thống này sẽ đảm bảo có thể cung cấp tới doanh nghiệp những dữ liệu đã thay đổi trong hoạt động nội bộ doanh nghiệp một cách nhanh chóng thông qua những phần mềm được cài đặt sẵn trên máy tính.
- Hệ thống tình báo: Hệ thống này sẽ giúp những thông tin liên quan tới thị trường, đối thủ, đối tác,… sẽ luôn được cập nhật nhanh chóng hàng ngày.
- Hệ thống hỗ trợ quyết định: Hệ thống này sẽ bao gồm các phương pháp thống kê. Cùng với đó là các mô hình quyết định để từ đó có thể góp phần hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn và chuẩn xác hơn.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thường là một tập hợp nhiều kênh thông tin gắn kết lại với nhau tạo thành cấu trúc chung để doanh nghiệp dễ dàng quản lý. Hệ thống sẽ phân ra thành hai luồng thông tin khác nhau: Thông tin theo chiều dọc và thông tin theo chiều ngang.
#1. Dòng thông tin theo chiều dọc
Dòng thông tin này sẽ bao gồm tập hợp những thông tin từ trên xuống và từ dưới lên
- Thông tin từ trên xuống: Có thể coi đây chính là thông tin từ các nhà quản lý cao cấp trong doanh nghiệp đi tới các nhà quản lý thấp hơn rồi sau đó là tới nhân viên. Nhờ dòng thông tin này mà nhiều những quyết định, chỉ dẫn hay chuẩn mực đánh giá nhân viên sẽ được truyền tải rộng rãi tới toàn bộ nhân sự trong công ty.
- Thông tin từ dưới lên: Luồng thông tin này sẽ giúp nhà quản lý, cấp lãnh đạo có thể tiếp nhận được những thông cần thiết về tình hình hoạt động trong doanh nghiệp. Qua đó những vấn đề phát sinh trong việc tiến hành công việc sẽ được báo cáo đầy đủ. Nhân viên cấp dưới có thể qua đó mà kiến nghị và yêu cầu sự giúp đỡ từ phía lãnh đạo.
#2. Dòng Thông tin theo chiều ngang
Luồng thông tin sẽ xuất hiện trong quá trình giao tiếp giữa nhiều thành viên trong nhóm, giữa những người lãnh đạo hoặc những cá nhân cùng đảm đương chức vụ giống nhau trong doanh nghiệp.
Việc giao tiếp theo chiều ngang thường diễn ra nhiều hơn theo chiều dọc bởi tính thoải mái, không gò bó trong nhiều hoạt động và dễ tìm thấy tiếng nói chung. Nội dung của thông tin truyền tải theo chiều ngang mang tính phối hợp. Còn theo chiều dọc đa số thường mang tính mệnh lệnh.
Tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thường có tới 3 tác động chính với doanh nghiệp:
- Hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp: Với một hệ thống tin trong doanh nghiệp hoạt động hiệu quả doanh nghiệp có thể cắt giảm được giá thành sử dựng trong doanh nghiệp. Tính cạnh tranh trên thị trường được nâng cao. Ngoài ra hệ thống thông tin cũng giúp rút ngắn khoảng cách giữa khách hàng với doanh nghiệp cũng như các nhà cung cấp.
- Hỗ trợ trong việc ra quyết định của doanh nghiệp: Một hệ thống thông tin hoạt động tốt sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp sẽ luôn nắm được bức tranh toàn cảnh, chi tiết về tình hình sản xuất cũng như kinh doanh tài chính của doanh nghiệp. Dựa vào đó mà có thể đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn trong tương lai.
- Hỗ trợ trong nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh: Với hệ thống thông tin doanh nghiệp có thể lưu trữ một khối lượng lớn những thông tin cần thiết liên quan tới khách hàng, nhà cung cấp cũng như thông tin liên quan tới sản phẩm, giá bán, nhãn mác hay các loại chi phí. Những dữ liệu này sẽ thuận tiện trong việc tiến hành nghiệp vụ trong các hoạt động kinh doanh. đảm bảo chugns diễn ra trơn tru và tiết kiệm thời gian tiến hành.
