Quản lý thông tin doanh nghiệp là gì? Ưu nhược điểm của quản lý thông tin doanh nghiệp

Mỗi một doanh nghiệp đều có một hệ thống thông tin riêng biệt và thông thường lượng thông tin đều rất lớn. Các doanh nghiệp không thể giới hạn về lượng thông tin mà mình có được. Để sử dụng hiểu quả cũng như bảo đảm an toàn cho thông tin của doanh  nghiệp thì quản lý thông tin doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp các nội dung liên quan đến quản lý thông tin doanh nghiệp.

1. Quản lý thông tin doanh nghiệp (EIM) là gì?

Quản lý thông tin doanh nghiệp (EIM) được định nghĩa là việc tối ưu hóa, lưu trữ và xử lý dữ liệu trong doanh nghiệp thông qua sức mạnh tổng hợp của trí tuệ kinh doanh hoặc phân tích và quản lý nội dung. Nói cách khác, phần mềm EIM cho phép các tổ chức quản lý dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc trong các hoạt động kinh doanh, trích xuất thông tin chi tiết có giá trị về doanh nghiệp và bảo mật thông tin đó trong khi đáp ứng các yêu cầu tuân thủ, tất cả trên một nền tảng duy nhất – ở cấp doanh nghiệp.

Mục tiêu của các giải pháp quản lý thông tin là nâng cao hiệu quả, thúc đẩy tính minh bạch và cho phép hiểu rõ hơn về doanh nghiệp bằng cách tận dụng các giải pháp và công nghệ phần mềm được thiết kế để giúp các tổ chức chiết xuất giá trị từ thông tin của họ.

2. Tại sao doanh nghiệp cần công cụ quản lý thông tin doanh nghiệp:

Với sự gia tăng dữ liệu phi cấu trúc, các quy định mới và các động lực tăng trưởng tổ chức như dịch vụ khách hàng và cải tiến quy trình, hầu hết các tổ chức đang chịu áp lực đảm bảo an toàn dữ liệu hoàn toàn cùng với việc cải thiện hiệu quả và giảm chi phí.

Các giải pháp EIM cung cấp cơ sở hạ tầng hiệu quả về chi phí, yêu cầu hỗ trợ CNTT tối thiểu, có các nâng cấp tự động và liền mạch, đồng thời cung cấp khả năng truy cập vào dữ liệu dựa trên đám mây trong toàn tổ chức.

Một nền tảng: Sử dụng một nền tảng duy nhất để xây dựng các ứng dụng nội dung bổ sung cho các hệ thống kinh doanh cốt lõi khác

Cấu hình mã thấp: Giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và loại bỏ các bộ phận phù hợp bằng cách tạo ra các giải pháp hỗ trợ nội dung với nền tảng phát triển ứng dụng mã thấp nhanh chóng

Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Có thể triển khai trên đám mây và thiết bị di động và tích hợp liền mạch với các ứng dụng hiện có để truy cập bất kỳ lúc nào từ bất kỳ vị trí nào

3. Các lợi ích của khả năng EIM là gì?

Ý tưởng đằng sau quản lý thông tin dựa trên nguyên tắc biến dữ liệu thành thông tin và chuyển đổi thành hành động và giá trị. Đây là một thách thức đang diễn ra vì rất ít tổ chức có thể trích xuất toàn bộ giá trị dữ liệu của họ. Để mở khóa sức mạnh của thông tin, các tổ chức cần có công nghệ mới. Đây là lúc giải pháp EIM lấp đầy khoảng trống.

Các tổ chức lớn thường có các ứng dụng riêng biệt để giải quyết từng phân khúc – phân tích, quản lý nội dung và quy trình kinh doanh – nhưng phần mềm EIM có thể kết hợp tất cả chúng trong một nền tảng tích hợp, loại bỏ các silo một cách hiệu quả. Phần mềm EIM bao gồm các công cụ và khả năng để nắm bắt, tích hợp và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, cho phép các tổ chức tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và hiểu biết phân tích để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.

Tóm lại, các giải pháp EIM giúp các doanh nghiệp:

– Cải thiện cách quản lý thông tin trong các hoạt động kinh doanh

– Tận dụng thông tin chi tiết về dữ liệu để tăng khả năng hiển thị vào các quy trình và hoạt động kinh doanh

– Tự động hóa các quy trình kinh doanh để cải thiện hiệu quả và năng suất cũng như thúc đẩy sự tương tác

– Bật khả năng truy cập vào dữ liệu thời gian thực để cải thiện trải nghiệm khách hàng

– Đảm bảo bảo mật dữ liệu và tuân thủ pháp luật

4. Ưu điểm của quản lý thông tin doanh nghiệp:

Tối ưu hóa việc sử dụng thông tin là chìa khóa để hỗ trợ quá trình ra quyết định và hoạt động hàng ngày đòi hỏi sự sẵn có của kiến ​​thức. Nhu cầu ngày càng tăng về dữ liệu thời gian thực dự kiến ​​sẽ có tác động lớn trong môi trường kinh doanh hiện tại và tương lai. Từ việc phát triển các mô hình kinh doanh đến quản lý dữ liệu để tăng tính di động trong lực lượng lao động, phân tích dữ liệu đã trở thành một phần thiết yếu của quản lý thông tin, giúp tiết lộ những hiểu biết sâu sắc có ý nghĩa về các quy trình của công ty và dữ liệu khách hàng.

Có thể tìm thấy thông tin có liên quan khi cần và quản lý nó một cách hiệu quả là điều cần thiết trong bối cảnh thông tin ngày càng bị phân mảnh như hiện nay. Một số công cụ và khả năng thông minh của nền tảng EIM bao gồm:

Quyền truy cập nhanh hơn, đơn giản hơn và được cải thiện vào nội dung quan trọng tự động trích xuất dữ liệu từ các tài liệu gửi đến, thu thập thông tin từ nhiều nguồn và định dạng khác nhau, đồng thời làm cho nó có thể truy cập ngay lập tức trong toàn doanh nghiệp.

Quản lý quy trình kinh doanh: Tối ưu hóa quy trình kinh doanh với quy trình làm việc tự động, sắp xếp hợp lý và đơn giản hóa việc phê duyệt tài liệu, đồng thời cung cấp khả năng hiển thị các quy trình kinh doanh thông qua trang tổng quan và cập nhật trạng thái theo thời gian thực.

Tích hợp: Tích hợp liền mạch với các ứng dụng chính của bạn cho phép nhân viên của bạn truy cập thông tin họ cần từ ứng dụng ưa thích của họ. Bằng cách tích hợp các ứng dụng của mình, bạn có thể đảm bảo dữ liệu trên tất cả các hệ thống của mình là chính xác, nhất quán và cập nhật.

Quản lý hồ sơ và lưu giữ: Giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ tuân thủ bằng cách lưu trữ, bảo vệ và hủy thông tin một cách an toàn theo đúng quy định. Bảo mật dữ liệu quan trọng thông qua các công cụ như mã hóa từ khóa, kiểm soát phiên bản và chữ ký số để đảm bảo nội dung của bạn được bảo vệ trong suốt vòng đời của nó.

Báo cáo và phân tích: Cung cấp sự minh bạch mà bạn cần trong toàn doanh nghiệp với báo cáo và phân tích theo thời gian thực, bao gồm các trang tổng quan tương tác và đường dẫn kiểm tra của tất cả các hoạt động liên quan đến nội dung – và biến nó thành thông tin chi tiết hữu ích.

5. Nhược điểm của quản lý thông tin doanh nghiệp:

Triển khai phần mềm chậm: Trước đây, việc thêm một hệ thống EIM hoàn toàn mới vào công ty của bạn có thể mất một khoảng thời gian đáng kể.

Không có gì lạ khi một số triển khai EIM mất 2-3 năm, tùy thuộc vào phạm vi của phần mềm và chúng tôi thảo luận một số lý do tại sao, dưới đây. Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn có một hệ thống EIM, bạn cần phải bắt đầu lập kế hoạch trước để tránh làm gián đoạn công việc của mình.

Nếu không, điều đó cũng có thể có nghĩa là giải pháp EIM của bạn đã lỗi thời vào thời điểm quá trình triển khai hoàn thành.

Đa dạng về định dạng tệp và tổ chức tệp: Một trong những rào cản lớn nhất đối với việc áp dụng EIM là cách một doanh nghiệp lưu trữ và tổ chức các tệp. Thường có rất nhiều định dạng tệp và các cách khác nhau, các phòng ban khác nhau trong tổ chức sắp xếp tệp của họ. Kết hợp điều này với dữ liệu bị mắc kẹt trong các hệ thống cũ và điều này gây ra một rào cản đáng kể cho việc áp dụng giải pháp EIM.

Ngoài ra, nhiều tổ chức lớn đã có các phòng ban và đơn vị chức năng hoạt động trong các hầm chứa. Nhận thức được thực tế này, nhiều doanh nghiệp lớn đang chuyển dần khỏi cách tiếp cận ngu ngốc và xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ hơn giữa các bộ phận.

Trước đây, vượt qua những rào cản này là một thách thức và trong hầu hết các trường hợp, đó không phải là cách tiếp cận phù hợp với tất cả. Thay vào đó, các công ty nên sẵn sàng áp dụng các phương pháp hay nhất cho cách tiếp cận của họ.

Giá cả: Như với hầu hết các giải pháp phần mềm mới, một trong những hạn chế tiềm ẩn đối với việc triển khai giải pháp Quản lý Thông tin Doanh nghiệp là và vẫn có thể là chi phí.

Phần mềm EIM thường yêu cầu một số cấp độ đào tạo của nhà cung cấp trước khi bạn có thể bắt đầu. Các bản cập nhật cho nền tảng cũng có thể yêu cầu đào tạo thêm.

Trước đây, việc đào tạo về một hệ thống EIM mới có thể phức tạp và tốn thời gian, dẫn đến chi phí cao hơn. Giao tiếp kém trong một doanh nghiệp cũng có thể dẫn đến việc triển khai hệ thống không hiệu quả với việc mọi người không “mua” hệ thống mới và do đó làm cho hệ thống không hiệu quả về chi phí.

Như với hầu hết các triển khai hệ thống mới, chi phí đã và vẫn là một trong những cân nhắc lớn nhất đối với các doanh nghiệp và về mặt lịch sử, hệ thống EIM rất tốn kém để cài đặt và bảo trì.

Sự phức tạp: Tất nhiên, một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm EIM theo truyền thống là một nhược điểm lớn: tính phức tạp. Vì phần mềm EIM có nhiều khả năng nên người dùng có thể khó tập trung vào các tác vụ đơn lẻ. Đào tạo có thể giảm bớt sự nhầm lẫn, mặc dù đối với một số công ty, tất cả các ứng dụng được cung cấp bởi hệ thống EIM có thể gây khó khăn.

Sự phức tạp của các hệ thống EIM trong quá khứ có thể có nghĩa là việc triển khai chúng kém thành công hơn mong đợi, dẫn đến phản hồi tiêu cực và là một rào cản nữa đối với các doanh nghiệp đang cân nhắc chuyển sang EIM. Các giải pháp mới dựa trên đám mây, đào tạo tốt hơn và thiết kế đơn giản hóa có nghĩa là ngày nay, sự phức tạp được coi là một mặt tích cực chứ không phải là một nhược điểm.