Cấu trúc tổ chức được chia thành nhiều loại, trong đó có 03 loại cơ bản: Cấu trúc tổ chức theo Chức năng, Cấu trúc tổ chức theo Dự án và Cấu trúc tổ chức theo Ma trận. Kiến thức về các loại cấu trúc tổ chức rất quan trọng đối với sự thành công của dự án vì phương thức quản lý dự án sẽ phụ thuộc vào loại cấu trúc tổ chức mà Giám đốc dự án đang làm việc.
bài viết: Ảnh hưởng của cấu trúc tổ chức đối với các dự án để biết thêm chi tiết.
Cấu trúc tổ chức theo Chức năng – Functional Organization
Cấu trúc tổ chức theo Chức năng chia tổ chức thành các bộ phận theo từng lĩnh vực chuyên môn hóa. Các dự án thường xảy ra trong nội bộ một phòng ban duy nhất. Nếu thông tin hay công việc dự án cần một phòng ban khác hỗ trợ, nhân viên sẽ gửi yêu cầu đến Trưởng phòng của mình để người này truyền đạt đến Trưởng phòng phòng ban đó. Các thành viên trong nhóm dự án vừa phải hoàn thành công việc dự án vừa phải hoàn thành công việc của phòng ban mình trực thuộc bình thường.
Các phòng ban chức năng có thể bao gồm: Nhân sự, Công nghệ thông tin, Bán hàng, Tiếp thị, Quản trị, Kế toán, Sản xuất,…
Một thành viên thuộc phòng ban chức năng dưới sự quản lý của Giám đốc Chức năng sẽ nắm vai trò “Quản lý dự án”.
Giám đốc Chức năng sẽ kiểm soát và ủy quyền nguồn lực thực hiện công việc.
Vai trò “Quản lý dự án” trong cấu trúc này có thể xem như “Điều phối viên dự án” hoặc “Người xúc tiến dự án” thay vì là “Giám đốc dự án”.
Quyền lực của “Giám đốc dự án” rất hạn chế.
Cấu trúc tổ chức theo Dự án – Projectized Organization
Trong Cấu trúc tổ chức theo Dự án, toàn bộ công ty được tổ chức theo dự án và Giám đốc dự án có quyền kiểm soát dự án. Nhân sự được giao việc và báo cáo cho Giám đốc dự án. Thành viên trong nhóm chỉ phải hoàn thành công việc dự án và khi dự án kết thúc, họ cần được giao cho công việc của một dự án khác hoặc nhận một công việc với một Giám đốc dự án khác.
Giám đốc dự án có nhiều quyền lực hơn và kiểm soát được nguồn lực.
Giám đốc dự án chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và Quản lý cấp cao.
Các thành viên trong nhóm thường làm việc trong cùng một văn phòng/địa điểm ảo để tối đa hóa hiệu quả giao tiếp.
Trong tổ chức có thể có một vài đơn vị chức năng, nhưng những đơn vị này chỉ có chức năng hỗ trợ chứ không có thẩm quyền cao hơn Giám đốc dự án.
Cấu trúc tổ chức theo Ma trận – Matrix organizations
Cấu trúc tổ chức theo Ma trận là một hình thức để tối đa hóa điểm mạnh của cấu trúc theo Chức năng và cấu trúc theo Dự án. Các thành viên trong nhóm phải báo cáo công việc cho cả hai Giám đốc là Giám đốc dự án và Giám đốc chức năng. Các thành viên trong nhóm dự án vừa phải hoàn thành công việc dự án vừa phải hoàn thành công việc của phòng ban mình trực thuộc bình thường.
Cấu trúc tổ chức theo Ma trận được chia thành Ma trận Yếu, Ma trận Cân bằng và Ma trận Mạnh dựa trên việc so sánh tương đối quyền hạn của người Giám đốc dự án và Giám đốc chức năng.
Nếu Giám đốc dự án nắm vai trò như “Điều phối viên dự án” hoặc “Người xúc tiến dự án”, đây là Ma trận Yếu.
Nếu Giám đốc dự án được trao nhiều quyền lực hơn về nhân lực và tài lực, đây là Ma trận Mạnh.
Bảng tóm tắt phân biệt các loại cấu trúc tổ chức:
| Chức năng | Ma trận Yếu | Ma trận Cân bằng | Ma trận Mạnh | Dự án |
Vai trò của Giám đốc Dự án | |||||
Thời lượng | Part-time | Part-time | Full-time | Full-time | Full-time |
Nhân viên hỗ trợ | Không | Không hoặc Part-time | Part-time | Full-time | Full-time |
Quyền lực | Không | Thấp | Từ thấp đến trung bình | Từ trung bình đến cao | Từ cao đến có toàn bộ |
Quyền kiểm soát Nguồn lực Dự án | |||||
Nguồn lực sẵn có | Rất thấp | Thấp | Từ thấp đến trung bình | Từ trung bình đến cao | Từ cao đến có toàn bộ |
Ngân sách dự án | Giám đốc Chức năng | Giám đốc Chức năng | Giám đốc Chức năng với Giám đốc Dự án | Giám đốc Dự án | Giám đốc Dự án |
:
Các thuật ngữ dễ nhầm lẫn trong bài thi PMP và Giải thích chuyên sâu
