Qui trình xuất trình và thanh toán bằng hóa đơn điện tử (EIPP) là gì?

Hình minh hoạ (Nguồn: abbreviationfinder)

Qui trình xuất trình và thanh toán bằng hóa đơn điện tử

Khái niệm

Qui trình xuất trình và thanh toán bằng hóa đơn điện tử trong tiếng Anh được gọi là Electronic Invoice Presentment and Payment – EIPP.

Qui trình xuất trình và thanh toán bằng hóa đơn điện tử là qui trình mà các công ty xuất trình hóa đơn và thanh toán cho đối tác thông qua mạng Internet.

Các mô hình EIPP phổ biến

Qui trình EIPP có 3 mô hình phổ biến: xuất phát từ người bán, xuất phát từ người mua và trung gian thanh toán.

Xuất phát từ người bán

Là mô hình mà một người bán và nhiều người mua, theo đó, khi người mua vào website của người bán và đăng nhập vào chương trình thanh toán EIPP, người bán sẽ tạo ra các hóa đơn trên hệ thống và thông báo cho nhiều người mua là các hóa đơn này đã sẵn sàng.

Sau đó những khách hàng sẽ vào kiểm tra và đánh giá các hóa đơn. Các khách hàng có thể tiến hành thanh toán hóa đơn hoặc giải quyết các bất đồng phát sinh.

Theo qui định, tranh chấp có thể được tự động chấp nhận, từ chối hoặc xem xét lại. Một khi thanh toán được tiến hành, thì tổ chức tài chính của người bán sẽ thanh toán.

Mô hình này thường được áp dụng khi hai bên Mua và Bán đã có mối quan hệ thân thiết hoặc đã tiến hành nhiều giao dịch.

Xuất phát từ người mua

Là mô hình có một người mua mà nhiều người bán, rõ ràng trong mô hình này, lợi thế thuộc về người mua. Người Bán sẽ đăng nhập vào hệ thống EIPP của người mua trên website của người mua.

Tham khảo: Nhà thông minh (Smart Home) là gì? Cách hoạt động, ưu điểm và nhược điểm

Người Bán sẽ đưa hóa đơn vào hệ thống EIPP của người mua theo qui định của người mua. Sau đó người Mua sẽ kiểm tra lại và đánh giá hóa đơn trên hệ thống của mình.

Một khi hóa đơn đã được chấp nhận, người mua sẽ thanh toán, lúc này tổ chức tài chính của người mua sẽ tiến hành thanh toán.

Trung gian thanh toán

Là mô hình có nhiều người bán và nhiều người mua, theo đó sẽ có một trung gian đứng ra để thu thập và xử lí các hóa đơn. Bên trung gian không những là nhà cung cấp dịch vụ EIPP, mà còn cung cấp các dịch vụ tài chính khác (ví dụ như bảo hiểm).

Theo mô hình này, bên mua và bán sẽ đăng nhập vào hệ thống EIPP. Người bán tạo và gửi thông báo hóa đơn đến hệ thống. Bên cung cấp sẽ thông báo đến người mua tình trạng sẵn sàng của hóa đơn. Người mua sẽ kiểm tra lại và phân tích hóa đơn.

Bất kì tranh chấp nào xảy ra sẽ được bên thứ ba giải quyết. Một khi người mua ủy quyền thanh toán hóa đơn, thì bên thứ 3 bắt đầu thanh toán. Và việc thanh toán sẽ được xử lí bởi tổ chức tài chính (ngân hàng) của người bán hoặc là người mua.

Lợi ích của xuất hoá đơn điện tử

Lợi ích chung của việc xuất hóa đơn điện tử đó là:

Tham khảo: Ví di động (Mobile Wallet) là gì? Đặc điểm

– Giảm chi phí: Hóa đơn điện tử sẽ giúp loại bớt chi phí giấy tờ, chi phí in ấn. Ngoài ra hóa đơn điện tử còn giúp giảm chi phí để nhập dữ liệu và lưu trữ thông tin.

Theo một nghiên cứu của tập đoàn Hackett thì hóa đơn điện tử đã giúp giảm chi phí xử lí hóa đơn dưới 20% chi phí xuất hóa đơn bằng giấy;

– Giảm thời gian: Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian xuất hóa đơn do tiết kiệm được thời gian nhận, xử lí và nhập dữ liệu. Hóa đơn điện tử sẽ được tự động gửi từ nhà cung cấp tới người mua thông qua mạng Internet;

– Giảm thiểu các lỗi từ khâu nhập dữ liệu: Cũng theo nghiên cứu của Hackett thì chi phí để giải quyết các khác biệt về hóa đơn điện tử dưới 70% chi phí này nếu xuất hóa đơn bằng giấy;

– Cải thiện được mối quan hệ với các các nhà cung cấp do chu trình thanh toán đã được rút ngắn đáng kể;

– Đảm bảo được tính minh bạch và xác thực của hóa đơn gửi đi;

– Dễ dàng tìm kiếm hóa đơn.

Một hóa đơn điện tử phải thỏa mãn đủ ba yếu tố: có thể xác thực được đâu là hóa đơn điện tử gốc; minh bạch về nội dung và có thể đọc được.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Thanh toán điện tử, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica)

Các khóa học về Phát triển bản thân

Các khóa học về Kỹ năng quản lý

Các khóa học về Kỹ năng lãnh đạo

Các khóa học về Dịch vụ khách hàng

Các khóa học về Bán hàng & Tiếp thị

Các khóa học về Sản xuất & Bảo trì

Các khóa học về Mua hàng & Kho hàng

Các khóa học về Hành chính & Nhân sự

Quản lý chất lượng

Các khóa học về Quản trị rủi ro & Tuân thủ

Các khóa học Thiết kế theo nhu cầu

Qui trình xuất trình và thanh toán bằng hóa đơn điện tử

Các mô hình EIPP phổ biến

Lợi ích của xuất hoá đơn điện tử

Bài viết cùng chuyên đề:

Baolong

Các bài viết chuyên đề

Thống kê

Qui trình xuất trình và thanh toán bằng hóa đơn điện tử (EIPP) là gì?

Google Business Profile là gì? Lợi ích khi xây dựng tài khoản Google Business

Những người kể chuyện khí hậu

Qui trình xuất trình và thanh toán bằng hóa đơn điện tử

Các mô hình EIPP phổ biến

Lợi ích của xuất hoá đơn điện tử

Bài viết cùng chuyên đề:

Baolong

Những người kể chuyện khí hậu

Google Business Profile là gì? Lợi ích khi xây dựng tài khoản Google Business

Các bài viết chuyên đề

Thống kê