Reminder email là gì? Tại sao cần sử dụng email nhắc nhở? Để giải đáp tất cả những thắc mắc về chủ đề này, mời bạn cùng Masterskills khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây và bỏ túi các mẫu email reminder chuẩn nhất.
1. Reminder email là gì?
Reminder email được hiểu đơn giản là một kiểu email dùng để nhắc nhở ai đó về một sự kiện nào đó, chẳng hạn như:
- Nhắc nhở về một sự kiện sắp diễn ra (cuộc phỏng vấn, lịch hẹn khám bệnh, v.v.)
- Nhắc nhở về một nhiệm vụ cần phải hoàn thành (thanh toán tiền hóa đơn, phản hồi email, v.v.)
Mục tiêu của reminder email là nhận được phản hồi của người nhận. Do đó, kiểu email này thường được viết ngắn gọn, gần gũi nhằm khuyến khích người nhận theo dõi và cung cấp thông tin cần thiết.
Có thể nói, email nhắc nhở là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp con người ghi nhớ các sự kiện, deadline quan trọng. Trong cuộc sống bề bộn, đôi khi bạn không thể nhớ hết mọi việc mình cần làm, hay có sự kiện quan trọng nào sắp diễn ra hay không, bởi vậy, reminder email được xem là một công cụ hỗ trợ đắc lực.
Ngoài ra, đây cũng là một chiến thuật không thể thiếu trong các hoạt động email marketing.
2. Các loại email nhắc nhở thường gặp
Có những kiểu reminder email nào? Dưới đây là một số loại email nhắc nhở thường gặp trong cuộc sống:
- Email nhắc nhở sự kiện: Email này dùng để nhắc nhở mọi người về một sự kiện sắp diễn ra mà người nhận đã đăng ký tham dự từ trước đó.
- Email nhắc nhở thanh toán (Thanh toán trễ hoặc trễ thời hạn): Chẳng hạn như email nhắc nhở thanh toán tiền dịch vụ, email nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền hàng, v.v.
- Email nhắc nhở deadline: Giữa vô vàn deadline kéo đến dồn dập, việc phân bổ thời gian và ưu tiên xử lý những deadline gần là điều hết sức quan trọng. Email nhắc nhở deadline sẽ giúp bạn biết rằng, deadline nào sắp hết hạn và cần phải hoàn thành ngay.
- Email nhắc nhở cuộc hẹn: Chẳng hạn như email nhắc lịch tái khám bệnh, lịch gặp gỡ với khách hàng.
- Email nhắc nhở gia hạn đăng ký: Chẳng hạn như, email nhắc nhở tham gia một cuộc thi, câu lạc bộ tại trường đại học, v.v.
- Email nhắc nhở bỏ giỏ hàng: Nếu bạn là tín đồ mua sắm thì chắc hẳn không còn qua xa lạ với kiểu email này. Email này dùng để nhắc nhở bạn đang có sản phẩm trong giỏ hàng nhưng chưa thành toán.
- Email nhắc nhở quảng cáo nội dung: Đây là kiểu email dùng cho mục đích marketing nhằm gợi nhắc khách hàng về một sản phẩm/dịch vụ của công ty.
- Email nhắc nhở việc xây dựng liên kết: Kiểu email được sử dụng khi một bên A liên hệ với người chủ website, blog B về việc xây dựng liên kết (link-building).
- Email nhắc nhở phỏng vấn/giao dịch đang chờ xử lý
- Email nhắc nhở ưu đãi đặc biệt
3. Cách viết email reminder
Bạn đã biết viết email nhắc nhở chưa? Nếu chưa thì đừng bỏ qua những gợi ý dưới đây nhé.
3.1. Subject line/Dòng chủ đề
Đây là phần thông tin mà người nhận nhìn thấy đầu tiên và quyết định rất lớn đến việc họ có mở email hay không. Do đó, tiêu đề email cần đảm bảo tính rõ ràng, hấp dẫn.
3.2. Nội dung email
Trong phần này, bạn sẽ cung cấp thông tin chi tiết về nhắc nhở cho người nhận. Chẳng hạn, nếu đây là một email nhắc nhở về một sự kiện sắp diễn ra thì trong phần nội dung email cần đầy đủ thông tin về tên sự kiện, sự kiện diễn ra với mục đích gì, thời gian, địa điểm diễn ra, cùng với các thông tin đặc biệt về sự kiện.
3.3. CTA
CTA hay call to action là một phần quan trọng có nhiệm vụ thúc đẩy người nhận hành động. Chẳng hạn, nếu đó là email nhắc nhở mua sắm thì CTA có nhiệm vụ khuyến khích người nhận thanh toán giỏ hàng của mình.
Một số chiến thuật viết CTA hấp dẫn bạn có thể tham khảo như:
- Sử dụng từ ngữ có ý nghĩa kích thích, thôi thúc
- Sử dụng yếu tố mang tính khẩn cấp, đánh vào tâm lý sợ bỏ lỡ của khách hàng
- Nêu bật lợi ích nhận được
- Đảm bảo tính rõ ràng, chắc chắn
3.4. Lời chào cuối
Lời chào cuối cho phép bạn kết thúc email một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Qua đó, thể hiện sự tôn trọng của bạn đến người nhận.
Tùy vào đối tượng người nhận cụ thể mà bạn có thể linh hoạt trong việc sử dụng giọng văn phù hợp.
Khi viết email nhắc nhở bạn cần lưu ý, giữ email ngắn gọn, rõ ràng, hướng đúng đối tượng và mục tiêu; sử dụng từ ngữ lịch sự và chuyên nghiệp; cá nhân hóa email nhắc nhở để tăng hiệu quả mở email.
4. Tổng hợp reminder email template
Dưới đây là tổng hợp một số mẫu email nhắc nhở mà bạn có thể tham khảo. Masterskills đã tổng hợp các mẫu email reminder bằng tiếng Anh và tiếng Việt để bạn có thể sử dụng một cách linh hoạt nhất có thể. Xem và tải ngay dưới đây!
“Subject line: Just a reminder: ABC event (name event) in 1 day!
Hi Lala,
We’re excited to see you at the ABC (name event) this Saturday. Remember to bring your ID and ticket.
See you soon!
Best,”
Tạm kết
Trên đây là những chia sẻ về chủ đề “Reminder email là gì?” mà Masterskills muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, bài viết đã cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích và bỏ túi mẫu email reminder xịn sò.
Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Masterskills hỗ trợ giải đáp nhé.
