Luôn kết nối
Bạn còn nhớ sự khác biệt cơ bản giữa dự án và hoạt động vận hành?
Dự án có một điểm kết thúc xác định. Vì thế, trong năm bạn sẽ có vài dự án mới (thậm chí thường xuyên hơn). Tranh giành nhân sự để thành lập một nhóm dự án khi bắt đầu dự án mới là một công việc vất vả. Đó là lý do tại sao tôi đề xuất một quy tắc đơn giản: luôn giữ kết nối.
Theo dõi các nhà phân tích kinh doanh mới trong tổ chức của bạn. Bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần một chuyên gia về Business Intelligence hoặc quản lý quan hệ khách hàng.
Sử dụng “quy tắc số hai” cho các nhà phân tích nghiệp vụ
Số một là số tệ nhất trong kinh doanh. Bạn có phụ thuộc vào một khách hàng lớn duy nhất không? Nếu có, doanh nghiệp của bạn rất dễ bị tổn thương. Tương tự như vậy, nếu bạn chỉ có một người tham gia vào phân tích kinh doanh, sẽ có những vấn đề như sự cách biệt kỹ năng và chậm phát triển. Ngược lại, khi bạn có ít nhất hai BA trong dự án, họ sẽ có thể cộng tác và bù vị trí cho nhau trong thời gian vắng mặt.
Mục tiêu là phân bố tối thiểu hai nhà phân tích kinh doanh trong hầu hết các dự án. Ngoại trừ các trường hợp ngoại lệ như các dự án nhỏ có rủi ro thấp, với sự thay đổi tăng dần.
Quản trị đúng chừng mực
Là người quản lý dự án, bạn cần phải thúc đẩy tiến độ dự án về phía trước hàng ngày. Thật không may, một số nhà quản lý dự án trở thành nạn nhân từ áp lực của các công cụ quản lý dự án, bảng tính và biên bản họp. Hãy tỉnh táo để chống lại sự bào mòn khả năng phân tích kinh doanh của bạn với các công việc quản lý.
Hỗ trợ phát triển nghiệp vụ chuyên viên phân tích
Theo đuổi chiến lược phát triển này đòi hỏi phải xem xét lại quan điểm của bạn về lợi ích dự án. Bạn cần có kết quả, dự án hoặc sản phẩm đã nêu (ví dụ: một cây cầu mới, một sản phẩm phần mềm mới). Ngoài ra, dự án của bạn sẽ tác động đến những người trong tổ chức. Một lợi ích khác của việc làm PM là danh tiếng, nếu bạn nổi tiếng là một PM thường xuyên giúp cộng sự phát triển, sẽ dễ dàng hơn cho bạn trong việc thu hút thành viên dự án trong tương lai.
Chiến lược tăng trưởng này phù hợp nhất cho các dự án dài hạn từ sáu tháng trở lên. Có vài cách thức để tạo ra cơ hội phát triển. Bắt đầu với các ý tưởng sau:Đào tạo kỹ thuật: Cho nhà phân tích kinh doanh cơ hội để tìm hiểu một công cụ mới của doanh nghiệp. Bạn không thể tiếp xúc phần mềm doanh nghiệp ở nhà được.
Tiếp xúc và mạng lưới: Tiếp xúc với quản lý cấp cao và những người trong các bộ phận khác nhau của tổ chức. Đặc biệt khi nhà phân tích kinh doanh của bạn là nhân sự mới vào tổ chức.
Còn các chứng nhận và các khóa học chính thức? Thật tốt khi ngân sách dự án có khả năng hỗ trợ các chi phí trên. Khả năng cung cấp chương trình đào tạo, phát triển năng lực chính là một cách tuyệt vời để thu hút và giữ chân tài năng.
Hỗ trợ thu nhập yêu cầu dự án với insight chi tiết của các bên liên quan
Thu thập yêu cầu nghe có vẻ đơn giản. Nó gợi lên một hình ảnh của người nguyên thuỷ săn bắn hái lượm, không cần biết yêu cầu là gì. Tuy nhiên, mọi chuyện tương đối phức tạp hơn. Nếu một nhà phân tích nghiệp vụ hỏi những câu hỏi sai hoặc không hiểu đối tượng, bạn sẽ chỉ thu nhặt được các yêu cầu vô giá trị.
Để giúp các nhà phân tích kinh doanh thành công, tôi khuyên bạn nên tổ chức các cuộc họp trước. Chia sẻ insight của các bên liên quan với nhà phân tích kinh doanh của bạn. Ví dụ: Bên liên quan có phản ứng tốt hơn với các minh họa kỹ thuật không? Những người khác có thích phản ứng với mô hình? Những thông tin chi tiết này sẽ giúp các nhà phân tích kinh doanh của bạn cụ thể hoá các yêu cầu tốt hơn.
Vậy làm sao đây khi bạn không biết nhiều về bất kỳ bên liên quan nào trong dự án của mình? Đó là một tín hiệu cảnh báo rằng bạn cần phải ra khỏi văn phòng của bạn và gặp gỡ mọi người rồi.
Làm feedback
Hãy thay đổi nhận thức rằng feedback mang tính “chỉ trích”. Thực hiện feedback liên tục và thường xuyên rất quan trọng với sự thành công của dự án. Với quỹ thời gian hạn chế, bạn không thể chờ đợi và hy vọng nhân viên chia sẻ mong muốn của bạn. Thay vào đó, bạn cần cung cấp feedback form.
Dưới đây là một số lĩnh vực cần xem xét thực hiện feedback khi làm việc với các nhà phân tích kinh doanh:
Phản hồi tích cực: “Jane feedback lại rằng dự án triển khai tốt. Nhóm của cô ấy đã từng cảm thấy khó kết nối với các dự án mới và sự tham gia của bạn giúp đảo ngược tình thế rất nhiều.”
Phản hồi tích cực: “Cảm ơn bạn đã cung cấp wireframe trước thời hạn. Nó giúp chúng tôi tiến triển rất nhiều. ”
Phản hồi tiêu cực: “Khi bạn bị ốm và không nói với tôi, tôi rất lo lắng cho bạn, còn nhóm dự án thì hụt nhân lực. Bạn có thể sắp xếp lịch làm việc mình kỹ hơn trong thời gian sắp tới không? ”
Bạn có nhận thấy rằng số lượng các ví dụ phản hồi tích cực nhiều hơn những phản hồi tiêu cực? Đây không phải là điều ngẫu nhiên.
Thử nghiệm mô hình “người-chỉ-huy-thứ-hai”
Mỗi Thuyền trưởng Picard cần một Chỉ huy Riker.
Nếu bạn chưa biết về phim Star Trek: Thế hệ tiếp theo, Riker là nhân viên điều hành trên tàu Enterprise. Ông xử lý các nhân viên và thách thức quan điểm của thuyền trưởng. Khi thuyền trưởng đi vắng, Riker nắm quyền chỉ huy. Điều đó có nghĩa là đội trưởng (hoặc người quản lý dự án!) Không phải lo lắng về những điểm mù, vì người-chỉ-huy-thứ-hai sẽ phát hiện ra những vấn đề đó.
Trong dự án, bạn có thể phát triển một nhà phân tích kinh doanh dày dặn bằng cách chỉ định họ làm “người chỉ huy thứ hai”.
Cần cẩn trọng trong quyết định này vì đến cuối cùng, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm chính cho dự án.
Hãy hành động ngay bây giờ để hỗ trợ các nhà phân tích kinh doanh của bạn! Các nhà quản lý dự án và các nhà phân tích kinh doanh là cặp quan hệ đối tác quan trọng trong dự án. Bằng cách trang bị cho các nhà phân tích kinh doanh của bạn để phát triển và phân phối kết quả, bạn sẽ thành công. Hãy dành năm phút và tự hỏi mình câu hỏi này: Một kỹ thuật nào từ bài viết này tôi có thể sử dụng để hỗ trợ các nhà phân tích kinh doanh trong dự án của tôi?
Nguồn:https://www.projectmanagement.com/articles/505240/7-Ways-to-Grow-Your-Business-Analysts-Through-Projects
Người dịch: Kat – Masterskills
những bài viết liên quan khác:
1. Quản lý dự án kết hợp: Sự lựa chọn tự nhiên
2. Mô hình quản lý Waterfall và kết quả đáng kinh ngạc
3. Trí thông minh nhân tạo sẽ thay đổi quản lý dự án như thế nào?
