Xây dựng quy chế công ty phù hợp là một trong những bài toán hóc búa của chủ doanh nghiệp. Nếu ông chủ dễ tính, thiết lập quy chế lỏng lẻo thì nhân viên bắt đầu nhờn mặt, đi muộn về sớm, công việc thì đùn đẩy thậm chí làm qua loa không đến nơi đến chốn..Mặt khác, nếu CEO quá siết chặt kỷ cương thì gây ra làn sóng chống đối, bất mãn; cấp dưới cho rằng môi trường quá gò bó, không phát huy được năng lực và tính sáng tạo.
Vậy quy chế công ty là gì? Làm sao để xây dựng quy chế công ty bài bản, phù hợp với doanh nghiệp mà vẫn có không gian cho nhân viên phát triển? Chi tiết ở ngay trong bài viết dưới đây
1. Quy chế công ty là gì?
Quy chế công ty
Quy chế công ty là một văn bản quy phạm nội bộ, điều chỉnh các vấn đề liên quan tới bộ máy như: chính sách tổ chức hoạt động; công tác nhân sự; phân công công việc, trách nhiệm của các phòng ban và cá nhân…Hiểu một cách đơn giản, quy chế là những yêu cầu hợp lý để điều hướng, cải thiện hành vi của nhân sự theo hướng tích cực. Chứ hoàn toàn không phải là các quy định để o ép, kiểm soát họ một cách vô lý.
Bởi vậy quy chế công ty là một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp việc xây dựng và điều hành doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn!
Vậy xây dựng quy chế công ty như thế nào cho hợp lý?
Quy chế doanh nghiệp cần đảm bảo được 3 yếu tố:
– Tính hợp pháp: phải đảm bảo tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Trong quá trình xây dựng CEO có thể tham khảo một vài bộ luật như Luật Doanh nghiệp, Luật lao động, Luật kinh tế,…
– Tính thực tiễn: quy chế đề ra phải phù hợp với thực trạng hiện tại, bối cảnh kinh doanh cũng như lĩnh vực hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.
– Tính hiệu quả: bất cứ một quy chế nào khi được ban hành đều phải đảm bảo có tác động tích cực tới công tác quản lý, điều hành cũng như các hoạt động của tổ chức. Đồng thời quy chế đề ra phải được thực thi và tuân thủ nghiêm ngặt.
2. Tầm quan trọng của việc xây dựng nội quy quy chế công ty bài bản
2.1 Tạo dựng môi trường làm việc chuyên việc; nhân viên tự giác, trách nhiệm
Một hệ thống nội quy quy chế bài bản cung cấp cho CEO những quy định về giờ giấc rõ ràng, lề lối làm việc nghiêm chỉnh, các chế độ công việc hợp lý.., giúp điều hướng hành vi của mọi cá nhân, loại bỏ những tư tưởng “độc hại” trong tổ chức.
Từ đó, không cần kè kè thúc ép, nhân viên vẫn xử lý công việc tự giác và có trách nhiệm, hình thành một tập thể làm việc nề nếp quy củ, một môi trường làm việc lành mạnh và chuyên nghiệp.
2.2 Các quy định về tiếp nhận, xử lý công việc, đảm bảo dòng chảy công việc không ngắt quãng
Thiết lập các quy định cụ thể về việc tiếp nhận, xử lý công việc; đào tạo nhân viên mới; hay bàn giao, thuyên chuyển công tác.. đồng thời nắm rõ quyền hạn, trách nhiệm để phân bổ công việc hợp lý cho các phòng ban.
Từ đó, gỡ bỏ những “nút thắt” trong khâu vận hành; đảm bảo dòng chảy công việc trơn tru, liền mạch; nâng cao năng suất công việc của toàn doanh nghiệp.
2.3 Có chế độ thưởng, phạt minh bạch giúp tạo động lực thúc đẩy nhân sự
Các quy định cụ thể về lương, cơ chế thưởng phạt phân minh, rõ ràng…vừa đủ sức răn đe; vừa tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh để thúc đẩy nhân sự; đưa họ vào guồng làm việc năng suất, cống hiến hết mình.
Hơn nữa, một doanh nghiệp có quy chế lương thưởng rõ ràng không chỉ giúp tạo động lực cho nhân viên mà còn gây ấn tượng mạnh mẽ với các ứng viên trong quá trình tuyển dụng, dễ dàng thu hút nhân tài đến với doanh nghiệp.
2.4 Giải phóng CEO khỏi sự bận rộn mù quáng, hỗ trợ đắc lực công tác vận hành
Thiếu một quy chế công ty bài bản khiến môi trường làm việc nhộm nhoạm như cái chợ, vấn đề rắc rối phát sinh tràn lan buộc CEO suốt ngày phải chạy theo xử lý, dọn “rác” cho nhân viên. Từ đấy, không có thời gian dành cho các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp gây lãng phí về mặt kinh tế lẫn nguồn lực.
Chỉ khi sở hữu hệ thống quy chế rõ ràng (về giờ giấc, thưởng phạt, các chế độ, lộ trình thăng tiến… ) mới giúp chủ doanh nghiệp quản lý “rảnh tay” hơn, có nhiều thời gian cho các sự vụ quan trọng; thậm chí không cần có mặt mà tổ chức vẫn vận hành trơn tru, hiệu quả.
