Khi đã có bản kế hoạch dự án triển khai KPI chi tiết, công việc tiếp theo của nhóm lãnh đạo là giúp đội ngũ hiểu và tiếp nhận sự thay đổi này. Phải thuyết phục các bên liên quan ủng hộ nhu cầu đáp ứng các KPI mới bằng cách hành động khác đi. Nếu thành công, bạn sẽ có được sự ủng hộ từ nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức và tối đa hóa khả năng thành công của dự án KPI, đồng thời có sự cam kết từ tập hợp đông đảo những nhân viên của tổ chức. Có 6 bước cần lưu ý sau:
Nhiệm vụ 1: Khảo sát một tập hợp những nhân viên tiêu biểu.
Bạn cần thực hiện một cuộc khảo sát để tìm hiểu về nhận thức hiện thời của mọi người về các thước đo mục tiêu đang tồn tại trong tổ chức, những quan ngại hiện thời về dự án mới, và những điểm cần trình bày trong chương trình chỉ dẫn ngắn gọn dành cho nhân viên. Bạn nên tiến hành cuộc khảo sát này trước khi tổ chức chuỗi workshop dành cho nhân viên ở giai đoạn 4 và 5.
Với sự hỗ trợ từ bộ phận nhân sự, hãy thành lập một tập hợp tiêu biểu những nhân viên giàu kinh nghiệm đến từ mọi bộ phận và cấp bậc của tổ chức. Nhóm thử nghiệm này không nên quá 200 người, hoặc 10% tổng số lượng nhân viên, và không ít hơn 30 người. Với những con số này, bạn có thể hoàn thành cuộc khảo sát với tỷ lệ phản hồi chỉ cần đạt 60% mà vẫn có được một kết quả khảo sát có giá trị. Nhóm thử nghiệm quá đông sẽ khiến cho việc xử lý dữ liệu trở nên khó khăn hơn và hiếm khi làm nổi lên được những vấn đề mới.
Nhiệm vụ 2. Sử dụng những ý kiến phản hồi từ cuộc khảo sát nhân viên.
Ý kiến phản hồi từ cuộc khảo sát nhân viên phải được kết hợp vào thiết kế của workshop. Trong bài diễn văn mở màn của người thuyết trình đại diện cho nhóm KPI, cần nói về tất cả những vấn đề mà nhân viên đã nêu ra trong khi khảo sát.
Nhiệm vụ 3. Thể hiện rõ nhu cầu bắt buộc phải thay đối.
Hãy cho thấy các KPI là một phần của gói sáng kiến đã được ban lãnh đạo cấp cao thông qua, để đối phó với những áp lực đè nặng lên tổ chức. Trình bày những áp lực này dưới dạng từ ngữ mà ai cũng có thể hiểu được. Sử dụng những thông tin so sánh nhằm làm nổi bật khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại của tổ chức và những thông lệ tốt nhất (best practice).
Thường thì logic sẽ không giúp ích được gì cho bạn trong việc quảng bá dự án ở bước thứ nhất. Bạn phải quảng bá thông qua các động cơ cảm xúc. Vì vậy, hãy triệt để thức quảng bá dự án này với đội ngũ nhân viên. Bạn phải tập trung vào các động cơ cảm xúc có ý nghĩa đối với họ:
Một tập hợp các thước đo mục tiêu hợp lý sẽ giúp công việc của họ trở nên đáng làm và thú vị hơn (ví dụ, sự công nhận thành tích nhân viên lớn hơn).
Sự tập trung vào các thước đo hợp lý sẽ giúp làm việc hiệu quả hơn (ví dụ, công việc hàng ngày của họ sẽ được kết nối tốt hơn với các mục tiêu chiến lược của tổ chức).
Trong tương lai họ sẽ được trao quyền và tự chủ trong công việc hơn (ví dụ, nhân viên được ra nhiều quyết định hơn).
Các KPI hiệu quả sẽ nâng cao khả năng sinh lời của tổ chức, từ đó mang đến sự an toàn trong công việc và mức lương cao hơn cho nhân viên (ví dụ, thông qua những thỏa thuận về phân phối lợi nhuận).
Nhiệm vụ 4. Sử dụng tuyên bố tầm nhìn của tổ chức để lôi cuốn nhân viên.
Tạo ra sự hứng thú trong đội ngũ nhân viên bằng cách vẽ ra một bức tranh nơi làm việc sẽ trông như thế nào trong 2-3 năm nữa, khi mà các KPI và các sáng kiến khác đã được triển khai xong. Qua thời gian, những nhân viên được trao quyền sẽ bắt đầu tạo ra phiên bản tầm nhìn của riêng mình về nơi làm việc. Tuy nhiên, lúc bắt đầu, nhóm dự án KPI nhất thiết phải có tâm huyết với tuyên bố tầm nhìn của dự án KPI.
Nhiệm vụ 5. Duy trì sự truyền đạt liên tục.
Cho dù bạn đã làm bất cứ việc gì trong quá khứ thì nó cũng không bao giờ là đủ. Hãy làm theo theo lời khuyên của Kotler và cố gắng truyền đạt càng nhiều càng tốt, thà dư còn hơn thiếu. Hãy sử dụng những phương tiện truyền đạt có tác dụng với người nghe của bạn. Hầu hết mọi dự án đều có tiến triển và đạt được những thắng lợi nhanh chóng trong giai đoạn đầu, nhưng rất ít lãnh đạo dự án biết cách ghi nhận, ăn mừng những thành công đó, hay thậm chí là truyền thông về chúng.
Nhiệm vụ 6. Trao quyền hành động trên diện rộng.
Nếu bản kế hoạch chi tiết thành công, bạn sẽ có được sự ủng hộ từ nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức. Nhóm KPI sẽ tối đa hóa khả năng được phê chuẩn của dự án KPI, và việc quảng bá hệ thống KPI với toàn thể nhân viên sẽ tối đa hóa sự cam kết từ một tập hợp đông đảo những nhân viên của tổ chức.
Tất cả các quy trình tiến hành dự án quan trọng đều chịu tác động sâu sắc từ sự thành công hay thất bại trong việc dẫn dắt và quảng bá cho sự thay đổi, đặc biệt là trong dự án triển khai KPI tại mỗi doanh nghiệp. Các sáng kiến của hội đồng quản trị hoặc nhóm quản lý cấp cao nhiều lúc chưa được truyền thông đúng cách đến đội ngũ. Điều này cần sự kết hợp chặt chẽ với Bộ phận Nhân sự.
