Bộ phận Operation có nhiệm vụ lập kế hoạch và thực hiện quản lý các hoạt động, vận hành bên trong, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu sản xuất và kinh doanh. Định nghĩa cụ thể về bộ phận Operation còn phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động và giai đoạn kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Operation là gì?
Operation là gì? Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, Operation là tên của bộ phận vận hành, chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch, chiến lược và định hướng hoạt động sản xuất, kinh doanh trong ngắn và dài hạn, đảm bảo rằng các quy trình và hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả, đáng tin cậy và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Bất kể doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất, nhà hàng hay cung cấp dịch vụ thì việc quản lý, tổ chức các hoạt động chặt chẽ là điều bắt buộc. Tuy nhiên, mỗi hoạt động sẽ khác nhau tùy vào lĩnh vực kinh doanh và giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Operation đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp:
Quản lý hoạt động sản xuất: Điều phối và quản lý quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng đến quản lý nhân lực để đảm bảo sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của thị trường.
Quản lý chuỗi cung ứng: Đảm bảo sự liên kết và hoạt động liên tục giữa các đối tác cung ứng và khách hàng. Điều phối quá trình mua hàng, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và phân phối sản phẩm.
Quản lý dịch vụ khách hàng: Xây dựng và duy trì quy trình và hệ thống hỗ trợ khách hàng, từ tiếp nhận yêu cầu, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại đến cung cấp dịch vụ hậu mãi và bảo hành.
Quản lý quy trình và công nghệ: Phân tích, tối ưu hóa và quản lý quy trình làm việc và ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong các hoạt động của tổ chức.
Quản lý chất lượng: Đảm bảo tuân thủ các quy chuẩn và quy trình chất lượng, kiểm soát và đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Các vị trí công việc phổ biến thuộc bộ phận Operation
Operation Executive
Operation Executive là một phần trong bộ phận Operation của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Vị trí này có nhiệm vụ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy trình, chính sách của doanh nghiệp.
Các nhiệm vụ của Operation Executive bao gồm:
- Quản lý và giám sát quá trình sắp xếp hàng, dỡ hàng và đóng hàng hóa ở kho.
- Giám sát, điều chỉnh các quy trình sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa quá trình sản xuất.
- Giải quyết các sự cố trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tìm kiếm nguyên nhân và đưa ra giải pháp để khắc phục.
- Giải quyết các loại chứng từ để đưa cho khách hàng đúng thời hạn đã thỏa thuận.
- Đánh giá, tổng kết và thực hiện báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động với quản lý hoặc ban giám đốc.
Product Operation Executive
Product Operation Executive là vị trí phụ trách thực hiện các hoạt động liên quan đến sản phẩm, từ khởi tạo, triển khai đến quản lý trong suốt vòng đời sản phẩm.
Một số nhiệm vụ chính của vị trí này bao gồm:
- Xây dựng kế hoạch, điều phối, giám sát các công việc, đảm bảo hoạt động của các phòng ban thuộc khối sản phẩm được vận hành suôn sẻ, hiệu quả.
- Tham gia vào quá trình xử lý các vấn đề khi xảy ra các sự cố vận hàng từ các phòng ban thuộc khối sản phẩm.
- Phối hợp làm việc với các bên liên quan nhằm cải tiến các quy trình/ quy định làm việc của phòng ban thuộc khối sản phẩm.
- Theo dõi, đo lường, đánh giá hiệu quả quá trình làm việc của các phòng ban khối sản phẩm.
- Phối hợp làm việc với các bên liên quan để giải quyết trường hợp phát sinh chi phí ngoài ngân sách dự trù hay kế hoạch trước đó.
- Thực hiện các công việc khác theo chỉ thị của cấp trên.
E-commerce Operations Executive
E-commerce Operations Executive là vị trí phụ trách quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của công ty.
- Tiến hành xây dựng, vận hành, quản lý cửa hàng trên các sàn thương mại điện tử phổ biến hiện nay như Lazada, Shopee, Tiki,…
- Tiến hành xử lý các vấn đề liên quan đến sàn thương mại điện tử cho doanh nghiệp.
- Quản lý số lượng hàng tồn kho, giá cả sản phẩm mỗi ngày và cập nhật kịp thời.
- Tư vấn, hỗ trợ chăm sóc khách hàng tại các sàn thương mại điện tử của doanh nghiệp.
- Thảo luận, đưa ra các chương trình khuyến mại trên các sàn thương mại điện tử, triển khai nếu được cấp trên phê duyệt, đảm bảo mục tiêu bán hàng.
- Tổng hợp, thống kê số liệu bán hàng, báo cáo với quản lý cấp trên theo quý, tuần hoặc tháng.
- Thực hiện các công việc liên quan khác theo chỉ thị của cấp trên.
Operation Manager
Operation Manager là vị trí quản lý Bộ phận Operation có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức. Các công việc của Operation Manager bao gồm:
- Quản lý và phân bổ nguồn lực (nhân sự, thiết bị, vật tư, ngân sách,…) chặt chẽ và phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Điều hành và giám sát quy trình sản xuất, cung ứng, các vấn đề về hàng tồn kho,… để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn an toàn, bảo vệ môi trường và đạo đức kinh doanh.
- Báo cáo hoạt động và phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược và kế hoạch tương lai của tổ chức.
Operation Support
Operation support là vị trí đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và duy trì hoạt động của một tổ chức, công ty hoặc hệ thống. Thường thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Hỗ trợ kỹ thuật: Cung cấp hỗ trợ và giải đáp các vấn đề kỹ thuật cho nhân viên hoặc khách hàng. Giải quyết sự cố, sửa lỗi và cung cấp hướng dẫn sử dụng cho các sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Quản lý hệ thống: Đảm bảo hệ thống và công nghệ của tổ chức hoạt động ổn định và hiệu quả. Theo dõi hiệu suất, bảo mật và đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng được các yêu cầu và quy định.
- Giám sát: Theo dõi và giám sát các hoạt động, quy trình và hệ thống để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra một cách suôn sẻ và đáng tin cậy. Kiểm tra và phân tích dữ liệu, đưa ra báo cáo và đề xuất cải tiến nếu cần.
- Bảo trì: Thực hiện các hoạt động bảo trì định kỳ và sửa chữa khi cần thiết để duy trì hoạt động liên tục của hệ thống và các thiết bị.
- Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng về việc sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ. Họ giải đáp các thắc mắc, xử lý khiếu nại và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Vị trí Operation Support yêu cầu kiến thức về công nghệ, quy trình hoạt động của tổ chức, đòi hỏi khả năng làm việc độc lập, quản lý thời gian và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả để đảm bảo sự liên tục và thành công của hoạt động tổ chức.
Các nhiệm vụ chính của bộ phận Operation
Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh
Bộ phận Operation có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp cũng như các chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho doanh nghiệp. Họ phải đảm bảo các kế hoạch này phù hợp với mục tiêu, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn khác nhau.
Bên cạnh việc xây dựng các kế hoạch, Operation còn có nhiệm vụ triển khai các kế hoạch, chiến lược đã được thông qua cấp trên. Bộ phận này cần giám sát, chỉ đạo quá trình thực hiện cũng như việc đánh giá hiệu quả nhằm có giải pháp kịp thời để khắc phục nếu kế hoạch không đạt mục tiêu đã đề ra.
Triển khai kế hoạch phát triển thị trường, tiếp thị sản phẩm
Bộ phận Operation cần đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị sản phẩm, phát triển thị trường để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, họ cần đưa ra đề xuất về việc mở rộng thị trường hoặc phát triển sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Bên cạnh đó, việc tương tác với khách hàng để thu thập phản hồi về sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, từ đó cải tiến lại hoạt động sản xuất và dịch vụ cũng là hoạt động cần thiết trong việc thực hiện nhiệm vụ này.
Thực hiện các chính sách đào tạo đội ngũ nhân sự
Nguồn nhân lực được xem là tài sản quý giá trong tổ chức, một doanh nghiệp muốn phát triển và tăng trưởng bền vững, việc thực hiện các chính sách đào tạo đội ngũ nhân sự là không thể thiếu.
Để thực hiện nhiệm vụ này, Operation cần đề xuất và tham gia xây dựng kế hoạch đào tạo, xác định những kỹ năng và kiến thức mà nhân viên hiện tại cần phải cải thiện hoặc phát triển để có thể đáp ứng được nhu cầu công việc
Thực tế, Operation cần thực hiện nhiệm vụ hơn nữa, tùy vào tình hình hoạt động và chỉ thị từ cấp trên. Do đó, vị trí này cũng đòi hỏi sự linh hoạt và thích ứng nhanh với các tình huống khẩn cấp, đảm bảo mọi hoạt động và quá trình vận hành được diễn ra suôn sẻ.
>> Tham khảo khóa học: Kỹ năng đào tạo và huấn luyện nhân viên
Nhiệm vụ của bộ phận Operation trong các lĩnh vực khác nhau
Lĩnh vực bán lẻ
Mục tiêu của các doanh nghiệp bán lẻ là dự trữ đủ các mặt hàng mà khách hàng muốn với mức giá phù hợp với khả năng chi trả của họ. Do đó, nhiệm vụ của Operation trong lĩnh vực bán lẻ là quản lý số lượng hàng tồn kho một cách tối ưu.
Bằng cách xem lại số lượng hàng hóa bán ra từ các đợt trước, mặt hàng nào bán chạy và mặt hàng nào không được ưa chuộng, thương lượng giá tốt hơn hoặc các điều khoản mua hàng tốt hơn từ nhà cung cấp để tăng lợi nhuận.
Lĩnh vực sản xuất
Đối với lĩnh vực sản xuất, quan trọng nhất là phải có nhiều ý tưởng sáng tạo trong việc đổi mới sản phẩm. Bộ phận Operation có trách nhiệm xem xét cách nhập hàng, lưu trữ, cách thức sản xuất hay vận chuyển hiệu quả.
Bộ phận Operation cần trả lời cho những vấn đề như:
- Có cách nào để sản xuất các đơn hàng lớn để có thể tiết kiệm thời gian?
- Có vấn đề phức tạp nào trong quá trình sản xuất mà có thể có các giải pháp đơn giản hơn không?
- Phương thức vận chuyển đơn giản và tiết kiệm chi phí?
- Có thể đàm phán với các nhà cung cấp để cải thiện hiệu quả sản phẩm tốt hơn không?
Lĩnh vực dịch vụ
Các công ty dịch vụ có thể chia bộ phận Operation thành hai nhóm chính: Một nhóm phụ trách về khách hàng và một nhóm phụ trách các vấn đề liên quan đến kinh doanh.
Operation cần trả lời cho các vấn đề như:
- Khách hàng có gặp bất kỳ vấn đề rắc rối nào không?
- Làm thế nào để đáp ứng sự hài lòng của tất cả các khách hàng?
Lĩnh vực nhà hàng
Lĩnh vực nhà hàng thậm chí gặp nhiều vấn đề về hàng tồn kho hơn so với lĩnh vực bán lẻ, bởi vì các thực phẩm là mặt hàng dễ bị hư hỏng, khó bảo quản. Trong lĩnh vực nhà hàng, các hoạt động không chỉ tập trung vào sản phẩm mà còn liên quan đến quá trình thu mua, chuẩn bị thực phẩm, đồ uống. Đồng thời cần đảm bảo dịch vụ và trải nghiệm khách hàng tốt.
Bộ phận Operation cần tìm cách để hợp lý hóa các hoạt động, bao gồm việc ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, đảm bảo độ tươi ngon của thực phẩm, đồng thời đào tạo, hướng dẫn cho đội ngũ nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp.
So sánh giữa bộ phận Operation và bộ phận BackOffice
Yếu tố so sánh | Bộ phận Operation | Backoffice |
Vị trí | Trực tiếp tham gia vào hoạt động vận hành cốt lõi | Hỗ trợ và xử lý các hoạt động hậu trường |
Nhiệm vụ | Quản lý sản xuất, cung ứng, dịch vụ khách hàng | Quản lý tài chính, nhân sự, hành chính, hỗ trợ công nghệ |
Hoạt động | Vận hành sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ | Hỗ trợ quản lý tài chính, quản lý nhân sự, hành chính |
Trọng tâm | Hoạt động hàng ngày và trực tiếp với khách hàng | Hoạt động nội bộ, hỗ trợ cho các bộ phận khác |
Đặc điểm | Tập trung vào quy trình và hiệu suất sản xuất | Tập trung vào hỗ trợ và quản lý nội bộ |
Tác động lên khách hàng | Có tác động trực tiếp lên khách hàng | Có tác động gián tiếp thông qua hỗ trợ nội bộ |
Loại công việc | Công việc liên quan đến vận hành và sản xuất | Công việc hỗ trợ như quản lý tài chính, nhân sự, hành chính |
Tầm nhìn và mục tiêu | Tập trung vào hoạt động hàng ngày và vận hành cốt lõi | Tập trung vào hỗ trợ và quản lý nội bộ |
Liên kết với bộ phận khác | Liên kết chặt chẽ với Marketing, Kinh doanh, Dịch vụ khách hàng | Liên kết chủ yếu với Kế toán, Nhân sự, IT |
Bảng trên chỉ mang tính chất chung và thể hiện một số điểm khác biệt cơ bản giữa hai bộ phận Operation và BackOffice. Vai trò và nhiệm vụ của hai bộ phận này có thể có sự khác biệt tùy thuộc vào ngành công nghiệp và cơ cấu tổ chức cụ thể.
Yêu cầu cần có của bộ phận Operation
Các kỹ năng cần trang bị
Kỹ năng giao tiếp
Bộ phận Operation cần có kỹ năng giao tiếp tốt để dễ dàng liên lạc và làm việc với các bộ phận khác trong công ty, đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. Các nhân viên Operation thường phải thông báo về kế hoạch sản xuất, tình trạng đơn hàng, lập lịch giao hàng, giải quyết các vấn đề liên quan đến sản xuất và vận hành.
Do đó, kỹ năng giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận sẽ giúp đảm bảo sự liên thông và tăng cường sự đồng bộ trong quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ của công ty.
Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch giúp mỗi người thực hiện công việc hiệu quả và khoa học hơn, đồng thời không bỏ sót các đầu việc quan trọng.
Mỗi nhân viên trong bộ phận Operation cần phải có khả năng lập kế hoạch cho quy trình sản xuất, vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và thị trường.
Đôi với vị trí quản lý thì kỹ năng lập kế hoạch lại càng quan trọng hơn, họ có nhiệm vụ hoạch định chiến lược, lập kế hoạch làm việc cụ thể nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Kỹ năng làm việc nhóm
Các hoạt động trong bộ phận Operation thường liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức. Do đó, bộ phận này phải có khả năng làm việc và trao đổi thông tin với các bộ phận khác một cách hiệu quả. Trang bị tốt kỹ năng làm việc nhóm có thể đảm bảo công việc được thực hiện và hoàn thành đúng tiến độ.
Giải quyết vấn đề
Các nhân viên trong bộ phận Operation thường phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau trong quá trình thực hiện các hoạt động sản xuất và vận hành. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp họ ứng phó linh hoạt với nhiều tình huống.
Đồng thời, kỹ năng này cũng giúp cho các nhân viên trong bộ phận Operation có khả năng phát hiện và ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Nhờ đó có thể cải thiện quy trình sản xuất, tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm.
Chuyên môn
Với bộ phận Operation, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bằng cấp và trình độ chuyên môn khác nhau, tùy thuộc vào vị trí ứng tuyển. Mặc dù bằng cấp không phải là yếu tố quyết định, tuy nhiên với môi trường cạnh tranh như hiện nay, bằng cấp vẫn là nền tảng cần thiết giúp các ứng viên được ưu tiên hơn.
Chuyên môn liên quan đến chuỗi cung ứng, sản xuất, quản lý dự án, kiểm soát chất lượng, dịch vụ,… là rất cần thiết đối với bộ phận Operation. Chỉ khi bộ phận Operation hoạt động hiệu quả mới có thể đảm bảo sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp, từ đó đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và thị trường.
>> Tham khảo: chương trình Đào tạo Quản trị tại Học Viện Quản Lý Masterskills
Kinh nghiệm
Kinh nghiệm là nền tảng cần thiết đối với bất kỳ một công việc nào. Đối với vị trí cấp quản lý bộ phận Operation, các nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có từ 4 – 5 năm kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về công việc vận hành cũng như quản lý nhân sự.
Còn đối với nhân viên, nhà tuyển dụng có thể chỉ cần những người có hiểu biết và đam mê với công việc này, họ có thể sẽ được đào tạo và hướng dẫn chi tiết hơn về công việc.
Bộ phận Operation được vận hành tốt góp phần rất lớn vào sự thành công của một doanh nghiệp. Họ có thể giúp công ty giám sát các hoạt động kinh doanh hàng ngày và xác định các sản phẩm/ dịch vụ có tiềm năng phát triển, đảm bảo hoạt động sản xuất được thực hiện hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp..
