Giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng hàng đầu mà các nhà tuyển dụng tin rằng sẽ trở nên quan trọng hơn trong 5 năm tới (và có thể hơn thế nữa), theo báo cáo Tương lai Việc làm của Diễn đàn Kinh tế Thế giới.
Kỹ năng giải quyết vấn đề cho phép một người xử lý các tình huống khó khăn, khẩn cấp tại nơi làm việc cũng như các thách thức kinh doanh phức tạp, mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp.
Vấn đề là gì?
Vấn đề là một tình huống khó khăn hoặc bất ổn trong công việc và đời sống, đòi hỏi sự giải quyết hoặc xử lý để có thể đạt được mục tiêu hoặc trạng thái ổn định. Vấn đề có thể xuất hiện ở nhiều lĩnh vực trong cuộc sống, từ cá nhân cho đến cộng đồng và toàn xã hội. Có thể đây là vấn đề về công việc, tài chính, sức khỏe, môi trường, quan hệ giữa con người hay các vấn đề đạo đức và định kiến xã hội. Tuy nhiên, một số vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng hơn, trong khi những vấn đề khác lại cần phải có những giải pháp dài hơi và quyết định của cả một cộng đồng.
Có thể phân loại vấn đề dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, tuy nhiên phổ biến nhất là phân loại theo các lĩnh vực và mức độ ảnh hưởng của vấn đề đó. Phân loại vấn đề theo 4 nhóm thông dụng:
Phân loại theo lĩnh vực: Vấn đề tài chính, vấn đề sức khỏe, vấn đề môi trường, vấn đề đạo đức, vấn đề quan hệ giữa con người, vấn đề định kiến xã hội…
Phân loại theo mức độ ảnh hưởng: Vấn đề cá nhân, vấn đề gia đình, vấn đề cộng đồng, vấn đề quốc gia, vấn đề toàn cầu…
Phân loại theo thời gian: Vấn đề ngắn hạn, vấn đề trung hạn, vấn đề dài hạn.
Phân loại theo tính chất của vấn đề: Vấn đề kỹ thuật, vấn đề khoa học, vấn đề xã hội, vấn đề chính trị, vấn đề văn hóa, vấn đề giáo dục…
Tuy nhiên, mỗi vấn đề đều có đặc trưng riêng, do đó cần phân tích cụ thể và xác định phương pháp giải quyết thích hợp.
Giải quyết vấn đề là gì?
Giải quyết vấn đề là quá trình tìm hiểu, xác định và giải pháp cho một tình huống khó khăn, rắc rối hoặc thách thức mà chúng ta đang đối diện. Đây là quá trình sáng tạo và cần đòi hỏi tư duy, khả năng phân tích và sự kiên nhẫn.
Khi giải quyết vấn đề, chúng ta cần thực hiện các bước cơ bản như:
- Xác định vấn đề
- Thu thập thông tin
- Phân tích và đánh giá
- Tìm kiếm giải pháp
- Thực hiện giải pháp
- Kiểm tra và đánh giá
- Rút kinh nghiệm
Quá trình này có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực cuộc sống, từ công việc, học tập, gia đình đến các vấn đề xã hội và môi trường. Giải quyết vấn đề đòi hỏi sự kiên nhẫn, linh hoạt và sáng tạo để đạt được kết quả tốt nhất.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề (problem solving skills) là khả năng xác định vấn đề, động não và phân tích phương án cũng như triển khai các giải pháp tốt nhất, một cách linh hoạt và bình tĩnh. Đây được xem là một kỹ năng mềm (thiên về yếu tố cá nhân) hơn là kỹ năng cứng được học thông qua giáo dục, đào tạo.
Một nhân viên có kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc vừa là một người độc lập, vừa là người hoạt động đội nhóm hiệu quả, họ chủ động tìm hiểu gốc rễ vấn đề, làm việc với những người liên quan để xem xét nhiều giải pháp trước khi quyết định thực hiện.
Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề đặc biệt quan trọng trong công việc, cuộc sống. Do đó, giải quyết vấn đề hiệu quả cũng là yêu cầu của các nhà tuyển dụng hiện nay. Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề phải kể đến:
- Xác định được các thách thức và cơ hội
- Bình tĩnh trước khó khăn
- Linh hoạt tìm ra giải pháp
- Lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất
- Sự cần thiết của kỹ năng giải quyết vấn đề trong hoạt động tự học
Xác định được các thách thức và cơ hội
Khi xem xét các yếu tố như tình hình hiện tại, nguồn lực, giải pháp, mục tiêu,… chúng ta có thể xác định được những cơ hội và thách thức trong quá trình giải quyết vấn đề.
Bình tĩnh trước khó khăn
Cảm giác lo lắng, sợ hãi thường thấy khi gặp phải những vấn đề không mong muốn, những điều này khiến bộ nào bị chi phối, năng lực phán đoán, phân tích bị suy giảm. Do đó, một kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc sẽ giúp tăng sự tự tin, thúc đẩy khả năng độc lập và sự phát triển cá nhân, giữ bình tĩnh trước mọi vấn đề khẩn cấp, khó khăn.
Linh hoạt tìm ra giải pháp
Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp chúng ta dễ dàng thu thập thông tin, phân tích các yếu tố liên quan đến vấn đề, tìm ra giải pháp khả thi cho mọi tình huống trong nhiều thời điểm khác nhau.
Kỹ năng giải quyết vấn đề cũng khuyến khích tư duy sáng tạo để tìm ra những giải pháp mới và độc đáo, cho phép chúng ta linh hoạt đánh giá, liên kết với nhiều kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm trong quá khứ để đưa ra giải pháp tối ưu nhất.
Lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất
Đặc biệt là trong khi làm việc nhóm, việc phải lựa chọn và đưa ra một giải pháp duy nhất cho vấn đề có thể sẽ là một quyết định khó khăn, bởi với mỗi giải pháp sẽ có ưu nhược điểm riêng. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp người đại diện lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất thông qua những phân tích, đánh giá kỹ lưỡng.
Sự cần thiết của kỹ năng giải quyết vấn đề trong hoạt động tự học
Kỹ năng giải quyết vấn đề rất quan trọng trong hoạt động tự học. Nó giúp chúng ta hiểu rõ vấn đề, tìm ra nhiều giải pháp khác nhau, so sánh và lựa chọn giải pháp tốt nhất, sau đó thực hiện và đánh giá kết quả. Kỹ năng này giúp chúng ta vượt qua khó khăn và đạt được mục tiêu học tập một cách tự tin và hiệu quả.
6 Kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng cần có
- Kỹ năng nghiên cứu
- Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe
- Kỹ năng phân tích
- Kỹ năng ra quyết định
- Kỹ năng dự đoán, quản lý rủi ro
- Kỹ năng sáng tạo
Kỹ năng nghiên cứu
Nghiên cứu là bước đầu tiên để giải quyết vấn đề vì nó giúp chúng ta hiểu được bối cảnh, nguồn gốc và lý do tại sao nó đang xảy ra. Chẳng hạn như doanh thu của cửa hàng giảm vì chiến thuật bán hàng mới? Hay vì tính thời vụ? Hay đang có vấn đề với bộ phận bán hàng của doanh nghiệp?
Nghiên cứu mở rộng phạm vi đến tất cả các lý do có thể khiến vấn đề xảy ra, giúp chúng ta thu hẹp phạm vi để bắt đầu giải quyết vấn đề một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe
Kỹ năng giao tiếp không đơn giản chỉ là việc nói chuyện, trình bày ý kiến hay kết nối với mọi người xung quanh. Đây còn là khả năng lắng nghe, thấu hiểu, phản hồi và ghi nhận những ý kiến đóng góp của người khác.
Trong kỹ năng giải quyết vấn đề, giao tiếp sẽ giúp truyền đạt một cách rõ ràng, đầy đủ cho người khác, bao gồm cả lời nói và văn bản, đồng thời lắng nghe cẩn thận, hiểu được nhiều góc nhìn khác nhau từ mọi người để ứng dụng vào giải quyết vấn đề. Giao tiếp hiệu quả giúp thể hiện tác phong chuyên nghiệp cũng như nhận được sự tin tưởng từ những người xung quanh.
Kỹ năng phân tích
Khi đã xác định được vấn đề, kỹ năng phân tích sẽ giúp chúng ta hiểu được vấn đề và phát triển các giải pháp một cách hiệu quả. Bởi lẽ, nhiều doanh nghiệp sẽ gặp những hạn chế như nguồn lực tài chính có hạn, mỗi giải pháp chỉ đáp ứng được một vài yếu tố trong vấn đề,… nên việc phân tích sẽ giúp chúng ta chọn lựa, ưu tiên lợi ích, khía cạnh gì, cần giảm bớt kỳ vọng ở yếu tố nào,…
Kỹ năng ra quyết định
Nếu làm việc cá nhân thì ra quyết định có thể nhanh, nhưng khi đã làm việc nhóm thì việc vừa khiến tất cả mọi người đồng lòng, vừa chọn lựa được giải pháp tốt nhất là điều không dễ dàng gì. Bởi mỗi người có một ý kiến, quan điểm và cái tôi riêng, người lãnh đạo lúc này cần có kỹ năng ra quyết định cuối cùng mà có thể thuyết phục được mọi người.
Việc đảm bảo dung hòa quyền lợi và đưa ra quyết định phù hợp nhất là rất quan trọng, có như vậy mọi người mới đồng lòng triển khai và hướng về mục tiêu chung của tổ chức.
Kỹ năng dự đoán, quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là quá trình tìm ra nguyên nhân, ngăn chặn và lên kế hoạch dự phòng để giải quyết tình trạng khủng hoảng nếu nó xảy ra. Điều này giúp giảm thiểu tổn thất về chi phí, tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, nó cũng thúc đẩy mỗi cá nhân luôn sẵn sàng đối mặt với rủi ro, nắm bắt mọi cơ hội.
Cho dù lựa chọn giải pháp nào, có phân tích kỹ lưỡng đến đâu thì trong quá trình triển khai vẫn có thể xảy ra những rủi ro không mong muốn. Tuy nhiên, với kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro, chúng ta có thể xác định được những phương án dự phòng nhằm ứng phó một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Kỹ năng này nhắc nhở chúng ta phải thường xuyên kiểm tra, rà soát lại quá trình triển khai, kịp thời phát hiện, điều chỉnh tiến trình nhằm ngăn chặn rủi ro, giảm thiểu thiệt hại ở mức thấp nhất.
Kỹ năng sáng tạo
Linh hoạt, sáng tạo, đổi mới liên tục là điều cần thiết để giải quyết vấn đề trong mọi tình huống ở nhiều thời điểm khác nhau. Bởi không phải cứ cùng một vấn đề là ở bất cứ hoàn cảnh hay bất cứ đâu cũng có thể áp dụng lại cách cũ được.
Tác động của thị trường, xã hội, quan điểm nhân sinh, tính chất,… ở mỗi thời điểm khác nhau sẽ có những mức độ tác động khác nhau. Do đó, khi giải quyết vấn đề, bên cạnh việc rút kinh nghiệm từ bài học cũ, cần phát huy kỹ năng sáng tạo, đổi mới phương án xử lý để mang lại hiệu quả tối ưu nhất.
Quy trình giải quyết vấn đề tối ưu nên áp dụng
- Tìm hiểu nguồn gốc vấn đề
- Nhìn nhận, phân tích vấn đề khách quan
- Xác định những người liên quan
- Đặt ra mục tiêu
- Đánh giá, chọn lựa giải pháp tối ưu
- Tiến hành triển khai giải pháp đã chọn
- Theo dõi và đánh giá kết quả
Tìm hiểu nguồn gốc vấn đề
Để đưa ra giải pháp tối ưu nhất, trước tiên cần nhìn nhận và xác định gốc rễ của vấn đề đó. Xem xét ở nhiều khía cạnh nhất có thể để xác định xem sẽ làm gì để xử lý.
Đánh giá mức độ quan trọng của vấn đề, xem nó có ảnh hưởng đến toàn bộ dự án hay không, nếu có thì cần phải nhanh chóng giải quyết. Ngược lại nếu vấn đề đó không ảnh hưởng và không cần thiết, thì cũng không nên mất thời gian suy nghĩ. Hãy ưu tiên thời gian và công sức cho những vấn đề quan trọng hơn.
Nhìn nhận, phân tích vấn đề khách quan
Tìm hiểu xem vấn đề xảy ra từ đâu, xuất hiện khi nào, nhìn nhận ở mọi khía cạnh một cách khách quan nhất, đừng chỉ phán đoán bằng cảm nhận và góc nhìn phiến diện của bản thân.
Trong quá trình phân tích, nên thực hiện một cách cẩn thận, không nên vội vàng mà bỏ sót một chi tiết, thông tin nào đó, có cái nhìn trực quan và tổng thể nhất để tìm ra hướng giải quyết phù hợp.
Xác định những người liên quan
Xác định những người liên quan và nên chịu trách nhiệm cho vấn đề này để cùng ngồi lại giải quyết. Tránh trường hợp ai cũng tham gia và xảy ra những bất đồng không đáng có, điều này khiến vấn đề trở nên rối ren và nghiêm trọng hơn. Bởi trong nhiều vấn đề, có thể sẽ có những người muốn chứng tỏ bản thân, cũng có những người không muốn nhận trách nhiệm về mình.
Đặt ra mục tiêu
Làm bất cứ việc gì, dù lớn hay nhỏ cũng nên đặt ra mục tiêu cho mọi vấn đề. Điều này giúp chúng ta có lộ trình rõ ràng, và có động lực tìm mọi cách tốt nhất để đến được mục tiêu cuối cùng.
Đánh giá, chọn lựa giải pháp tối ưu
Lựa chọn giải pháp không hiệu quả giống như bắt chiếc thang sai tường cần leo vậy, cuối cùng nó sẽ không có ý nghĩa gì cả, còn làm mất nhiều thời gian và công sức. Do đó, ở bước này, hãy đánh giá kỹ lưỡng mức độ thành công của mỗi giải pháp, sau đó mới loại bỏ và lựa chọn, một số tiêu chí có thể dùng để đánh giá như: Thời gian thực hiện, số lượng nhiệm vụ, hiệu quả mà mỗi nhiệm vụ mang lại.
Tiến hành triển khai giải pháp đã chọn
Vấn đề xảy ra cần được xử lý càng nhanh càng tốt, đặc biệt là những tình huống khẩn cấp, tránh để vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn. Ở bước này cũng cần tuân thủ theo quy trình, đồng thời chủ động xử lý những vấn đề phát sinh khác trong quá trình thực hiện.
Theo dõi và đánh giá kết quả
Sau mỗi lần giải quyết vấn đề, cần nhìn nhận, xem xét và đánh giá quá trình cũng như kết quả đạt được. Đặc biệt trong những trường hợp mà không giải quyết ổn thỏa được vấn đề, cần rút kinh nghiệm, ngẫm lại lỗi sai và có phương án khắc phục cho những vấn đề tiếp theo.
Phương pháp cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề không phải là kỹ năng thiên bẩm, đó là một quá trình dài để rèn luyện, nếm trải nhiều sai lầm, thất bại để hoàn thiện. Có một số mẹo cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề như sau:
- Tìm hiểu cách xác định vấn đề
- Hợp tác
- Thích nghi
- Chia nhỏ vấn đề lớn thành những vấn đề nhỏ hơn
- Đặt mình vào những khoảnh khắc khó khăn
- Xác định điểm yếu của bản thân
Tìm hiểu cách xác định vấn đề
Giải quyết vấn đề không chỉ là tìm giải pháp cho các vấn đề đã có sẵn. Việc thực hành đặt câu hỏi về quy trình và các hoạt động ngay trong cuộc sống hằng ngày như: Có thể cải thiện điều gì? Sẽ làm gì nếu có nhiều (hoặc ít hơn) nguồn lực hơn cho quá trình này? Hãy tự thách thức chính bản thân mình trước rồi mới thách thức được những vấn đề xung quanh.
Hợp tác
Hãy sử dụng kỹ năng làm việc nhóm để thu thập nhiều quan điểm, giải pháp nhất có thể, loại bỏ hoàn toàn sự thiên vị và học cách lắng nghe người khác. Việc học hỏi từ những người cộng sự của mình cũng là một cách để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Thích nghi
Nếu chúng ta học được bất cứ điều gì trong những năm qua, thì đó là thế giới không ngừng thay đổi, điều đó có nghĩa là hãy học cách thích nghi. Hãy thoải mái thu hẹp giải pháp, hoặc thay đổi ngay khi những người khác cung cấp một thông tin mới. Thích nghi tức là chấp nhận sự thay đổi, đây là một phương pháp cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề rất hiệu quả.
Chia nhỏ vấn đề lớn thành những vấn đề nhỏ hơn
Một vấn đề lớn có thể khiến chúng ta bị choáng ngợp, cảm thấy nặng nề và mệt mỏi. Nhưng nếu biết chia vấn đề thành những phần nhỏ, giải quyết từng phần trong đó, quá trình này sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Đặt mình vào những khoảnh khắc khó khăn
Giống như việc thích nghi đòi hỏi chúng ta phải thử thách thói quen, thì giải quyết vấn đề tốt cũng đòi hỏi bản thân mỗi người cần đặt mình vào những tình huống đầy thách thức, đặc biệt là những vấn đề mà chúng ta chưa có kinh nghiệm hoặc chuyên môn để tìm ra giải pháp. Hãy hỏi cấp trên hay đồng nghiệp xem mình có thể giúp họ giải quyết vấn đề đó hay không, đồng thời chủ động đặt câu hỏi cho họ trong quá trình thực hiện.
Xác định điểm yếu của bản thân
Việc thừa nhận và đối mặt với điểm yếu của bản thân sẽ giúp mỗi cá nhân nhanh chóng cải thiện, muốn giải quyết một vấn đề nào đó, trước tiên phải giải quyết vấn đề của bản thân đã.
>> Tham khảo:
- Thấu hiểu bản thân: Lợi ích và cách để hiểu rõ bản thân
- Sở trường là gì? Sở đoản là gì? Xác định sở trưởng và sở đoản
Một số kỹ thuật nên áp dụng khi thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề
Sơ đồ Mindmap
Sơ đồ Mindmap hay còn gọi là bản đồ tư duy rất hữu ích trong việc hỗ trợ thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề. Bản đồ này có một vấn đề chính, xung quanh là các nhánh, bao gồm lý do của vấn đề.
Thực hành bằng sơ đồ Mindmap giúp tiết kiệm thời gian, dễ ghi nhớ, kích thích sự sáng tạo để giải quyết vấn đề và biết xây dựng kế hoạch để triển khai công việc tốt hơn. Sơ đồ thể hiện một cách trực quan về các dữ kiện, bằng cách sử dụng các màu sắc, biểu tượng, từ ngữ,… theo một quy tắc đơn giản, tự nhiên và dễ hiểu.
Kỹ thuật Brainstorming
Kỹ thuật Brainstorming là một nhóm ý tưởng không hạn chế, lấy được càng nhiều ý tưởng càng tốt. Với Brainstorming, không có ý tưởng nào bị phủ nhận, chê bai hay chỉ trích, kể cả đó là những ý tưởng điên rồ, khó tưởng nhất.
Brainstorming giúp mỗi cá nhân rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, đôi khi những ý tưởng kỳ quặc nhất lại là giải pháp tối ưu nhất cho một vấn đề nào đó.
Nguyên tắc IDEAL
IDEAL là từ viết tắt của Identify, Define, Explore, Action, Look & Learn. Cụ thể:
- Identify – Nhận thức vấn đề: Nhìn nhận vấn đề thông qua các chi tiết một cách khách quan, kỹ lưỡng để tìm ra nguyên căn.
- Define – Xác định nguyên nhân: Biết được nguyên nhân thì mới xác định mục tiêu và đề ra các bước phù hợp để thực hiện.
- Explore – Tìm kiếm giải pháp khả thi: Xác định phương pháp khả thi và chiến lược thực hiện.
- Action – Lập kế hoạch và triển khai: Giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt, nhanh chóng bắt tay vào triển khai nhằm tránh những vấn đề phát sinh khác.
- Look & Learn – Nhìn nhận và học hỏi: Nhìn nhận, đánh giá và rút kinh nghiệm cho các vấn đề tương tự.
Doanh nghiệp luôn cần những nhân sự giúp họ tìm ra giải pháp, đặc biệt là những người chủ động, có kỹ năng phân tích và dễ dàng hợp tác để đưa ra quyết định tối ưu nhất, hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Kỹ năng giải quyết vấn đề rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ cá nhân, doanh nghiệp nào. Nhân viên phải đối mặt với các vấn đề mỗi ngày và cách mà họ đối phó với chúng có thể ảnh hưởng đến sự thành bại của một doanh nghiệp.
