Purchasing manager là gì? Mô tả công việc và kỹ năng cần có

Purchasing Manager đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình mua hàng phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Họ chịu trách nhiệm cân bằng nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ với nguồn lực của tổ chức, họ cũng cần hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác, chẳng hạn như bộ phận tài chính và vận hành để công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Purchasing Manager là gì?

Purchasing Manager là trưởng phòng thu mua, người đại diện công ty tìm kiếm hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đang cần, thực hiện đàm phán để có được sản phẩm chất lượng tốt nhất với giá cả phải chăng.

Purchasing Manager đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành của tổ chức, chỉ khi khâu thu mua hoạt động hiệu quả mới có thể mang lại lợi nhuận tối đa và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Purchasing Manager còn là người quản lý bộ phận thu mua hoạt động trơn tru, giúp quá trình sản xuất, thương mại không bị đình trệ, gián đoạn.

Công việc chính của Purchasing Manager

Quản lý quy trình mua hàng

Purchasing Manager giám sát toàn bộ quy trình mua hàng, từ việc xác định nhu cầu về hàng hóa/ dịch vụ đến việc mua hàng. Họ đánh giá các nhà cung cấp, thương lượng giá cả và đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được giao đúng hạn và nằm trong phạm vi ngân sách.

Theo dõi số lượng hàng tồn kho

Đảm bảo tổ chức có đủ nguồn lực cần thiết để mọi hoạt động diễn ra hiệu quả. Phối hợp làm việc với các bộ phận khác để xác định số lượng hàng tồn kho, đảm bảo hàng hóa được đặt hàng kịp thời nếu lượng hàng tồn còn ít.

Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp

Purchasing Manager cần đảm bảo tìm được nhà cung cấp đáp ứng các nhu cầu của tổ chức như chất lượng, giao hàng đúng thời hạn, giá cả phù hợp. Đồng thời đánh giá hoạt động của nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và làm việc để giải quyết các vấn đề phát sinh.

Quản lý ngân sách mua hàng

Purchasing Manager chịu trách nhiệm về việc quản lý ngân sách mua hàng và đảm bảo chi phí phù hợp với nguồn lực của tổ chức. Công việc của họ bao gồm tiến hành phân tích các hoạt động chi tiêu, tìm cách tiết kiệm chi phí và thương lượng giá cả để đảm bảo tổ chức đang nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền bỏ ra.

Cập nhật các xu hướng và quy định

Purchasing Manager cần cập nhật các xu hướng và quy định của ngành để đảm bảo tổ chức đang tuân thủ luật và quy định hiện hành. Đồng thời theo dõi những thay đổi trong ngành và điều chỉnh các chiến lược mua sắm khi cần thiết.

Quản lý, điều phối nhân sự phòng mua hàng

Purchasing Manager có trách nhiệm tiến hành các hoạt động liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, quản lý, phối hợp và quản lý nguồn nhân lực của bộ phận mình phụ trách. Sự đoàn kết của đội ngũ sẽ đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp tiến xa hơn và phát triển nhanh hơn.

Tố chất, kỹ năng cần có của vị trí Purchasing Manager

Giao tiếp và đàm phán

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán hiệu quả là rất cần thiết để mang lại những dự án, hợp đồng có lợi cho công ty. Purchasing Manager thường xuyên phải làm việc với các nhà cung cấp, do vậy họ cần có kỹ năng thuyết phục và thương lượng để có được giá cả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Tham khảo: Thiền và Nghệ thuật của mô hình Balanced Scorecard (BSC)

Bên cạnh đó, họ cũng cần phải truyền đạt thông tin, các yêu cầu về hàng hóa của doanh nghiệp cho các bên liên quan một cách rõ ràng, chính xác. Khả năng giao tiếp và đàm phán hiệu quả đồng thời cũng giúp Purchasing Manager tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác kinh doanh, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Quản lý rủi ro

Purchasing Manager luôn phải trong tư thế sẵn sàng đối mặt với những rủi ro, họ cần có những kế hoạch dự phòng đối phó với các tình huống khẩn cấp. Muốn vậy, Purchasing Manager cần có nền tảng kiến thức vững vàng về hoạt động, pháp lý, thương mại để tránh các vấn đề không mong muốn.

Purchasing Manager cần nhớ rằng, bất kỳ một bất cẩn nào về thời gian của bộ phận mà họ phụ trách cũng có thể làm trì trệ cả một dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp, gây ảnh hưởng và tổn thất nghiêm trọng cho tổ chức.

Lãnh đạo

Với vai trò là người quản lý một bộ phận, phòng ban, Purchasing Manager cần có tố chất của người lãnh đạo và đưa ra những quyết định hợp lý, chính xác. Họ cần truyền lửa, tạo động lực cho các nhân viên hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. Khả năng lãnh đạo tốt sẽ giúp Purchasing Manager đưa ra các chiến lược phù hợp để nâng cao hiệu quả thu mua và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Quản lý ngân sách

Purchasing Manager phải có khả năng lập kế hoạch quản lý, phân bổ ngân sách hợp lý cho từng dự án, hoạt động. Đồng thời theo dõi, báo cáo về các khoản chi phí thu mua, đưa ra những biện pháp điều chỉnh cần thiết để đảm bảo ngân sách được sử dụng một cách hợp lý.

Khả năng phân tích, dự đoán

Khả năng phân tích, dự đoán đòi hỏi Purchasing Manager cần có sự nghiên cứu về thị trường, sản phẩm hay các yếu tố liên quan một cách sâu sắc. Khả năng này giúp Purchasing Manager đưa ra những quyết định đúng đắn và biết chớp lấy các cơ hội.

Linh hoạt với công nghệ

Sự bùng nổ của công nghệ như hiện nay cho thấy, bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần linh hoạt trong việc áp dụng công nghệ chứ không riêng gì Purchasing Manager. Nhạy bén với công nghệ không có nghĩa là am hiểu sâu sắc về IT (Information Technology) hay kiến thức gì quá cao siêu.

Linh hoạt với công nghệ tức là biết cách áp dụng các phần mềm quản lý mua sắm, đặt hàng trực tuyến, hệ thống quản lý kho, hệ thống thanh toán điện tử, và hệ thống đánh giá nhà cung cấp trực tuyến,… vào quá trình làm việc để tiết kiệm thời gian cũng như công sức.

Quản lý nhân sự

Là người trực tiếp quản lý một bộ phận, trưởng phòng thu mua cần có khả năng quản lý, đào tạo nguồn nhân lực để nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời phân công công việc phù hợp với khả năng của từng người, biết lắng nghe, thấu hiểu, truyền cảm hứng, tạo động lực, xây dựng môi trường làm việc lành mạnh để họ cống hiến hết khả năng và trung thành với tổ chức.

Tham khảo: Chiến lược thâm nhập thị trường là gì? Các chiến lược phổ biến

Những yêu cầu đối với vị trí Purchasing Manager

Học vấn

Bằng cấp là không bắt buộc, tuy nhiên ứng viên có bằng cử nhân trở lên trong các lĩnh vực như Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Kỹ thuật công nghiệp, hay các ngành liên quan khác sẽ được nhà tuyển dụng ưu tiên hơn.

>> Tham khảo các chương trình đào tạo tại Trường Quản Trị Chuỗi Cung Ứng Masterskills

Kinh nghiệm

Kinh nghiệm là yếu tố dường như là điều kiện bắt buộc cho vị trí Purchasing Manager. Ít một doanh nghiệp nào giám giao phó vị trí Purchasing Manager cho một người còn non nớt trong nghề.

Vị trí Purchasing Manager thường yêu cầu có kinh nghiệm từ 3 – 5 năm trong lĩnh vực quản lý mua hàng hoặc liên quan đến ngành sản xuất, tiếp thị, quản lý chuỗi cung ứng.

Kỹ năng

Ngoài yêu cầu về học vấn và kinh nghiệm làm việc, một người được xem là phù hợp cho vị trí Purchasing Manager cần sở hữu những kỹ năng mềm, bao gồm:

Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng phân tích, phán đoán thị trường
Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng thương lượng, đàm phán

Sự khác nhau giữa Procurement Manager và Purchasing Manager

Procurement Manager và Purchasing Manager đều thuộc bộ phận mua hàng. Hai chức vụ này đều thực hiện công việc là tìm nguồn cung ứng chất lượng, giả cả hợp lý và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên có 1 số yếu tố khác biệt giữa Procurement Manager và Purchasing Manager:

So sánh	Purchasing Manager	Procurement Manager
Đối tượng làm việc	Thực hiện thu mua hàng hoá, dịch vụ ít có ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm	Thu mua các hàng hóa, trang thiết bị, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất và hoạt động của doanh nghiệp, có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm
Quá trình làm việc	Thực hiện công việc mang tính chất giao dịch là chính Họ sẽ nhận các yêu cầu mua hàng từ các bộ phận khác trong công ty, tiến hành xử lý yêu cầu và hoàn thành các giao dịch.	Thực hiện công việc mang tính vĩ mô, chiến thuật. Họ xây dựng kế hoạch mua hàng, tìm kiếm nguồn hàng, chọn nhà cung cấp, thương lượng về giá và các điều khoản, ký kết hợp đồng và chuyển giao, đo lường hiệu quả của nhà cung ứng và đảm bảo tính ổn định của việc cung ứng.
Mục tiêu	Tập trung vào chi phí thấp nhất, giao hàng nhanh nhất, chất lượng chuỗi cung ứng được cải thiện	Tập trung vào giá thành và tổng chi phí của toàn chuỗi cung ứng
Mối quan hệ với đối tác	Trách nhiệm chính của họ là thực hiện các giao dịch hàng ngày để mua hàng hóa và vật tư cho doanh nghiệp. Họ ít có cơ hội phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp.	Trách nhiệm chính của họ là phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp. Họ nghiên cứu các nhà cung cấp, phát triển hợp đồng và đàm phán quan hệ đối tác lâu dài. Thông qua quá trình này, họ cố gắng tạo ra các thỏa thuận có lợi cho cả công ty và đối tác của họ.

Cơ hội và thách thức của vị trí Purchasing Manager

Cơ hội

Phát triển kỹ năng quản lý: Quản lý việc thu mua là một công việc phức tạp, đòi hỏi Purchasing Manager cần có khả năng quản lý thời gian, nguồn lực và con người. Vị trí này sẽ cung cấp cho người đảm nhận cơ hội phát triển và hoàn thiện kỹ năng quản lý của mình.
Hội nhập quốc tế: Với sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu, vị trí trưởng phòng thu mua cho phép họ có cơ hội làm việc với các đối tác quốc tế và trải nghiệm các thị trường mới.

Tham khảo: Giám đốc Kinh doanh giỏi: Anh là ai?

Thách thức

Đối mặt với áp lực: Hoạt động thu mua yêu cầu tính chính xác và hiệu quả cao. Vị trí Purchasing Manager thường phải đối mặt với áp lực từ các đối tác kinh doanh và các bộ phận khác trong doanh nghiệp để đảm bảo quá trình thu mua được diễn ra đúng tiến độ và chất lượng.
Điều phối và quản lý nguồn nhân lực: Bởi vì phải điều phối và quản lý đội ngũ nhân viên có chuyên môn khác nhau, đây cũng được xem là một thách thức lớn với Purchasing Manager.
Cạnh tranh khốc liệt: Thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh khốc liệt, đóng vai trò quan trọng trong quản lý hoạt động thu mua, Purchasing Manager phải luôn cập nhật và đánh giá để có thể đàm phán, lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.

Ngoài thời gian làm việc tại văn phòng, Purchasing Manager cũng cần dành thời gian đến thăm các nhà cung cấp để đánh giá cơ sở vật chất của họ và đàm phán hợp đồng. Đồng thời họ cũng có thể tham dự các hội nghị liên quan để cập nhật các xu hướng và sự phát triển của ngành.

Purchasing Manager cần làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức, chẳng hạn như tài chính, vận hành và quản lý chuỗi cung ứng, đảm bảo rằng các hoạt động mua hàng/ dịch vụ phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.