Hình minh họa. Nguồn: successhq.com.au
Bộ phận back office
Khái niệm
Back office là một bộ phận của công ty bao gồm các nhân viên hành chính và nhân viên hỗ trợ không trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Các công việc trong back office bao gồm thanh toán, bảo quản hồ sơ, bảo đảm tuân thủ qui định, kế toán và dịch vụ công nghệ thông tin.
Ví dụ một công ty dịch vụ tài chính có thể được chia thành ba phần: front office (bán hàng, marketing và hỗ trợ khách hàng), middle office (quản lí rủi ro) và back office (hành chính và dịch vụ hỗ trợ).
Back office có thể được coi là bộ phận của công ty chịu trách nhiệm cung cấp tất cả các chức năng thiết yếu giúp công ty hoạt động.
Các nhân viên trong bộ phận back office hỗ trợ và giúp cho cho nhân viên front office thực hiện các nhiệm vụ trực tiếp liên quan đến khách hàng. Thuật ngữ back office đôi khi được sử dụng để chỉ tất cả các công việc trong doanh nghiệp không trực tiếp tạo ra doanh thu.
Mặc dù nhân viên back office không tương tác với khách hàng, thường thì họ vẫn tích cực giao tiếp với nhân viên front office. Ví dụ, nhân viên bán hàng thiết bị sản xuất có thể nhận được giúp đỡ của nhân viên back office để có thông tin chính xác về hàng tồn kho và cấu trúc giá.
Các chuyên gia marketing bất động sản thường xuyên trao đổi với các đại lí bán hàng để tạo ra các tài liệu marketing hấp dẫn và sát với thực tế, và các chuyên gia công nghệ thông tin thường xuyên tương tác với tất cả các bộ phận trong công ty để đảm bảo rằng mọi hệ thống hoạt động ổn định.
Ví dụ về bộ phận back office
Ngày nay, hầu hết các vị trí back office đều nằm cách xa trụ sở chính của công ty. Nhiều back office được đặt tại các thành phố mà phí thuê văn phòng rẻ, chi phí lao động thấp và dễ dàng tuyển dụng nhân sự.
Ngoài ra, nhiều công ty đã chọn thuê ngoài bộ phận back office ở nước ngoài để giảm chi phí xuống thấp hơn nữa. Công nghệ đã tạo điều kiện cho nhiều công ty sắp xếp công việc từ xa và thuê các cộng tác viên làm việc tại nhà.
Lợi ích của việc này là tiết kiệm tiền thuê văn phòng và tăng năng suất. Ngoài ra, thuê nhân viên back office từ xa cho phép các công ty tiếp cận nhân tài trong nhiều khu vực địa lí khác nhau và thu hút một nhóm ứng viên đa dạng.
Một số công ty cung cấp ưu đãi cho nhân viên và ứng viên chấp nhận làm việc từ xa. Ví dụ, một công ty dịch vụ tài chính ở London cần tìm kế toán cấp cao có thể cung cấp khoản trợ cấp nhà ở 500 USD mỗi tháng cho nhân viên chấp nhận làm việc tai nhà.
Nếu chi phí không gian văn phòng trung bình cho mỗi cá nhân tại London là 1.000 USD/tháng thì khoản sau khi trừ khoản trợ cấp, công ty sẽ tiết kiệm được 6.000 USD mỗi năm. Công ty có thể sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí nếu sử dụng nhiều chuyên gia từ xa.
(Theo investopedia)
