Nhật kí công việc (Work Diary) là gì? Cách ghi và những khó khăn

Nhật kí công việc

Khái niệm

Nhật kí công việc trong tiếng Anh được gọi là Work Diary.

Nhật kí công việc thực chất chỉ đơn giản là bản liệt kê theo thứ tự thời gian tất cả các công việc mà một nhân viên đã làm trong ngày từ khi anh ta đến công ty cho đến cuối ngày làm việc. 

Với cách hiểu như vậy, nhật kí công việc sẽ bao gồm các nội dung tối thiểu như thứ tự, tên công việc, thời gian đã sử dụng để giải quyết, nội dung và kết quả giải quyết…Tuỳ thuộc vào công việc, ngành nghề.

Nhật kí công việc của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau sẽ được thiết kế khác nhau. Sau đây là một ví dụ:

Khi ghi nhật kí, điều quan trọng nhất là người thực thi công việc phải ghi chép ngay các nội dung theo qui định (thứ tự, tên việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, nội dung, kết quả, ghi chú…) vì nếu để đến ngày hôm sau ghi nhật kí thì sẽ không chính xác, không tin cậy. 

Nhật kí công việc có thể được đóng thành sổ để ghi chép, lưu trữ bình thường hoặc có thể được thiết kế thành phần mềm để khai báo, quản lí và lưu trữ trên mạng nội bộ.

Khó khăn khi áp dụng nhật kí công việc

Việc ghi nhật kí công việc không khó, không tốn kém nhưng chắc chắn không phải ai cũng ủng hộ và không phải ai cũng sẽ ghi chép một cách trung thực. 

Những người có năng lực và nhiều việc đương nhiên sẽ hưởng ứng việc đổi mới này và ghi chép rất chi tiết, chính xác về những việc đã làm để lãnh đạo biết được đóng góp của mình.

Ngược lại, những người kém năng lực, ít việc tất nhiên sẽ không hưởng ứng vì họ sẽ chẳng biết ghi gì. Nếu bắt buộc phải làm, họ sẽ ghi đối phó, ghi chung chung, đôi khi còn gian lận. 

Tuy nhiên, chẳng cần là nhà quản lí có kinh nghiệm cũng có thể dễ dàng phát hiện sự vô lí, sự thiếu nhất quán trong các thông tin (sự kiện, nội dung và thời gian) mà họ đưa ra từ ngày này qua ngày khác.

Có thể coi việc áp dụng nhật kí công việc là một cuộc cách mạng nhỏ, không tốn kém để quản lí nhân viên tại các bộ phận không trực tiếp sản xuất trong các công sở, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp của các doanh nghiệp.

(Tài liệu tham khảo: Nhật kí công việc và cách ghi, ĐH Duy Tân)