Hình minh họa
Sơ đồ quá trình (Process diagram)
Định nghĩa
Sơ đồ quá trình trong tiếng Anh là Process diagram hay Flowchart. Sơ đồ quá trình là hình thức thể hiện toàn bộ các hoạt động cần thực hiện của một quá trình sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ thông qua các kí hiệu, các sơ đồ khối.
Ý nghĩa
– Sơ đồ quá trình được sử dụng để:
+ Nhận biết, phân tích quá trình hoạt động, thông qua đó phát hiện những hạn chế, nguồn gốc tiềm tàng của những trục trặc, các hoạt động thừa không cần thiết và những hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng để loại bỏ chúng
+ Tiến hành các hoạt động cải tiến và hoàn thiện nhằm giảm những lãng phí về thời gian và tài chính.
+ Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
– Sơ đồ quá trình là một công cụ đơn giản nhưng rất tiện lợi trong việc theo dõi tiến trình từng công việc trong mọi quá trình của hoạt động sản xuất kinh doanh.
– Sơ đồ quá trình giúp cho những người thực hiện hiểu rõ quá trình, biết được vị trí của mình trong quá trình và xác định được những hoạt động cụ thể cần sửa đổi, cải tiến để hoàn thiện, thiết kế lại quá trình.
Biểu diễn sơ đồ quá trình
– Sơ đồ quá trình được xây dựng với các kí hiệu, sơ đồ khối dễ nhận ra.
– Sơ đồ quá trình tổng quát được biểu diễn như sau:
Nguồn: Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Tài chính
Yêu cầu khi thiết lập sơ đồ quá trình
Trong quá trình thiết lập sơ đồ quá trình cần đảm bảo các yêu cầu sau:
– Những người có liên quan trực tiếp đến quá trình phải trực tiếp tham gia xây dựng sơ đồ quá trình.
– Huy động tất cả mọi người có liên quan tham gia vào quá trình thiết lập, xây dựng sơ đồ quá trình.
– Dữ liệu và thông tin phải trình bày rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, dễ nhận biết.
– Trong khi xây dựng sơ đồ quá trình đặt ra càng nhiều câu hỏi liên quan đến đầu vào, đầu ra và trình tự các bước càng tốt.
– Đảm bảo đủ thời gian cho việc thiết lập sơ đồ.
(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Tài chính)
