Trong làm ăn, không phải cuộc đàm phán nào cũng đi đến kí kết hợp đồng. Nhưng để có một cuộc thương thuyết diễn ra suôn sẻ và vui vẻ từ hai phía, các nhà đàm phán cũng nên biết các nguyên tắc đàm phán dưới đây:
1 . Xác định và duy trì mục tiêu đàm phán :
Một khi đã không biết chính xác mình muốn gì thì cuộc đàm phán của bạn sẽ không đạt được kết quả như mong muốn. Lời khuyên cho các nhà lãnh đạo là: trước khi bước vào bất kì cuộc đàm phán thương thuyết nào, hãy chia mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ hơn để có thể dễ dàng trao đổi với đối tác.
2 . Biết chốt các nội dung đã trao đổi trước khi chuyển sang nội dung mới :
Điều này thể hiện khả năng điều tiết và làm chủ buổi thương thuyết của các nhà lãnh đạo. Sau mỗi mục tiêu hay nội dung đàm phán đã thống nhất, bạn nên tóm tắt và chốt lại ý kiến cuối cùng để chuyển sang mục tiêu và nội dung mới. Những điểm chưa rõ cần được giải quyết ngay khi tóm tắt và nhắc lại. Làm được như vậy, nhà lãnh đạo sẽ không bao giờ xa rời mục tiêu đàm phán, đồng thời cũng tạo được sự tin tưởng cho những lần đàm phán tiếp theo.
3 . Sử dụng tốt ngôn ngữ cơ thể :
Dù không phải là tất cả, nhưng ít nhiều thông tin sẽ được truyền đạt thông qua các cử chỉ, thái độ, động tác và giọng điệu, cách nói của người đàm phán. Đối tác sẽ cảm thấy hồ hởi, thoải mái và cởi mở hơn khi được tiếp xúc với một gương mặt vui vẻ. Ngoài ra, cử chỉ, giọng điệu khi nói cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối tác đến đâu, điều này góp phần rất quan trọng vào sự thành công của công tác đàm phán.
4 . Thể hiện sự lắng nghe bằng cách hỏi nhiều chứ không nói nhiều :
Biết hỏi nhiều tức là bạn đang tự tạo cho mình lợi thế cả về thông tin, tâm lý lẫn tính chủ động trong đàm phán. Thường thì ngay khi mới đàm phán, chúng ta nên hỏi những câu hỏi trực tiếp để tạo sự thân mật giữa hai bên. Trong quá trình đàm phán có thể hỏi câu hỏi gián tiếp liên quan các vấn đề cần trao đổi. Khi cần làm rõ hay khẳng định vấn đề, hãy đặt câu hỏi để đối tác chỉ cần trả lời có hay không, đúng hoặc sai. Nếu không biết cách đặt câu hỏi, có thể đối tác sẽ cảm thấy khó chịu. Nhưng nếu các câu hỏi được đưa ra một cách khéo léo, có thể đối tác sẽ nhận ra bạn luôn biết lắng nghe và quan tâm những gì họ nói.
5 . Biết được giới hạn đàm phán :
Người đàm phán cần biết mình được phép tới đâu, giới hạn thấp nhất có thể chấp nhận được là gì và những điểm nào không được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Như vậy tức là bạn sẽ biết đâu là điểm dừng và chuyển sang phương hướng khác.
Người có khả năng đàm phán tốt là người có đủ dũng cảm và quyết đoán khi kí kết hợp đồng, vì không phải cuộc thương thuyết thương mại nào cũng đi đến kết thúc là kí hợp đồng dù điều đó gây bất lợi cho mình.
6 . Sẵn sàng thỏa hiệp :
Trong đàm phán kinh doanh, bạn cần biết “cho và nhận”, cân nhắc và so sánh, tranh luận và chờ đợi, đặc biệt là không đặt mục đích riêng của mình lên trên nhu cầu của đối tác. Cũng có khi, một sự nhường nhịn nho nhỏ lại đưa đến cho bạn cả một hợp đồng kinh tế, nhưng cũng có khi thái độ ăn thua lộ liễu của bạn lại làm mất đi nhiều cơ hội kinh doanh sau này.
Đặc điểm thành công của những nhà thương thuyết vĩ đại :
Ngoài những nguyên tắc đòi hỏi cao trong đàm phán đã “nằm lòng”, các nhà đàm phán thành công còn có chung những đặc điểm tạo nên hình ảnh nhà đàm phán vĩ đại.
1 . Hướng đến kết quả Win – win (Chiến thắng – chiến thắng) :
Có quan điểm cho rằng, giải pháp win – win là không thể trong đàm phán kinh doanh. Nhưng các nhà đàm phán vĩ đại lại cho rằng, giải pháp win-win có nghĩa là cả hai cùng cảm thấy hài lòng trong quá trình đàm phán là hoàn toàn có thể. Tức là, họ biết giới hạn sự nhượng bộ của mình, biết bán hàng giá rẻ hay giảm giá để đi đến thỏa mãn cả hai bên.
2 . Kiên nhẫn :
Những nhà đàm phán vĩ đại nhận ra rằng, kiên nhẫn là đức tính rất tốt cho đàm phán, còn nóng vội lại thường dẫn đến những kết quả không như mong muốn. Để thành công trong đàm phán, họ không vội vàng đi đến thỏa thuận, thay vào đó, họ giành thời gian để thu thập thông tin cần thiết, suy nghĩ về những giải pháp tốt nhất cho cả hai bên.
3 . Có niềm tin :
Những nhà đàm phán vĩ đại không kiêu căng, ngạo mạn hay thô lỗ trong khi đàm phán, vì họ có niềm tin vào chính khả năng điều tiết cuộc đàm phán đem đến thắng lợi cho cả hai phía. Từ kinh nghiệm thắng lợi và thất bại của mình, họ tin rằng họ có thể nắm bắt bất kì mọi điều kiện trong quá trình đàm phán.
4 . Sáng tạo :
Một khi đã được coi là nhà đàm phán vĩ đại thì họ luôn biết cách vận dụng những kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để lựa chọn giải pháp tốt nhất và luôn có những cách độc đáo để đạt được mục tiêu. Có thể nói, hầu hết những nhà đàm phán xuất sắc đều là những người sáng tạo.
5 . Sẵn sàng thử nghiệm :
Mỗi cuộc đàm phán là một quá trình đòi hỏi tư duy và cách giải quyết khác nhau. Không phải những kỹ năng, tư tưởng hay giải pháp tốt cho cuộc đàm phán này là cũng tốt cho các cuộc đàm phán khác. Chính vì vậy, các nhà đàm phán thành công luôn dám thử nghiệm nhiều chiến lược, sách lược và giải pháp khác nhau trong những nội dung đàm phán khác nhau dù là có thể họ sẽ gặp thất bại.
