1. Tại sao phải quản lý kho hàng?
Trong một cửa hàng/doanh nghiệp thì hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết.
Thông qua hoạt động quản lý kho, chủ doanh nghiệp có thể cập nhật kịp thời tình hình kinh doanh, chất lượng cũng như số lượng hàng hóa lưu trữ. Căn cứ vào đó để có kế hoạch cân đối xuất nhập hàng, đảm bảo sự liên tục và ổn định cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa.
Đồng thời việc quản lý kho hàng nếu được thực hiện xuyên suốt và có khoa học còn giúp tăng cường sự an toàn trong bảo quản hàng hóa, tận dụng tốt cơ sở vật chất, tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp lâu dài.
2. Những khó khăn thường gặp khi quản lý kho hàng
Khó khăn trong kiểm tra hàng hóa
Các công việc trong kho hàng có thể kể đến như: tiếp nhận hàng hóa xuất – nhập, tổ chức sắp xếp quá trình giao nhận hàng, giám sát quá trình mua hàng, quản lý hàng hóa, hàng tồn trong kho hàng, lên kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ, chủ động giải quyết công việc liên quan trong nội bộ kho hàng và các bộ phận liên quan… Và có rất nhiều các công việc phát sinh khác nữa. Khi mà số lượng hàng hóa quá nhiều và có trăm, nghìn chủng loại mặt hàng cộng thêm công việc bận rộn thì việc kiểm tra sẽ cực kỳ khó khăn.
Khó cập nhật chính xác lượng tồn kho
Vì số lượng công việc quá nhiều, nên dẫn đến tình trạng trì trệ trong quá trình cập nhật liên tục số lượng hàng tồn kho, đặc biệt là với những kho hàng lớn. Hơn thế nữa, những con số báo cáo thường dựa trên giấy tờ là chủ yếu chứ không phải căn cứ vào số lượng tồn thực tế ở trong kho nên việc cập nhật số lượng hàng tồn kho trở nên rất khó khăn.
Quản lý thủ công mất nhiều thời gian
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang quản lý kho hàng theo hình thức thủ công. Chủ yếu là dựa vào sức người, sổ sách hoặc Excel. Vì vậy rất dễ xảy ra tình trạng sai sót trong việc kiểm tra chất lượng cũng như số lượng hàng hóa. Bên cạnh đó, quy trình xuất nhập hàng hóa cũng chưa được tổ chức một cách chuyên nghiệp. Chính điều này, nhiều khi đã gây nên những nhầm lẫn không đáng có trong công tác quản lý hàng hóa.
Sắp xếp hàng hóa trong kho không hợp lý
Nếu sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian, sức lực đồng thời làm tăng năng suất lao động cùng việc tra xuất, quản lý, kiểm soát thuận tiện, dễ dàng hơn. Và ngược lại, nếu như hàng hóa trong kho không được sắp xếp hợp lý, không được phân ra thành từng loại hàng khác nhau có thể bạn sẽ gặp nhiều vấn đề như: phải tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa, khó di chuyển khi lấy hàng, chuột bọ cắn phá hàng, không kiểm soát được hàng lâu ngày…
Không kiểm tra kho hàng của bạn thường xuyên
Một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất khi quản lý kho hàng là bạn không thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho của mình. Nhiều người thường lo sợ kho quá rộng, hàng hóa quá nhiều và không muốn kiểm tra chặt chẽ số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho. Điều này dẫn đến việc hàng hóa bị mất mát, hư hỏng, hết hạn sử dụng mà người kinh doanh không hề hay biết, đến khi cần tái sử dụng lại không đáp ứng được nhu cầu…
3. Cách khắc phục để tối ưu công việc quản lý kho hàng
Kiểm tra kho hàng định kỳ
Bạn nên sắp xếp thời gian kiểm tra định kỳ hàng hóa trong kho một cách hợp lý, khoa học theo khoảng thời gian cố định. Khi tiến hành kiểm tra chắc chắn sẽ nắm được những thông tin quan trọng về tổng số lượng tồn kho thực tế (so sánh với số liệu trên hệ thống, tình trạng về chất lượng sản phẩm (hỏng hóc, thất thoát,…). Từ đó, bạn sẽ có thể kịp bổ sung hoặc loại bỏ hàng hóa theo kết quả kiểm tra.
Đảm bảo định mức hàng tồn kho luôn dương
Định mức hàng tồn kho được định nghĩa là lượng hàng hóa vật tư được xác định luôn duy trì trong kho hàng luôn dương. Nhằm đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa một cách kịp thời khi có nhu cầu phát sinh, giúp hoạt động kinh doanh bán hàng,… được diễn ra một cách đều đặn và liên tục. Việc xác định định mức hàng tồn kho cần dựa trên các tiêu chí sau:
- Tình hình tiêu thụ của hàng hóa.
- Lượng hàng tồn kho thực tế trong kho.
- Tình hình cung cấp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu của các nhà cung ứng.
- Số lượng đợt đặt hàng của khách.
Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho. Theo đó FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ ưu tiên xuất ra trước. Thông thường sẽ áp dụng đối với những mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Cần ưu tiên bố trí những ô kệ thông thoáng khoa học, cho phép việc xuất nhập hàng trở nên thuận tiện thường xuyên.
Trong khi đó, LIFO (Last In, First Out) thì lại hoàn toàn ngược lại. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp và thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.
Kiểm soát chặt chẽ hóa đơn, phiếu nhập, xuất kho
Hóa đơn, phiếu xuất nhập là những chứng từ chứng thực cho hoạt động nhập xuất hàng vào kho hàng. Đây là những giấy tờ mang giá trị pháp lý đối với cả người nhận hàng và người nhập hàng.
Để làm được điều này, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên kho của mình phải có sự am hiểu nhất định về sản phẩm và quy trình lập phiếu, tính toán hàng hóa nhập kho một cách thông thạo, chính xác.
Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát
Sơ đồ quản lý kho hàng là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa. Với kho hàng càng lớn, thì sơ đồ kho càng có ý nghĩa quan trọng. Căn cứ sơ đồ này, người chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.
