Quản trị sự thay đổi: Mô hình, nguyên tắc, quy trình triển khai

Quản lý thay đổi đã trở thành một trong những yếu tố thành công quan trọng bậc nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong thế giới luôn thay đổi ngày nay. Công nghệ không ngừng phát triển, xu hướng khách hàng thay đổi, các quy định thị trường mới được đưa ra thường xuyên và doanh nghiệp phải đương đầu với những cuộc khủng hoảng toàn cầu chưa từng có.

Sự thay đổi quan trọng về tổ chức có thể là một thách thức. Nó thường đòi hỏi nhiều cấp độ hợp tác và có thể liên quan đến các thực thể độc lập khác nhau trong một tổ chức. Việc phát triển một cách tiếp cận có cấu trúc để thay đổi là rất quan trọng để giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi có lợi đồng thời giảm thiểu sự gián đoạn.

Quản trị sự thay đổi là gì?

Quản trị sự thay đổi (Change Management) là một quá trình có cấu trúc nhằm đảm bảo những thay đổi được triển khai một cách hiệu quả, an toàn và đủ sức mạnh để đạt được mục tiêu của tổ chức. Quản trị sự thay đổi bao gồm việc chuẩn bị, lên kế hoạch, triển khai, giám sát và đánh giá các thay đổi.

Mục đích của mọi sáng kiến ​​quản trị sự thay đổi của là thực hiện thành công các chiến lược và phương pháp, tạo ra sự thay đổi, giúp mọi người chấp nhận và thích ứng với sự thay đổi đó. Quản trị sự thay đổi là một phần của mọi doanh nghiệp. Với những kỳ vọng, yêu cầu bắt kịp công nghệ và quy định, các doanh nghiệp phải liên tục thực hiện những thay đổi và điều chỉnh trong thực tiễn của mình để giữ cho quy trình kinh doanh hiệu quả, đồng thời tối ưu chi phí.

Nguồn gốc của quản trị sự thay đổi

Quản trị sự thay đổi bắt nguồn từ những năm 1940, khi nhà tâm lý học Kurt Lewin phát triển mô hình thay đổi 3 bước. Mô hình này cho rằng sự thay đổi là một quá trình diễn ra theo ba giai đoạn:

• Giai đoạn tan rã (unfreezing): Phá vỡ trạng thái cân bằng hiện tại, tạo điều kiện cho sự thay đổi xảy ra.

• Giai đoạn thay đổi (moving): Chuyển đổi sang trạng thái mới.

• Giai đoạn đóng băng (freezing): Củng cố trạng thái mới, ngăn chặn sự thay đổi quay trở lại trạng thái cũ.

Mô hình của Lewin đã đặt nền móng cho sự phát triển của quản trị sự thay đổi trong những năm tiếp theo. Các nhà nghiên cứu và chuyên gia đã tiếp tục phát triển các mô hình, phương pháp quản trị sự thay đổi, đáp ứng với những nhu cầu thực tế của các tổ chức.:

• Mô hình tiếp biến đổi mới (diffusion of innovation) của Everett Rogers (1962): Mô hình này mô tả quá trình lan truyền của các ý tưởng và công nghệ mới trong xã hội.

• Mô hình chuyển đổi của William Bridges (1979): Mô tả quá trình thay đổi của con người theo bốn giai đoạn: Kết thúc, hoang mang, khám phá và tái thiết.

• Mô hình quản trị sự thay đổi của John Kotter (1995): Mô ô tả 8 bước để quản trị sự thay đổi thành công.

3 Dạng của quản trị sự thay đổi

Có 3 dạng chính của quản trị sự thay đổi, được phân loại dựa trên phạm vi và mức độ ảnh hưởng của sự thay đổi:

• Thay đổi thích ứng: Là các thay đổi nhỏ, dần dần, có tính lặp lại mà tổ chức thực hiện nhằm phát triển sản phẩm, cải thiện quy trình, tinh chỉnh chiến lược thích ứng với thời gian. Ví dụ: thay đổi mẫu mã sản phẩm, cải tiến quy trình sản xuất, điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

• Thay đổi chuyển tiếp: Các thay đổi lớn hơn, mang tính chiến lược, nhằm giúp tổ chức chuyển đổi sang trạng thái mới. Ví dụ: sáp nhập, mua lại, tự động hóa.

• Thay đổi chuyển đổi: Thay đổi mang tính đột phá, có tác động sâu sắc đến tổ chức, thay đổi cách thức hoạt động và vận hành của tổ chức. Ví dụ: thay đổi văn hóa doanh nghiệp, thay đổi công nghệ, thay đổi mô hình kinh doanh.

Mỗi dạng thay đổi có những đặc điểm và yêu cầu quản trị khác nhau. Thay đổi thích ứng thường dễ thực hiện và có tỷ lệ thành công cao hơn, nhưng thay đổi chuyển tiếp và thay đổi chuyển đổi thường phức tạp và khó khăn hơn, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự tham gia của toàn bộ tổ chức.

Vai trò của quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp

Trong thực tế hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều nguyên nhân khác nhau khi cân nhắc đầu tư vào chiến lược quản trị sự thay đổi (Change Management) cả ở mức độ vi mô và vĩ mô. 3 Vai trò quan trọng của quản trị sự thay đổi mà doanh nghiệp cần thực hiện, bao gồm:

• Thay đổi tổ chức cá nhân
• Tối ưu hóa chi phí
• Tăng cơ hội thành công

Thay đổi ở từng cá nhân một

Chúng ta thường dễ rơi vào cạm bẫy tư duy về sự thay đổi từ góc độ tổ chức. Ví dụ, trong quá trình sáp nhập hoặc mua lại, lãnh đạo thường tập trung vào các khía cạnh như cấu trúc tài chính, tích hợp hệ thống dữ liệu hoặc sắp xếp văn phòng. Tuy nhiên, quản trị sự thay đổi tổ chức (Change Management) luôn phải bắt đầu từ từng cá nhân.

Một sự thật rõ ràng là Doanh nghiệp không thay đổi, chỉ có con người mới thay đổi. Sự chuyển đổi của từng thành viên là nền tảng vững chắc cho sự thay đổi tổ chức. Nếu mỗi người không điều chỉnh công việc hàng ngày của mình, những nỗ lực thay đổi trong doanh nghiệp sẽ không mang lại kết quả.

Tối ưu hóa chi phí

Bỏ qua khía cạnh con người trong quản trị sự thay đổi (Change Management) có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng về tài chính, bao gồm:

• Sự suy giảm năng suất trên quy mô lớn

• Thiếu sự hỗ trợ từ nhà quản lý, do họ không sẵn sàng dành thời gian và nguồn lực cần thiết để ủng hộ quá trình thay đổi

• Thiếu sự tham gia của các bên liên quan quan trọng trong các cuộc họp quan trọng

• Gián đoạn trong hoạt động của doanh nghiệp khiến nhà cung cấp và khách hàng mất niềm tin và uy tín trên thị trường

• Tinh thần của nhân viên bị ảnh hưởng, gây ra sự chia rẽ và xung đột nội bộ

• Tình trạng căng thẳng, bối rối và mệt mỏi gia tăng

• Nguy cơ mất nhân viên tài năng do họ có thể xin nghỉ việc

• Dự án doanh nghiệp có thể trễ hạn, vượt quá ngân sách, bị bỏ dở giữa chừng.

Để giảm thiểu những hậu quả tài chính nghiêm trọng này, mỗi doanh nghiệp cần chủ động tiếp cận quá trình thay đổi bằng cách đặt trọng tâm vào yếu tố con người.

Thích nghi với sự thay đổi của môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi nhanh chóng và phức tạp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục thay đổi để thích ứng. Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp xác định được các thay đổi cần thiết, triển khai các thay đổi một cách hiệu quả và đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn hoạt động bình thường trong quá trình thay đổi đó.

Tăng cơ hội thành công

Thay đổi là một động lực quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp tạo ra các thay đổi mang tính chiến lược, giúp doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu và nhu cầu của thị trường, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong dài hạn.

Theo nghiên cứu của Prosci, một công ty hàng đầu về quản lý sự thay đổi, đã chỉ ra rằng có tới 93% cấp lãnh đạo có hiệu quả trong việc quản lý thay đổi đã đạt hoặc vượt qua mục tiêu đã đề ra trước đó. Trong khi đó, chỉ có 15% người quản lý sự thay đổi kém đạt được thành công tương tự. Điều này cho thấy một chiến lược quản trị sự thay đổi – Change Management tốt có thể gia tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệp lên đến gấp 6 lần.

Trong môi trường kinh doanh hiện nay với sự biến động liên tục, quản trị sự thay đổi đã trở thành một trong những chức năng kinh doanh quan trọng nhất. Đặc biệt là khi:

• Đưa công nghệ mới vào quy trình hoạt động
• Thay đổi ban lãnh đạo
• Thay đổi văn hóa doanh nghiệp
• Sáp nhập và mua lại
• Khủng hoảng kinh tế.

3 Cấp độ trong quản trị sự thay đổi

Có ba cấp độ chính trong quản trị sự thay đổi:

Cấp độ cá nhân

Đây là cấp độ mà sự thay đổi bắt đầu từ mỗi cá nhân trong tổ chức. Để thành công trong quản lý sự thay đổi, các cá nhân cần nhận thức về lý do thay đổi, cảm nhận được tầm quan trọng của nó và sẵn lòng thay đổi hành vi, quan điểm và kỹ năng cá nhân. Ở cấp độ này, quản lý sự thay đổi tập trung vào việc tạo động lực, đào tạo và hỗ trợ cá nhân để họ chấp nhận và thích ứng với sự thay đổi.

• Giới thiệu thông tin về thay đổi
• Đào tạo về cách sử dụng các công cụ và quy trình mới
• Cung cấp hỗ trợ cá nhân

Cấp độ tổ chức

Thay đổi không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn ảnh hưởng đến các nhóm làm việc trong tổ chức. Các nhóm cần phải làm việc cùng nhau để thích ứng với sự thay đổi và đảm bảo rằng mọi người cùng chung tay xây dựng một môi trường mới. Quản lý sự thay đổi ở cấp độ này bao gồm việc xây dựng sự đồng thuận, tạo ra một môi trường hỗ trợ, khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.

• Tạo ra sự đồng thuận về tầm quan trọng của thay đổi
• Phát triển kế hoạch thay đổi toàn diện
• Triển khai thay đổi một cách có kế hoạch
• Đo lường và theo dõi tiến độ

Cấp độ doanh nghiệp

Quản trị sự thay đổi doanh nghiệp tập trung vào việc giúp doanh nghiệp thích nghi với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Bao gồm việc thay đổi chiến lược, mô hình kinh doanh và cách thức hoạt động của doanh nghiệp.

• Đánh giá tác động của thay đổi đối với doanh nghiệp
• Phát triển các chiến lược để thích ứng với thay đổi
• Thực hiện các thay đổi cần thiết

Mỗi cấp độ quản trị sự thay đổi có những thách thức và yêu cầu riêng. Tuy nhiên, tất cả các cấp độ đều có chung mục tiêu là giúp mọi người và tổ chức thành công trong sự thay đổi. Bằng cách hiểu và áp dụng các nguyên tắc quản trị sự thay đổi dưới đây, các tổ chức có thể tăng cơ hội thành công trong việc triển khai các thay đổi mới.

Nguyên tắc cốt lõi của quản trị thay đổi

Thấu hiểu quản trị sự thay đổi

Để thành công trong quản trị sự thay đổi và đạt được lợi ích từ chúng, việc hiểu về các điều chỉnh là rất quan trọng. Một số câu hỏi để khám phá nguyên tắc quan trọng này:

• Lý do cần thay đổi là gì? Mục tiêu của những thay đổi này được đặt ra như thế nào?

• Giá trị mà những thay đổi này đem lại cho doanh nghiệp là gì?

• Những điều chỉnh sẽ ảnh hưởng tích cực đến thành viên nhóm như thế nào?

• Kết quả của sự thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến phương pháp làm việc của mọi người?

• Để thực hiện thành công sự thay đổi, mọi người cần thực hiện những hành động gì?

Đảm bảo sự phù hợp của kế hoạch thay đổi

Để đảm bảo tính hiệu quả khi quản trị sự thay đổi, có một số yếu tố cần được cân nhắc như sau:

• Sự hỗ trợ: Xác định kế hoạch sử dụng nguồn hỗ trợ và tài trợ để ủng hộ các điều chỉnh.

• Sự tham gia: Xác định những người phù hợp nhất giúp thiết kế và thực hiện sự thay đổi. Quyết định liệu doanh nghiệp sẽ sử dụng nguồn lực nội bộ trong tổ chức hay thuê các chuyên gia bên ngoài.

• Sự quan tâm: Để đạt được hiệu quả trong quản trị sự thay đổi, cần thu hút sự quan tâm và ủng hộ từ các thành viên trong tổ chức. Xác định cách giúp mọi người hiểu và ủng hộ thông qua các biện pháp thích hợp.

• Sự tác động: Hình dung về thành công mà doanh nghiệp mong muốn. Xác định những tác động mà sự thay đổi sẽ mang lại và những mục tiêu muốn đạt được.

Thực hiện đúng theo kế hoạch

Khi lên kế hoạch thực hiện sự thay đổi, cần xem xét một số mô hình quản trị sự thay đổi, như Quy trình 8 bước thay đổi của Kotter. Đây là một công cụ giúp thể hiện tính khẩn cấp trong kế hoạch, từ đó tạo động lực và thúc đẩy mọi người ủng hộ và thực hiện ý tưởng mới. Bất kể công cụ nào doanh nghiệp chọn, hãy đảm bảo các yếu tố sau đây để quản trị sự thay đổi một cách tích cực:

• Đảm bảo tất cả các thành viên đều hiểu về ý nghĩa của sự thay đổi và tác động trực tiếp đối với họ

• Xây dựng hệ thống tiêu chí để đo lường sự thành công của kế hoạch, thường xuyên rà soát và báo cáo kết quả đã đạt được

• Xác định tất cả các bên liên quan chính và đánh giá mức độ quan trọng của họ trong kế hoạch

• Chỉ định một “người đại diện” – người đầu tiên áp dụng các kế hoạch và phương pháp mới được đề ra

• Lên kế hoạch để giúp mọi người thay đổi các thói quen, phương pháp cũ và áp dụng những điều chỉnh mới

• Đảm bảo rằng mọi người luôn nhận được sự hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện sự thay đổi.

Giao tiếp thường xuyên

Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để tạo ra sự đồng thuận và ủng hộ cho sự thay đổi. Nó giúp mọi người hiểu rõ về lý do, mục tiêu và tác động của sự thay đổi. Giao tiếp thường xuyên cũng giúp giải quyết các lo ngại và thắc mắc. Điều này giúp giảm bớt sự phản kháng và thúc đẩy sự chấp thuận.

Khi nào doanh nghiệp cần quản trị sự thay đổi?

Doanh nghiệp cần quản trị sự thay đổi khi có những thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc nội bộ doanh nghiệp. Những thay đổi này có thể là:

• Thay đổi chiến lược kinh doanh: Khi doanh nghiệp quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh, đưa ra các sản phẩm mới hoặc mở rộng thị trường

• Cải tiến hoạt động: Khi doanh nghiệp muốn tăng cường năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc tối ưu hóa quy trình sản xuất

• Sáp nhập và mua lại: Đảm bảo tính hợp nhất và tối ưu hóa hiệu quả sau khi thay đổi

• Thay đổi quy trình làm việc hoặc chuyển đổi sang công nghệ mới

• Đối mặt với cạnh tranh, tạo ra lợi thế cạnh tranh và bảo vệ vị thế trên thị trường.

7 Bước trong quy trình quản lý sự thay đổi

Bước 1: Đánh giá và phân tích

• Xác định nhu cầu thay đổi: Xác định rõ lý do và mục tiêu của sự thay đổi. Sự thay đổi được thực hiện là do nhu cầu nội tại của tổ chức hay do tác động từ bên ngoài? Sự thay đổi sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu gì?

• Phân tích tình hình hiện tại: Đánh giá thực trạng của tổ chức, bao gồm các yếu tố như: văn hóa, con người, quy trình, công nghệ,… để xác định những vấn đề cần thay đổi.

• Phân tích tác động của sự thay đổi: Đánh giá tác động của sự thay đổi đối với tổ chức, bao gồm cả tác động tích cực và tiêu cực.

Bước 2: Lên kế hoạch

• Xác định các bước thực hiện

• Xác định thời hạn: Thời hạn cần được xác định rõ ràng cho từng bước thực hiện, đảm bảo sự thay đổi được triển khai đúng tiến độ.

• Xác định trách nhiệm: Xác định rõ ràng người chịu trách nhiệm cho từng bước thực hiện

• Xác định nguồn lực: Cần xác định rõ ràng các nguồn lực cần thiết để triển khai sự thay đổi, bao gồm nhân lực, tài chính, công nghệ,…

• Phương án dự phòng: Nên xây dựng các phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh ngoài dự kiến, đảm bảo sự thay đổi được triển khai thành công ngay cả khi có những trở ngại.

Bước 3: Truyền thông và đào tạo, phát triển nhân sự

Mục đích của việc tuyên truyền là để mọi người trong tổ chức hiểu được tầm quan trọng của sự thay đổi, những lợi ích mà sự thay đổi mang lại và cách thức triển khai sự thay đổi. Các hoạt động tuyên truyền cần được thực hiện một cách thường xuyên, đa dạng và sáng tạo để thu hút sự chú ý của mọi người.

Đồng thời triển khai các chương trình đào tạo nhằm cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện sự thay đổi. Các hoạt động đào tạo cần được thiết kế phù hợp với nhu cầu và trình độ của từng đối tượng.

Bước 4: Triển khai thay đổi

Thực hiện các hoạt động đã được lên kế hoạch. Bao gồm việc triển khai các thay đổi về quy trình, công nghệ, hệ thống, văn hóa,… Trong bước này, cần có sự lãnh đạo và cam kết mạnh mẽ từ cấp lãnh đạo, điều này tạo ra sự ủng hộ và hợp tác từ các thành viên trong tổ chức.

Bước 5: Theo dõi và đánh giá

• Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường sự thành công của các thay đổi

• Thu thập dữ liệu và thông tin về tiến độ thực hiện các thay đổi

• Phân tích dữ liệu và thông tin để xác định các lĩnh vực cần cải thiện

• Đưa ra các khuyến nghị để cải thiện hiệu quả của các thay đổi

Trả lời các câu hỏi dưới đây có thể giúp doanh nghiệp xác định xem các thay đổi đã thành công hay chưa và cần thực hiện những điều chỉnh nào để cải thiện hiệu quả:

• Các thay đổi đã được thực hiện đúng tiến độ và ngân sách chưa?

• Các thay đổi đã đạt được các mục tiêu mong muốn chưa?

• Các thay đổi đã được nhân viên chấp nhận và ủng hộ chưa?

• Các thay đổi đã mang lại lợi ích cho tổ chức chưa?

Bước 6: Duy trì sự hỗ trợ

Xây dựng một môi trường thoải mái và mở, nhằm tạo sự hỗ trợ cho nhân viên khi thích nghi với các thay đổi, tạo điều kiện cho họ thảo luận và chia sẻ ý kiến. Đồng thời, cung cấp các cơ chế hỗ trợ hiệu quả trong quá trình thực hiện các thay đổi.

Bước 7: Cải tiến liên tục

• Tiếp tục theo dõi và đánh giá sự hiệu quả của các thay đổi

• Tìm kiếm các cơ hội để cải thiện các thay đổi

• Triển khai các cải tiến mới.

Bước 7 là bước quan trọng trong quy trình quản trị sự thay đổi. Việc thực hiện thành công bước này sẽ giúp đảm bảo rằng các thay đổi được duy trì và phát triển theo thời gian, mang lại lợi ích lâu dài, bền vững cho tổ chức.

Các mô hình quản trị sự thay đổi phổ biến

Mô hình Kurt Lewin

Mô hình quản trị sự thay đổi của Kurt Lewin là một mô hình ba giai đoạn bao gồm:

• Giai đoạn 1 – Đào thải (unfreezing): Đây là giai đoạn phá vỡ trạng thái cân bằng hiện tại để tạo ra động lực cho sự thay đổi.
• Giai đoạn 2 – Thay đổi (moving): Đây là giai đoạn áp dụng những thay đổi mới.
• Giai đoạn 3 – Củng cố (refreezing): Đây là giai đoạn củng cố những thay đổi mới và ngăn chặn chúng bị đảo ngược.

Mô hình ADKAR của Prosci

Mô hình quản trị sự thay đổi ADKAR bao gồm năm giai đoạn:

• Nhận thức (Awareness): Đánh giá nhu cầu và độ quan trọng của việc thực hiện sự thay đổi trong một tình huống cụ thể.

• Sự mong muốn (Desire): Xác định ý chí và mong đợi của tác nhân đối với sự thay đổi, cũng như quyết định liệu nên ủng hộ hay phản đối nó.

• Kiến thức (Knowledge): Đánh giá mức độ kiến thức cần thiết mà tác nhân có để thực hiện sự thay đổi.

• Khả năng (Ability): Đánh giá khả năng lãnh đạo, thực hiện và hoàn thành sự thay đổi từ phía tác nhân.

• Đánh giá (Reinforcement): Cung cấp đánh giá tích cực và khuyến khích cho tác nhân trong việc thực hiện sự thay đổi như việc khen thưởng.

Mô hình Bridges Transition

Mô hình quản trị sự thay đổi Bridges Transition bao gồm:

• Giai đoạn 1 – Cảm xúc (Ending): Cảm xúc tiêu cực khi phải rời bỏ trạng thái hiện tại.

• Giai đoạn 2 – Không gian trống (Neutral zone): Trải qua thời gian chuyển tiếp giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mới.

• Giai đoạn 3 – Bắt đầu lại (New Beginning): Bắt đầu chấp nhận và thích nghi với trạng thái mới.

Mô hình McKinsey 7S của McKinsey & Company

Mô hình quản trị sự thay đổi 7S của McKinsey là một mô hình tổng thể bao gồm bảy yếu tố cần thiết cho sự thay đổi thành công:

• Strategy (Chiến lược): Là định hướng và kế hoạch tổng thể của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của mình.

• Structure (Cấu trúc): Cách thức tổ chức và phân bổ nguồn lực

• Systems (Hệ thống):Quy trình, quy định và thủ tục được sử dụng để điều hành tổ chức.

• Skills (Kỹ năng): Trình độ và năng lực của nhân viên

• Style (Phong cách): Cách thức lãnh đạo và quản lý của tổ chức

• Staff (Nhân viên): Đội ngũ nhân viên của tổ chức.

• Shared values (Giá trị chung): Những giá trị cốt lõi mà tất cả nhân viên trong tổ chức cùng chia sẻ.

Mỗi mô hình quản trị sự thay đổi đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Lựa chọn mô hình phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô và tính chất của tổ chức, mức độ phức tạp của thay đổi và mức độ sẵn sàng của nhân viên. Để quản trị sự thay đổi thành công, các tổ chức cần áp dụng một cách tiếp cận toàn diện, bao gồm cả việc xây dựng tầm nhìn và kế hoạch rõ ràng, truyền đạt thông tin hiệu quả, và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thay đổi.

Thách thức trong quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp

Giao tiếp kém

Mọi người trong tổ chức cần hiểu tại sao phải thay đổi và nó sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào. Những thông báo và yêu cầu thay đổi mơ hồ khiến nhân viên không hiểu rõ lý do và mục đích của sự thay đổi, dẫn đến sự kháng cự và không hợp tác. Điều này có thể khiến quá trình thay đổi trở nên khó khăn và tốn kém hơn.

Thiếu đo lường

Sự thay đổi không thể thành công nếu các nhà lãnh đạo không xác định được thành công là như thế nào. Việc thiếu đo lường cũng khiến các nhà quản trị khó có thể xác định các vấn đề trong quá trình thay đổi. Dẫn đến việc các vấn đề không được giải quyết kịp thời, gây ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả của dự án.

Hãy đặt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu để bắt đầu cũng như các cột mốc quan trọng và kết quả cuối cùng mong muốn của mình.

Không tập trung vào con người

Nhiều công ty dành quá nhiều thời gian để lên kế hoạch cho sự thay đổi đến nỗi bỏ bê những nhân tố sẽ bị ảnh hưởng bởi nó. Ngay cả những chiến lược thay đổi chi tiết nhất cũng có thể thất bại nếu chúng không tập trung vào việc hướng dẫn mọi người trong quá trình chuyển đổi. Con người vẫn là yếu tố cốt lõi trong việc thay đổi, vậy nên doanh nghiệp cần bắt đầu từ mỗi cá nhân của tổ chức.

Sợ hãi và xung đột

Những thay đổi trong tổ chức có thể phát triển những cảm xúc không chắc chắn và sợ hãi. Điều này có thể khiến nhân viên trút sự thất vọng lên nhau. Ở đây, trách nhiệm của người lãnh đạo rất quan trọng trong việc vượt qua khó khăn và giải quyết xung đột. Một nhà lãnh đạo tích cực phải luôn sẵn sàng đi sâu hơn vào vấn đề trong khi làm việc theo cách quản trị sự thay đổi tổ chức của mình.

Đào tạo và hội nhập không đầy đủ

Khi nhân viên không có các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện thay đổi mới, họ có thể mắc sai lầm và làm chậm quá trình triển khai. Từ đó có thể dẫn đến chất lượng sản phẩm/ dịch vụ kém, mất khách hàng và tổn thất tài chính. Bên cạnh đó, nếu thay đổi không được thực hiện đúng cách, nó có thể thất bại hoàn toàn. Dẫn đến tốn kém thời gian và tiền bạc, thậm chí có thể gây thiệt hại cho tổ chức.

Các nhà quản trị cần cung cấp cho nhân viên cơ hội để thực hành các kỹ năng mới và nhận phản hồi. Điều này giúp họ củng cố các kiến thức, cập nhật kỹ năng mới và cảm thấy tự tin hơn khi thực hiện thay đổi.

Thiếu động lực

Các tổ chức thường mắc sai lầm khi nới lỏng sáng kiến ​​thay đổi quá sớm, điều này dễ khiến quá trình quản trị sự thay đổi thất bại. Các nhà quản trị cần cung cấp sự đào tạo và phát triển cho nhân viên, giúp họ phát triển các kỹ năng, kiến thức cần thiết để thành công trong môi trường mới. Xây dựng một môi trường tin cậy và cởi mở, đồng thời cung cấp sự hỗ trợ và nguồn lực cần thiết cho nhân viên.

Phương pháp quản trị sự thay đổi hiệu quả

Xác định mục tiêu rõ ràng

Mọi sáng kiến ​​quản trị sự thay đổi cần được xác định rõ ràng. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp các nhà quản lý xác định hướng đi và các bước cần thực hiện để đạt được sự thay đổi. Giúp quá trình thay đổi diễn ra một cách hiệu quả và có định hướng. Đồng thời tạo sự đồng thuận và ủng hộ cho quá trình thay đổi.

Để xác định mục tiêu rõ ràng trong quản trị sự thay đổi, các nhà quản lý cần lưu ý:

• Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn.

• Mục tiêu phải được xây dựng dựa trên nhu cầu và mục tiêu của tổ chức.

• Mục tiêu phải được truyền đạt rõ ràng và hiệu quả cho mọi người trong tổ chức

>> : Mục tiêu SMART là gì? Nguyên tắc và cách đặt mục tiêu smart

Bắt đầu từ cấp lãnh đạo

• Lãnh đạo cấp cao là những người có quyền lực và ảnh hưởng lớn nhất đến tổ chức. Họ có thể tạo ra tầm nhìn và vẽ ra bức tranh toàn cảnh cho sự thay đổi.

• Là những người có thể truyền đạt thông điệp về sự thay đổi một cách rõ ràng và thuyết phục. Giúp nhân viên hiểu rõ lý do và mục đích của sự thay đổi, từ đó giảm thiểu sự kháng cự.

• Có thể cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết cho sự thay đổi

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là cấp thấp hơn trong tổ chức không đóng vai trò quan trọng trong quản trị sự thay đổi. Sự thay đổi chỉ có thể thành công khi có sự tham gia và ủng hộ của tất cả các cấp trong tổ chức. Do đó, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa cấp lãnh đạo và các cấp thấp hơn trong quá trình quản trị sự thay đổi.

Khuyến khích trò chuyện và giao tiếp thường xuyên

Quan hệ nhân viên có tác động lớn đến việc khuyến khích các cuộc trò chuyện trước, trong và sau khi những thay đổi được thực hiện. Giao tiếp là chìa khóa để thành công trong bất kỳ quá trình thay đổi nào. Nó giúp mọi người hiểu được lý do và tầm quan trọng của sự thay đổi, đồng thời giảm thiểu sự kháng cự và tăng sự ủng hộ.

>> : Kỹ năng giao tiếp là gì? Cách cải thiện giao tiếp hiệu quả

Trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên tham gia vào quá trình thay đổi bằng cách cho họ quyền tự do đưa ra quyết định của riêng mình và thực hiện các ý tưởng mới. Nếu nhân viên không cảm thấy được trao quyền, mức độ gắn kết sẽ giảm xuống và dẫn đến việc phản đối sự thay đổi.

Khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức

Một số nhân viên sẽ học hỏi và thích ứng với sự thay đổi nhanh hơn những người khác. Chính vì vậy, việc chia sẻ kiến ​​thức giữa các nhân viên có thể đẩy nhanh quá trình học tập này một cách đáng kể.

Tập trung vào con người

Con người là nòng cốt của mọi sự thay đổi. Quản trị sự thay đổi hiệu quả đòi hỏi sự tham gia tích cực và ủng hộ từ phía nhân viên. Con người trong tổ chức cần được thông báo và được đào tạo để hiểu rõ về những thay đổi sắp xảy ra, lợi ích của những thay đổi đó và cách thức để thích ứng.

Các nhà quản trị cần đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức, kỹ năng và tài nguyên để thích nghi với sự thay đổi. Nếu không tập trung vào con người, quản trị sự thay đổi có thể gặp phải sự kháng cự, sự thiếu hứng thú và giảm hiệu suất làm việc trong tổ chức.

Xây dựng văn hóa minh bạch

Sự thay đổi thường đi kèm với sự không chắc chắn, lo lắng và thậm chí là sợ hãi. Việc xây dựng văn hóa minh bạch sẽ giúp giảm thiểu những cảm xúc tiêu cực này, từ đó giúp quá trình thay đổi diễn ra thuận lợi hơn.

• Tăng cường sự tin tưởng và đồng thuận: Sự minh bạch sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về lý do và mục đích của sự thay đổi. Điều này sẽ giúp họ tin tưởng vào sự thay đổi và đồng thuận với những thay đổi đó.

• Thúc đẩy sự tham gia và sáng tạo: Khi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và được trao quyền, họ sẽ có nhiều khả năng tham gia và đóng góp ý kiến cho sự thay đổi. Điều này sẽ giúp quá trình thay đổi trở nên hiệu quả hơn.

• Giảm thiểu sự kháng cự: Sự minh bạch sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những tác động của sự thay đổi. Điều này sẽ giúp họ giảm thiểu sự kháng cự và sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi.

Ứng dụng công nghệ vào quản trị sự thay đổi

Trong bối cảnh công nghệ bùng nổ mạnh mẽ cùng công cuộc chuyển đổi số, các doanh nghiệp giờ đây phải chủ động thích ứng và áp dụng công nghệ vào hệ thống vận hành của mình. Công nghệ có thể giúp các tổ chức tự động hóa các tác vụ thủ công, thu thập và phân tích dữ liệu, theo dõi tiến độ thực hiện dự án thay đổi.

Công nghệ cũng giúp nhân viên tham gia vào quá trình thay đổi, chia sẻ ý kiến và phản hồi. Giúp các tổ chức phát hiện và giải quyết sớm các vấn đề phát sinh trong quá trình thay đổi. Từ đó có thể giảm thiểu rủi ro thất bại của dự án thay đổi.

>> : Chuyển đổi số là gì? Xu hướng 4.0: Digital Transformation

Trong bối cảnh thế giới đang thay đổi nhanh chóng, quản trị sự thay đổi là một quá trình quan trọng giúp các tổ chức thích ứng và phát triển. Trong đó, các nhà quản trị cần trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng về quản trị sự thay đổi để dẫn dắt tổ chức vượt qua những thách thức và đạt được thành công.