Bút toán khóa sổ (Closing Entry) là gì? Đặc điểm và qui trình thực hiện

(Ảnh minh họa: Universal partner)

Bút toán khóa sổ

Khái niệm

Bút toán khóa sổ trong tiếng Anh là Closing Entry.

Bút toán khóa sổ là bút toán được thực hiện vào cuối kì kế toán, liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ tài khoản tạm thời trên báo cáo thu nhập sang tài khoản vĩnh viễn trên bảng cân đối kế toán.

Tài khoản tạm thời (Temporary account) bao gồm doanh thu, chi phí, cổ tức và phải được đóng vào cuối năm kế toán.

Đặc điểm của Bút toán khóa sổ

Mục đích của bút toán khóa sổ là số dư tài khoản tạm thời phải bằng 0 trên sổ cái.

Tài khoản tạm thời được sử dụng để ghi lại hoạt động kế toán trong một khoảng thời gian cụ thể. Tất cả các tài khoản doanh thu và chi phí phải kết thúc với số dư bằng 0 vì chúng được báo cáo trong các khoảng thời gian xác định và không được chuyển sang tương lai.

Ví dụ: $100 doanh thu trong năm nay không được tính là $100 doanh thu cho năm tiếp theo, ngay cả khi công ty giữ lại tiền này để tiếp tục sử dụng trong kì kế toán tới.

Mặt khác, các tài khoản vĩnh viễn (Permanent account) ghi lại các hoạt động vượt ra ngoài kì kế toán hiện tại, được ghi chép trên bảng cân đối kế toán.

Bất kì tài khoản nào được liệt kê trong bảng cân đối kế toán, trừ cổ tức phải trả, là một tài khoản vĩnh viễn. Ví dụ, trên bảng cân đối kế toán, $75 tiền mặt được giữ hôm nay vẫn có giá trị $75 vào năm tới, ngay cả khi khoản tiền đó không được chi tiêu.

Tham khảo: Phải trả cho người bán (Accounts payable to suppliers) là gì?

Là một phần của qui trình bút toán khóa sổ, thu nhập ròng (NI) mà công ty kiếm được sẽ được chuyển thành lợi nhuận giữ lại (Retained earnings) trên bảng cân đối kế toán.

Giả định là tất cả thu nhập từ công ty trong một năm sẽ được giữ lại để sử dụng trong tương lai. Bất kì khoản tiền nào không được giữ sẽ phải chịu một khoản chi phí làm giảm thu nhập ròng. Chi phí như vậy được xác định vào cuối năm, đó là cổ tức. Bút toán khóa sổ cuối cùng làm giảm số tiền được giữ lại bằng số tiền thanh toán cho các nhà đầu tư.

Tài khoản Xác định kết quả kinh doanh

Số dư tài khoản tạm thời có thể được chuyển trực tiếp vào tài khoản thu nhập giữ lại hoặc vào tài khoản trung gian được gọi là tài khoản xác định kết quả kinh doanh (Income summary account).

Tài khoản xác định kết quả kinh doanh là tài khoản nắm giữ được sử dụng để tổng hợp tất cả các tài khoản thu nhập trừ chi phí cổ tức. Tài khoản xác định kết quả kinh doanh không được báo cáo trên bất kì báo cáo tài chính nào vì nó chỉ được sử dụng trong quá trình khóa sổ và khi kết thúc quá trình khóa sổ, số dư tài khoản bằng 0 .

Tham khảo: Hình thức trả lương (Way of payment) là gì? Các hình thức trả lương trong thực tế

Tài khoản xác định kết quả kinh doanh sẽ tập hợp thu nhập ròng trong kì và phân phối số tiền được giữ lại thành lợi nhuận giữ lại. Số dư từ tài khoản tạm thời được chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh trước tiên để dễ dàng cho kế toán viên theo dõi.

Qui trình thực hiện Bút toán khóa sổ

Quá trình bút toán khóa sổ diễn ra gồm 04 bước sau:

1. Số dư tài khoản doanh thu được chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

2. Số dư tài khoản chi phí được chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

3. Số dư tài khoản xác định kết quả kinh doanh được chuyển sang tài khoản lợi nhuận giữ lại.

4. Số dư tài khoản cổ tức được chuyển sang tài khoản lợi nhuận giữ lại.

Lưu ý đối với Bút toán khóa sổ

Nếu doanh thu của một công ty lớn hơn chi phí của nó, bút toán khóa sổ yêu cầu phải ghi bên Nợ cho tài khoản xác định kết quả kinh doanh và ghi Có cho lợi nhuận giữ lại. Trong trường hợp thua lỗ trong kì, tài khoản xác định kết quả kinh doanh cần phải được ghi Có và lợi nhuận giữ lại được ghi giảm qua Nợ.

Cuối cùng, cổ tức được khóa sổ cho lợi nhuận giữ lại. Tài khoản lợi nhuận giữ lại được giảm bằng số tiền chi trả cổ tức ghi bên Nợ và chi phí cổ tức được ghi bên Có.

Tham khảo: Giả định dòng chi phí trung bình (Average Cost Flow Assumption) là gì?

(Theo Investopedia)