Các hoạt động được thực hiện trong một dự án đều thuộc về quản lý dự án: lên kế hoạch, ước lượng, đo lường, hiện thực hóa, truyền thông, tích hợp, huấn luyện, tạo động lực, “may đo”,…Những hoạt động này được hướng dẫn bởi những nguyên tắc trong Tiêu chuẩn dành cho Quản lý Dự án (The Standard for Project Management). Những nguyên tắc có thể cung cấp một khung văn hóa các hành vi dẫn đến một tư duy chung có ích cho việc thực hiện công việc trong bối cảnh của dự án.
Những nguyên tắc hướng dẫn hành vi nằm trong Miền hiệu suất dự án của cuốn PMBOK Guide – Phiên bản thứ 7. Miền hiệu suất mô tả các hoạt động hoặc chức năng ảnh hưởng đến hiệu suất của dự án. Chúng hỗ trợ việc đưa ra quyết định với trọng tâm là khả năng đạt được kết quả như mong muốn. Bên cạnh đó, những nguyên tắc và miền hiệu suất cũng phục vụ cho tất cả những người tham gia vào các hoạt động của dự án.
Nhóm dự án, một trong những nhóm các bên liên quan quan trọng của dự án, thực hiện việc “may đo” cách thức phát triển dự án, lựa chọn các mô hình dự án.
Trước đây, người ta thường nghĩ rằng kiến thức quản lý dự án cần thiết cho những người thực hành quản lý dự án. Nhưng họ là những ai? Có thể nói rằng người thực hành quản lý dự án là bất cứ ai tham gia vào các hoạt động quản lý dự án và là người chịu trách nhiệm cho kết quả của dự án. Từ quan điểm này, bất kỳ thành viên nào của một dự án đều thực hiện một số phần trong các hoạt động quản lý dự án.
Các loại hoạt động quản lý dự án, và mức độ chi tiết của các hoạt động này, cho thấy các thành viên có thể dựa vào một số yếu tố, như là khung quản lý dự án được chọn; những quy định, yêu cầu và quy trình của tổ chức; hoặc các quy định. Ví dụ:
- Trong một dự án theo mô hình Agile Scrum, nhóm phát triển chịu trách nhiệm lên kế hoạch các dịch vụ để thực hiện trong lần lặp tiếp theo (Sprint), lựa chọn các mục công việc từ sản phẩm tồn đọng, nơi mà chủ sở hữu sản phẩm ưu tiên câu chuyện người dùng trong việc lên kế hoạch Sprint. Nhóm ước tính nỗ lực để thực hiện câu chuyện người dùng. Quyết định thành phần câu chuyện có thể bao gồm điều gì trong công việc của Sprint và cam kết đạt được mục tiêu của Sprint. Do đó, các thành viên nhóm phát triển có trách nhiệm quản lý dự án cao.
- Đối với một nhóm dự án hiệu suất cao đã được ổn định qua một khoảng thời gian, bao gồm những thành viên đã thực hiện nhiều dự án cùng nhau, và có kinh nghiệm, đa chức năng, quản lý thì có thể để họ tự tổ chức. Hơn nữa, nhóm này có thể được trao quyền tự chủ và chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động quản lý dự án, như là quyết định và thực hiện quy trình làm việc phù hợp nhất để đạt được kết quả dự án như mong đợi.
- Trước đây, tổ chức theo chức năng bao gồm nhiều loại năng lực chuyên môn khác nhau, các dự án được bắt đầu chỉ khi cần thiết. Các thành viên trong các nhóm chức năng được phân bổ tạm thời vào các dự án. Thời gian tham gia của họ được thảo luận bởi các quản lý trực tiếp và những người hỗ trợ dự án. Những người tham gia vào dự án phải quản lý những yêu cầu xung đột đến từ các quản lý và những người hỗ trợ dự án, cũng như những xung đột trong khi thực hiện các hoạt động quản lý dự án mà họ thường không biết trước.
- Trong một số tổ chức, vai trò của từng người được xác định một cách chi tiết và được ghi nhận như là một phần hoặc ngoài sơ đồ tổ chức. Trong những tài liệu này, các hoạt động quản lý dự án được quy định để chuyên môn hóa những vai trò như quản lý dự án, nhóm trưởng, điều phối viên dự án,…Trong trường hợp này, người quản lý dự án sẽ được chỉ định chịu trách nhiệm hầu hết các hoạt động quản lý dự án.
Do đó, các hoạt động quản lý dự án có thể được thực hiện bởi những thành viên khác nhau trong những vai trò của tổ chức, bao gồm những thành viên trong nhóm dự án.
Trong những dự án mà nhóm dự án tự tổ chức và trao quyền nhiều hơn, mọi người trong nhóm cần biết các mô hình, quy trình và thực tiễn điều gì có thể được xem xét, về lĩnh vực miền hiệu suất của dự án mà họ có liên quan, và làm thế nào để nhóm đạt hiệu quả trong việc bàn giao giao phẩm dự án mà có thể hiện thực hóa kết quả dự kiến. Mặt khác, trong một dự án mà nhóm dự án cần được hướng dẫn chi tiết trong công việc, thành viên trong nhóm dự án này cần biết lý do tại sao họ cần phải tuân theo các mô hình, phương pháp, thực tiễn, quy trình được chỉ định, và có góc nhìn chung để “may đo” công việc trên tất cả các miền hiệu suất. Tóm lại, nguyên tắc của quản lý dự án có một tư duy chung hướng dẫn những hành vi và quyết định trong dự án.
Vì vậy, độc lập với các chức danh vai trò, cấu trúc tổ chức, hoặc phương pháp phát triển dự án cụ thể, những nguyên tắc quản lý dự án cũng cấp cho tất cả những thành viên tham gia một dự án làm nền tảng cho công việc của dự án được tiến hành. Các miền hiệu suất của dự án cũng cung cấp cho họ một hệ thống có cấu trúc cho những lĩnh vực trọng tâm trong công việc của dự án, những quyết định, và hành động được hướng dẫn bởi những nguyên tắc bao quát. Điều quan trọng là các thành viên trong nhóm dự án được đào tạo hoặc huấn luyện dựa trên những nguyên tắc quản lý dự án và các miền hiệu suất của dự án. Những nguyên tắc và miền hiệu suất dự án này đóng vai trò là nền tảng cho tất cả các thành viên trong nhóm dự án và có thể cải thiện kết quả của dự án.
Tác giả: Giampaolo Marucci – Đội ngũ phát triển PMBOK7
Nguồn: Projectmanagement.com
:
5 chìa khóa để thực hiện chiến lược thành công/5 Keys to Successful Strategy Implementation
7 kỹ năng cần thiết của chuyên gia Quản lý dự án
