Chứng từ điện tử (Electronic Document) là gì?

Chứng từ điện tử (Electronic Document)

Chứng từ điện tử – danh từ Electronic Document.

Chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động tài chính. 

Chứng từ điện tử là một hình thức của thông điệp dữ liệu, bao gồm: chứng từ kế toán điện tử; chứng từ thu, chi ngân sách điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục hải quan điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục thuế điện tử; chứng từ giao dịch chứng khoán điện tử; báo cáo tài chính điện tử; báo cáo quyết toán điện tử và các loại chứng từ điện tử khác phù hợp với từng loại giao dịch theo qui định của pháp luật.

Qui định về chứng tử điện tử

Giá trị pháp lí của chứng từ điện tử

1. Hình thức thể hiện, việc gửi, nhận, lưu trữ và giá trị pháp lí của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử.

2. Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính phải đáp ứng đủ các yêu cầu về quản lí Nhà nước, phù hợp với qui định của pháp luật đối với các chuyên ngành về tài chính.

3. Chứng từ điện tử phải có đủ chữ kí điện tử của những người có trách nhiệm kí chứng từ điện tử.

4. Trường hợp chứng từ điện tử chỉ có chữ kí của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lí của những người có trách nhiệm theo qui định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ điện tử đến người kí cuối cùng.

Hủy và tiêu huỷ chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có qui định khác; việc huỷ chứng từ điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Chứng từ điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo qui định, nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy chứng từ điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chứng từ điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. (Theo Nghị định Số: 27/2007/NĐ-CP)