Công việc dự án là sắp xếp phạm vi các hoạt động trong dự án theo sự thống nhất của nhóm để đạt kết quả mong muốn. Nhạc trưởng không điều khiển các nghệ sỹ hay nhạc công. Thay vào đó, nhiệm vụ của nhạc trưởng đó là ra hiệu cho từng nhóm để họ biết đến phiên của mình nhằm tiếp nối và cùng hòa vào giai điệu và ra hiệu cho một số nhạc công có thể kết thúc phần của mình và nghỉ ngơi một chút.
Trong môi trường dự án, người quản lý dự án, người dẫn dắt nhóm hoặc bất kỳ ai đảm nhiệm vai trò “thực hiện” này sẽ tập trung vào bản nhạc nhằm kết nối cả nhóm lại với nhau. Các thành viên trong tập thể biết rõ phân đoạn nào của họ và nhìn theo sự điều phối của “nhạc trưởng” để thúc đẩy sự liên kết giữa các thành viên trong nhóm, giữa nhóm này và nhóm khác trong tổ chức, và giữa các bên liên quan của dự án. Nhạc trưởng phải đảm bảo nhóm có mặt đầy đủ hoặc đảm bảo các điều kiện cần thiết để giữ cho bản phối trong tầm kiểm soát, chẳng hạn như đứng để giữ bản phối, dùng kẹp giấy để giữ các trang nhạc đúng chỗ, đèn chiếu sáng phải ở mức phù hợp đủ nhìn… lắng nghe từng nhóm và cả tập thể, để đảm bảo rằng mọi người đều chơi đúng nhịp và liên tục giúp nhóm thích ứng và bắt nhịp kịp thời khi hòa âm và giai điệu không còn đồng bộ. Trong suốt buổi biểu diễn, nhạc trưởng và các nhóm cùng nhau rút kinh nghiệm để cải thiện các phân đoạn chuyển giao kế tiếp.
Điều quan trọng cần lưu ý trong sự tương đồng này là nhạc trưởng không phân biệt cao thấp, họ chỉ thực hiện vai trò quan trọng trong tập thể. Có vô số video trên YouTube cho thấy những gì có thể xảy ra khi một nhóm nhạc tự do đang cố gắng biến tấu giai điệu nhưng không được bài bản và điều đó sẽ thay đổi ra sao khi một người nhạc trưởng tham gia vào nhóm. Nhạc trưởng luôn lắng nghe và cảm nhận màn trình diễn đang diễn ra như thế nào. Điều này không chỉ liên quan đến việc quan sát mạch cảm xúc của các nhạc công mà còn bao gồm cả khán giả để nhận biết họ đang phản ứng ra sao với màn trình diễn. Nhạc trưởng sẽ đứng ngay vị trí trọng tâm sân khấu để có thể giữ tiết tấu buổi biểu diễn. Họ cũng biết rõ phân đoạn nào sắp diễn ra tiếp theo và chuẩn bị ra hiệu cho nhóm để thực hiện phân đoạn tiếp theo được liền mạch.
Đối với một dàn nhạc lớn, với đa nhạc cụ, và có nhạc trưởng là cách tốt nhất để tổ chức và kết nối nỗ lực của tập thể để tạo ra giai điệu hài hòa. Nhưng thường có những trường hợp các nhóm vẫn chơi cùng nhau mà không có buổi tập chuẩn bị trước hoặc đã được luyện tập nhiều buổi trước đó và cố tìm cách kết nối giai điệu của nhau. Nhiều nghệ sĩ nhạc jazz có thể ứng biến giai điệu ngay với các nhạc công khác. Một trong những người chơi sẽ khởi tạo giai điệu, các thành viên khác trong nhóm chọn nhịp, và sau đó tất cả thành viên kết nối lại với nhau khi chơi. Khi những thay đổi lớn xảy ra, họ sử dụng các dấu hiệu để báo hiệu sự thay đổi để những người còn lại của ban nhạc có thể biết và thích ứng. Nếu một hoặc hai nhạc công cần nghỉ ngơi, phần còn lại của ban nhạc có thể tiếp tục chơi mà không bị gián đoạn. Do đó, các tín hiệu và công cụ thực hiện có thể được dàn xếp kỹ lưỡng và đủ tinh tế để giữ cho tất cả các nhạc công được đồng bộ.
Để khiến cho cả dàn nhạc hoặc ban nhạc jazz hoạt động hiệu quả, các nhạc công cần hiểu và đánh giá cao vai trò của nhau trong việc đạt được kết quả cuối cùng. Họ cần một bản phối chung hoặc giai điệu mở đầu để thiết lập hướng đi tiếp theo. Họ sử dụng ngôn ngữ, tín hiệu và các phương án khác để bắt kịp công việc và thích nghi với hoàn cảnh thay đổi. Họ luyện tập cùng nhau để cải thiện bản thân cũng như cả nhóm. Và sau mỗi màn trình diễn, họ phản hồi về vị trí hiện tại của họ, họ đã hoàn thành được bao nhiêu và những vấn đề dự sẽ xảy ra trong tương lai.
PMBOK – Phiên bản thứ 7 được thiết lập với tám miền hiệu suất dự án, là một nhóm các hoạt động liên quan có tính chất quan trọng để bàn giao một cách hiệu quả các kết quả dự án. Miền hiệu suất chứa các phạm trù quan trọng mang tính tương tác, liên kết và phụ thuộc lẫn nhau, thực hiện đồng bộ để đạt được kết quả dự án như mong muốn, giống như tạo ra bản nhạc tuyệt vời.
Miền Hiệu suất Công việc Dự án tập trung vào việc tạo điều kiện cho việc sản xuất ra bản phối tuyệt vời (sản phẩm dự án). Nó bao gồm các công việc cần thiết để hỗ trợ người biểu diễn như minh họa ở trên trong việc tạo ra bản phối (sản phẩm, dịch vụ, kết quả) và đạt được giai điệu tuyệt đẹp (kết quả cuối cùng của dự án). Công việc dự án giữ cho nhóm được tập trung và các hoạt động dự án được vận hành trơn tru – nếu không có nó, sẽ không có sự hài hòa.
Hàng ngày, các nhạc công luyện tập nhạc cụ của họ trong nhiều giờ, đôi khi họ đi dạy, và đôi khi là biểu diễn trong một buổi hòa nhạc. Hiệu suất của họ hoạt động liên tục trong suốt cả năm, giống như công việc trong suốt vòng đời dự án. Một số nhạc công có thể có nhiều kinh nghiệm hơn những người khác về các khía cạnh trong nghề nghiệp của họ; tuy nhiên, tất cả công việc chỉ để nhằm mục đích tạo ra một tổng thể thống nhất, đó là tất cả những gì về hiệu xuất.
Tôi hy vọng bạn bây giờ hiểu lý do tại sao tôi nghĩ công việc dự án là miền hiệu suất dự án. Hãy để âm nhạc được vang lên và âm lượng ở mức tối đa, và hãy thực hiện dự án như một nhóm biểu diễn chuyên nghiệp.
Tác giả: Klaus Nielsen, Thành viên Đội ngũ Phát triển PMBOK Guide Seventh Edition
: Project Work: The Art of Orchestrating
:
TỔNG HỢP cập nhật PMBOK 7th Edition
CÁC NGUYÊN TẮC CỦA PMO
Chia sẻ quyền sở hữu trong dự án. Miền hiệu suất đội nhóm.
