Hồ sơ quản lí dự án là gì? Ý nghĩa lưu trữ hồ sơ quản lí dự án

Hồ sơ quản lí dự án

Khái niệm

Hồ sơ quản lí dự án hay Hồ sơ dự án trong tiếng Anh tạm dịch là: Project management files.

Hồ sơ quản lí dự án là những tài liệu bao gồm tất cả các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của dự án. 

Hồ sơ này sẽ lưu trữ những tài liệu khác nhau: 

• Thư từ trao đổi với bên ngoài (thư đến, thư đi) 

• Các ước lượng thời gian 

• Các biểu mẫu 

• Các bản ghi nhớ 

• Các biên bản các cuộc họp 

• Các thủ tục 

• Các báo cáo 

• Các qui định về trách nhiệm, quyền hạn trong dự án 

• Các cập nhật lịch biểu 

• Bảng công việc 

• Các tài liệu khác có liên quan 

Lưu trữ hồ sơ quản lí dự án

Người thực hiện việc lưu trữ: Trợ lí Người quản lí dự án có trách nhiệm: 

• Phân loại tài liệu 

• Tạo lập, thu thập, bổ sung hồ sơ 

• Cung cấp tài liệu khi được yêu cầu 

• Lưu trữ như thế nào 

• Trên giấy: (không khuyến khích): Tổ chức thành các cặp tài liệu 

• Trên máy tính (khuyến khích): Tổ chức thành các folder chia sẻ trên mạng (Nếu Dự án trải rộng trên nhiều tỉnh thì Truy nhập qua Web) 

• Luôn có một “File list” (trên giấy, trên máy) được cập nhật thường xuyên và thông báo cho mọi người 

Ý nghĩa

Tại sao phải tổ chức lưu trữ hồ sơ dự án 

• Mất thời gian 1 lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần 

• Tạo điều kiện theo dõi dự án 

• Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp trên (hoặc nhà tài trợ) kiểm tra dự án 

• Là cơ sở để lập các báo cáo 

• Là chỗ dựa để Người quản lí dự án tự bảo vệ mình 

• Chia sẻ thông tin trong tập thể thực hiện dự án

Giải thích thuật ngữ liên quan

Quản lí dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc). 

Mục đích của nó là từ góc độ quản lí và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành,. mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. 

Vì thế, làm tốt công tác quản lí là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng. (Theo: Quản lí dự án đầu tư xây dựng công trình, Lê Văn Thịnh, Cục Giám định Nhà nước về chất lượng công trình xây dựng, Bộ Xây dựng)

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình quản lí dự án, Viện Công nghệ thông tin – Đại học Quốc gia Hà Nội)