Trước khi đại dịch xảy ra, làm việc nhóm hiệu quả đã là một thách thức. Giờ đây khi phải làm việc từ xa, còn khó khăn hơn nhiều. Người có kỹ năng làm việc nhóm tốt không chỉ hoà đồng, mà còn là vấn đề hợp tác hiệu quả với thành viên khác như thế nào.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Masterskills tìm hiểu các cách để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm.
Kỹ năng làm việc nhóm quan trọng như thế nào với doanh nghiệp?
Kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng trong mọi công việc. Dù ở cấp độ nào, bạn sẽ luôn được yêu cầu làm việc chung với người khác, từ đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, đến khách hàng hay đối tác. Khả năng hợp tác hiệu quả giúp bạn đạt được những mục tiêu về nghề nghiệp, đóng góp tích cực cho tổ chức.
Một nghiên cứu cho thấy có hơn 72% các doanh nghiệp khi tập trung xây dựng và hỗ trợ đội nhóm đều có sự cải thiện đáng mong đợi về lợi nhuận, năng suất, chất lượng dịch vụ/sản phẩm và dịch vụ khách hàng.
Những người làm việc nhóm tốt sẽ rèn luyện cho bản thân thêm nhiều kỹ năng mềm phục vụ cuộc sống: tinh thần đồng đội, khả năng lắng nghe, học hỏi, khả năng phản biện, thuyết trình, kỹ luật và trách nhiệm với công việc.
Những cách để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
1. Đặt mục tiêu chung lên hàng đầu
Làm việc theo nhóm là khả năng hợp tác của các cá nhân để theo đuổi mục tiêu chung. Để một nhóm hoạt động hiệu quả, mỗi thành viên cần hiểu và tham gia vào sứ mệnh chung, sẵn sàng đặt công việc nhóm lên trên các mục tiêu cá nhân.
Bên cạnh đó, mỗi người không nên làm việc theo cảm tính, không thống nhất với đồng đội trước khi quyết định. Bởi một sai lầm nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của cả nhóm.
2. Tăng cường tương tác và giao tiếp hiệu quả
Nhờ sự bùng nổ mạnh mẽ của xu hướng làm việc từ xa, việc tương tác và giao tiếp online trở nên rất quan trọng hơn bao giờ hết. Sẵn sàng trao đổi cởi mở với các thành viên trong nhóm giúp mọi người có thể hiểu và làm việc với nhau hiệu quả hơn hiệu quả hơn.
Khi làm việc từ xa, các đội nhóm cần duy trì họp nhóm thường xuyên để nhanh chóng trao đổi thông tin, kịp thời xử lý những vướng mắc trong quá trình làm việc.
Bằng các tính năng Chat, Video HD, Call Audio cùng Zoom không giới hạn được tích hợp ngay trên nền tảng giao tiếp Masterskills, người dùng có thể tổ chức những buổi họp trực tuyến với quy mô lên tới 300 người, thuận tiện trao đổi và chia sẻ công việc với nhau.
3. Xác định vai trò và trách nhiệm mỗi thành viên
Mỗi thành viên trong nhóm cần nắm được vai trò và trách nhiệm của mình là gì cũng như hiểu về điểm mạnh của bản thân. Khi đó, họ sẽ biết chính xác được những việc cần phải làm để hoàn thành công việc tốt hơn.
Sẽ không hiệu quả nếu người quản lý chỉ dựa vào một vài thành viên nổi trội. Đối với nhóm nhỏ, bạn sẽ không có được sự kết hợp ăn ý về kỹ năng, phong cách và hành vi. Ngược lại, nếu nhóm lớn, những thành viên sẽ khác trở nên lười biếng và dễ đồng thuận với ý kiến chung thay vì đưa ra quan điểm bản thân.
4. Quản lý xung đột trong đội nhóm
Khi làm việc nhóm, mâu thuẫn là một điều không thể tránh khỏi. Quan trọng là bạn biết cách xử lý vấn đề ngay từ khi mới phát sinh và tạo môi trường mở để thành viên trong nhóm được chia sẻ thẳng thắn.
Khi có xung đột, cá nhân nên tạm thời gạt “cái tôi” sang một bên, hiểu vấn đề, lắng nghe nhiều hơn thay vì nóng giận chỉ trích đối phương tránh căng thẳng leo thang. Làm rõ nguyên nhân của mâu thuẫn, và cùng cộng sự ngồi xuống để tìm ra phương án giải quyết tốt nhất.
5. Ghi nhận và khen thưởng tinh thần đồng đội
Ghi nhận là một chất xúc tác thúc đẩy tinh thần đồng đội, khuyến khích mọi người nỗ lực làm việc. Quản lý có thể ghi nhận hiệu suất tốt của thành viên bằng việc khen ngợi hay các phần thưởng về vật chất. Nếu là phần thưởng dành cho cả nhóm, điều này sẽ góp phần nâng cao ý thức gắn kết đội nhóm.
Từng thành viên trong nhóm có thể công nhận thành tích của đồng nghiệp bằng cách sử dụng tính năng tạo bài viết Ghi nhận trên nền tảng Masterskills. Động lực làm việc và tinh thần đội nhóm được phát huy tối đa và hiệu quả nhờ việc được ghi nhận đúng lúc, đúng thời điểm.
6. Phản hồi mang tính xây dựng
Trong môi trường làm việc nhóm, học cách đưa ra và nhận lại phản hồi là một yếu tố cần thiết. Khi một người nhận được phản hồi mang tính xây dựng, nó sẽ giúp họ sẵn sàng thay đổi để hoàn thiện mình hơn, tối đa hoá khả năng của mình.
Đưa ra những thông tin cụ thể, trọng tâm vào vấn đề và dựa trên sự quan sát, đồng thời nêu lên những điểm tích cực và điểm cần cải thiện. Tránh trường hợp đưa ra phản hồi theo kiểu “khen – chê”, bởi đó là những đánh giá mang tính cá nhân, không rõ ràng, chú trọng vào con người và dựa trên cảm nhận của người phản hồi.
7. Trách nhiệm với công việc được giao
Khi làm việc một mình, kết quả không tốt thì bạn là người chịu trách nhiệm. Nhưng làm việc nhóm, nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành được nhiệm vụ được giao, nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến tập thể.
Khi đó người hoàn thành tốt công việc cũng bị phủ nhận công sức, bởi kết quả cuối cùng mới là thước đo đánh giá chứ không phải chỉ phần công việc được hoàn thành tốt. Vì vậy mà mỗi người cần tự có ý thức làm việc hết mình và chịu trách nhiệm với những gì mình làm để xây dựng tập thể vững mạnh, đoàn kết.
Kỹ năng làm việc nhóm là rất quan trọng, bạn cần dành thời gian cải thiện và phát triển kỹ năng này. Càng thành thạo bạn càng có nhiều cơ hội thành công trong sự nghiệp.
