Để đáp ứng được nhu cầu của nhân viên khi làm việc từ xa, các công ty cần xây dựng chính sách như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Dịch bệnh Covid-19 đã thúc đẩy toàn thế giới thực hiện một cuộc thử nghiệm mới mang tên “work from home”. Điều này chứng minh cho quan điểm rằng nhiều công việc văn phòng hoàn toàn có thể được thực hiện tại sân vườn, phòng ngủ, phòng khách, thậm chí là bàn ăn trong nhà bếp, nhất là khi họ được hỗ trợ các nền tảng công nghệ. Họ linh hoạt hơn về mặt thời gian và chủ động trong công việc của mình.
Tuy nhiên, nhiều nhân viên sau khi trải qua hơn một năm làm việc từ xa lại cảm thấy hình thức này cũng có những trở ngại riêng, ví dụ như: họ thường cảm thấy stress, thiếu sự tương tác, kết nối với đồng nghiệp, giảm năng suất lao động và hiệu quả công việc chưa cao,… Vì vậy, một số doanh nghiệp bắt đầu đề cao tầm quan trọng của việc thiết lập chính sách làm việc tại nhà để cải thiện tinh thần nhân viên khi đại dịch Covid-19 vẫn đang diễn ra căng thẳng.
Chỉ khi doanh nghiệp có chính sách làm việc từ xa tốt thì nhân viên mới an tâm và tập trung vào công việc được giao. Một số nội dung nên bổ sung để xây dựng chính sách mới của công ty khi nhân viên làm việc từ xa như:
1. Lịch làm việc cụ thể
Doanh nghiệp cần sắp xếp lịch làm việc cụ thể và linh hoạt cho nhân viên. Khi làm việc từ xa, các thành viên có xu hướng chủ động hơn trong công việc nếu họ được lựa chọn một khung giờ phù hợp với sinh hoạt của riêng mình. Điều này giúp họ có thời gian dành cho gia đình, chăm lo sức khỏe của bản thân, cân đối giữa công việc và cuộc sống. Chính vì thế, doanh nghiệp nên có một thời gian biểu làm việc chi tiết, phù hợp với từng nhân viên để công việc luôn được hoàn thành với chất lượng tốt nhất.
2. Có công cụ, nền tảng hỗ trợ
Mỗi một doanh nghiệp nên lựa chọn cho tổ chức mình một nền tảng giao tiếp nội bộ phù hợp để giải quyết bài toán về kết nối, tương tác hay làm việc nhóm khi work from home. Hiện nay, giải pháp công nghệ ngày càng tân tiến và được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong quy trình vận hành bộ máy của tổ chức. Masterskills chính là nền tảng mới nổi lên trong giai đoạn gần đây đã được hơn 100 doanh nghiệp lớn trong nước sử dụng.
Masterskills cung cấp các tiện ích giúp doanh nghiệp kết nối nội bộ như: họp Nhóm, Group Chat, Call Audio/ Video HD, Bảng tin, Livestream, thiết lập Nhóm riêng cho từng bộ phận,… Sắp tới đây Masterskills sẽ tích hợp với ứng dụng họp trực tuyến Zoom để doanh nghiệp tổ chức các cuộc gặp mặt online nhanh chóng hơn. Nhân viên trong công ty có thể tương tác, trao đổi dễ dàng, thuận tiện hơn khi làm việc từ xa nhờ các tính năng thông minh trên nền tảng này.
3. Chính sách bảo mật đối với các phần mềm
Một số nền tảng mạng xã hội cho doanh nghiệp được các công ty, doanh nghiệp sử dụng đều cần bảo mật cao để đảm bảo tính chất riêng tư cho các hoạt động, chính sách của tổ chức. Tại Masterskills, tất cả thông tin trao đổi đều được mã hóa, giúp thông tin của doanh nghiệp được bảo mật tối đa. Bên cạnh đó, việc bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp luôn là ưu tiên hàng đầu đối với Masterskills, hệ thống được đánh giá định kì bởi các công ty bảo mật uy tín và đạt chứng nhận nâng cao VSCS. Với những thông tin kinh doanh và dự án phát triển doanh nghiệp, Masterskills là lựa chọn an toàn giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin trong tổ chức.
4. Chính sách quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên
Để quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể như: theo dõi hoặc chấm công, đánh giá KPI, thiết lập mục tiêu, nhận xét và cơ chế phản hồi. Bộ phận quản lý hoặc nhân sự có thể theo dõi giờ làm việc của nhân viên bằng cách yêu cầu tất cả thành viên truy cập đường link phòng họp nhóm trong suốt thời gian làm việc hay tạo bảng biểu chấm công online. Thiết lập nhóm riêng để giao nhiệm vụ và nhận kết quả từ nhân viên, từ đó có thể nắm bắt được KPI của từng người.
Ngoài ra công ty cũng có thể tổ chức các buổi họp nhóm online thường xuyên thông qua các ứng dụng hỗ trợ như Zoom để đề xuất mục tiêu chung, đánh giá nhân viên qua từng giai đoạn làm việc. Tạo câu hỏi Khảo sát trên Masterskills để tiếp nhận ý kiến đóng góp của nhân viên một cách nhanh chóng, đồng thời thể hiện thái độ quan tâm của doanh nghiệp đối với đội ngũ khi làm việc từ xa.
5. Chi phí chi trả
Trong thời gian nhân viên làm việc từ xa do tình hình dịch bệnh căng thẳng, công ty vẫn nên có những chính sách chi trả quyền lợi hợp lý để mọi người yên tâm làm việc. Ví dụ như: cơ chế lương OT cho nhân viên khi cần hoàn thành các dự án gấp và phải tăng ca để hoàn thành nhiệm vụ, bên cạnh các chính sách thưởng nhân dịp ngày lễ, sinh nhật thì công ty có thể thêm những phần quà tặng cho thành viên đạt thành tích xuất sắc trong tuần hoặc tháng để cổ vũ tinh thần cống hiến của đội ngũ. Ngoài ra, vào thời điểm khó khăn do dịch bệnh kéo dài doanh nghiệp cũng nên triển khai thêm các chính sách về phúc lợi, khen thưởng nếu có bộ phận đạt kết quả tốt, công ty giữ vững được mức doanh số… để khích lệ tinh thần làm việc chăm chỉ của nhân viên, góp phần thúc đẩy xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
6. Tần suất liên lạc và thời gian nghỉ ngơi
Doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế liên lạc và thời gian nghỉ ngơi cụ thể cho nhân viên. Thay vì tổ chức các cuộc họp online quá dày đặc thì nên giãn cách lịch mỗi tuần một lần để gia tăng sự kết nối, tương tác giữa mọi người. Bổ sung một số hoạt động vui chơi ngắn trong các cuộc họp online qua Zoom sẽ góp phần thúc đẩy hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, công ty cũng nên khuyến khích nhân viên đan xen giờ nghỉ ngơi hợp lý trong quá trình làm việc để giảm stress, căng thẳng do áp lực công việc gây ra.
Nhân viên có thể cân đối giờ giải lao thoải mái hơn khi work from home, ví dụ như nghỉ 15 – 20 phút sau 1-2 tiếng làm việc tập trung để thư giãn. Khi làm việc từ xa, mọi công việc hầu như đều xử lý bằng thiết bị công nghệ như máy tính, điện thoại… nên nghỉ giải lao ngắn sẽ giúp nhân viên có thời gian thư giãn đôi mắt.
