Phương pháp chứng từ kế toán là gì? Các bước luân chuyển chứng từ

Phương pháp chứng từ kế toán

Khái niệm

Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra trạng thái và sự vận động của đối tượng kế toán nhằm đáp ứng các yêu cầu của quản lí và làm căn cứ cho việc xử lí thông tin kế toán.

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. 

Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên và quan trọng nhằm đảm bảo trách nhiệm của các bên liên quan và tính pháp lí của nghiệp vụ phát sinh.

Hệ thống bảng chứng từ

Chứng từ kế toán là các giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành và làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Tác dụng của chứng từ

– Thu thập, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

– Là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh của các cấp quản lí đến bộ phận thực hiện

– Là căn cứ để thực hiện nhiệm vụ và là bằng chứng về kết quả thực hiện

– Ngăn ngừa các hành vi xâm phạm tài sản của doanh nghiệp

Tính pháp lí của chứng từ

– Thông qua việc lập chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lí của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện các hành vi tham ô, lãng phí để ngăn chặn kịp thời

– Là căn cứ pháp lí cho những số liệu ghi trong sổ kế toán và các số liệu thông tin kinh tế của doanh nghiệp

– Là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các bước luân chuyển

Chứng từ được luân chuyển qua các bước sau

– Lập (thu thập) chứng từ

Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ theo mẫu qui định. Chứng từ được lập phải ghi rõ ràng, đầy đủ, kịp thời theo nội dung qui định trên mẫu và lập đủ số liên yêu cầu.

– Kiểm tra chứng từ

Kiểm tra tính trung thực, rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lí, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

– Ghi sổ kế toán

Ghi giá cho những chứng từ chưa có giá theo đúng nguyên tắc tính giá

Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế, từng thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ

Lập định khoản và ghi sổ kế toán

– Bảo quản và lưu trữ chứng từ

Chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng.

Kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị phải lưu trữ chứng từ gốc.

Thời hạn lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm đối với những chứng từ dùng để trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính.

Khi phát hiện chứng từ bị mất hoặc bị huỷ hoại, doanh nghiệp phải kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng mất, hiện trạng và nguyên nhân sau đó thông báo cho cơ quan có thẩm quyền.

(Tài liệu tham khảo: Khái quát về kế toán và báo cáo tài chính, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica)