Trong năm năm tới, thế giới càng lúc sẽ có càng nhiều dự án được sinh ra hơn bao giờ hết. Việc tái thiết nền kinh tế, y tế, chăm sóc xã hội và xã hội nói chung sau cuộc khủng hoảng đại dịch toàn cầu, sẽ là điều chưa từng có trong lịch sử nhân loại. Theo McKinsey [1], Các Quốc Gia đã công bố 10 nghìn tỷ đô la quỹ tái thiết chỉ trong hai tháng đầu tiên của cuộc khủng hoảng, con số này gấp ba lần so với phản ứng đối với cuộc khủng hoảng tài chính 2008–09. Ước lượng có hàng triệu dự án được sinh ra, và sẽ cần hàng triệu giám đốc dự án tham gia vào công tác quản lý.
Năm 2021 sẽ là minh chứng của “Nền kinh tế dự án – The Project Economy”, một thuật ngữ mà tôi đã hình thành vào trong quyển “The Project Revolution – Cuộc cách mạng dự án”, Làm thế nào để thành công trong Thế giới dự án – The Project Driven World.
Tuy nhiên, bất chấp các triển vọng tích cực, những xu hướng quan trọng bên dưới đây sẽ gây nguy hiểm cho công việc quản lý dự án mà chúng ta thường hiểu trong hơn 40 năm qua. Chúng ta cần coi những tín hiệu này như một lời kêu gọi khẩn cấp cho sự thay đổi sâu sắc trong công việc hàng ngày và đặc biệt là kỹ năng chuyên môn của mình. Chi phí hợp lý cần được đầu tư cho những cơ hội đặc biệt mà quản lý dự án cần nắm được và dẫn dắt một thế giới biến động và thay đổi từng giờ.
Theo thống kê, khoảng 70% các dự án thất bại trong việc hoàn thành các mục tiêu của họ. Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta cam kết làm tốt hơn nhiều? Nếu chúng ta tăng tỷ lệ thành công của mình từ 30% lên 60%, chúng ta sẽ mang lại giá trị tương đương GDP của Trung Quốc về lợi ích, sự ảnh hưởng, những giá trị và lợi ích xã hội.
Đây là 05 xu hướng quan trọng nhất mà tôi thấy sẽ diễn ra từ và xa hơn thế nữa:
Xu hướng thứ nhất: Kết thúc kỷ nguyên của “Mô tả công việc”, thay vào đó là “Vai trò trong dự án”
Tác động bởi việc chuyển mình từ một thế giới được định hình bởi hiệu suất sang một thế giới được định hình bởi sự thay đổi hàng giờ dẫn đến những hệ quả lớn về chiến lược, văn hóa, cơ cấu tổ chức, năng lực cần thiết, lương thưởng…Càng lúc sẽ có càng nhiều công việc và nhu cầu được thực hiện thông qua mô hình dự án. Richards Group là công ty quảng cáo tư nhân lớn nhất ở Mỹ, giao dịch thương mại 1,28 tỷ đô la, doanh thu 170 triệu đô la và hơn 650 nhân viên. Stan Richards, người sáng lập và Giám đốc điều hành đã loại bỏ gần như tất cả các phân cấp quản lý và chức danh công việc, chỉ còn một chức danh là quản lý dự án. [2] Tập đoàn Richards không phải là nơi duy nhất thực hiện việc chuyển mình này. Một trong những tác động quan trọng nhất của sự thay đổi chưa từng có tiền lệ này sẽ là sự kết thúc của kỷ nguyên làm việc theo “bản mô tả công việc” đã và đang tồn tại ở mọi tổ chức trong hơn 30 năm qua để thay thế bằng các “Vai trò dự án”. Ngày nay hầu hết nhân viên không làm việc theo những gì mô tả công việc của họ nêu; họ làm việc dựa trên thứ tự ưu tiên của nhu cầu và thay đổi, các sáng kiến chiến lược, tập trung vào khách hàng và mang lại giá trị cho tổ chức của họ. Họ thực sự làm việc trên các dự án. Nhân viên rất sớm sẽ được giao một vai trò trong một dự án, và khi dự án kết thúc, họ sẽ được giao một vai trò, có thể hoàn toàn khác, trong một dự án khác.
Xu hướng thứ hai: Chuyển dịch từ Giám đốc Dự án đến Chuyên gia Thực hiện Chiến lược
Đó là năng lực tiên quyết để thành công trong nền Kinh tế Dự án – Project Economy. Diễn đàn Kinh tế Thế giới, trong báo cáo “Tương lai về việc làm – The Future of jobs report ”, nhấn mạnh tầm quan trọng ngày càng tăng của quản lý dự án cũng như các vai trò chiến lược. Nghiên cứu mới nhất của tôi cho cuốn sách hiện tại mà tôi đang viết, “Harvard Business Review Project Management Handbook” [3] (sẽ xuất bản vào tháng 9 ), cho thấy rõ ràng rằng các nhà lãnh đạo cấp cao coi quản lý dự án là năng lực cốt lõi cần được đầu tư kể từ trở đi.
Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án sẽ cần phải có các kỹ năng mới để trở thành những gì tôi gọi là “chuyên gia thực hiện chiến lược”. Họ sẽ cần bắt đầu thực hiện dự án sớm hơn, trong giai đoạn hình thành ý tưởng, sử dụng các kỹ thuật thiết kế tư duy hướng đến người sử dụng để đảm bảo rằng những ý tưởng tối ưu nhất sẽ được chọn và được phát triển thành các sản phẩm tạo ra giá trị thông qua các phương pháp quản lý dự án phù hợp. Với việc hấp thu và học hỏi từng bước các công việc quản lý dự án thường ngày bởi Công nghệ Trí Tuệ Nhân Tạo – AI (xu hướng # 5), công việc hàng ngày của Người Quản lý dự án sẽ được thay thế chủ yếu bằng nhiệm vụ lãnh đạo, chiến lược, và năng lực sáng tạo để tạo ra giá trị cao nhất. Thách thức lớn nhất đối với xu thế này, chính là từ trước đến nay, chưa từng có khóa học nào giúp các nhà quản lý dự án, các “Scrum Master” và các nhà quản lý thực hiện nhiệm vụ nêu trên trong con đường sự nghiệp của họ. Tôi vô cùng tự hào nói rằng trong suốt hai năm qua, tôi đã phát triển khóa học trực tuyến và chứng chỉ chứng nhận toàn cầu đầu tiên trên thế giới là một phần của Strategic Implementation Institute
Xu hướng thứ ba: Về công cụ và kỹ năng, không chỉ là Waterfall hay là Agile; mà cả hai và nhiều hơn thế nữa sẽ được áp dụng cho phù hợp
Phần lớn trong chúng ta đã và đang phát triển và triển khai dự án với suy nghĩ một mô hình kiểu mẫu có phù hợp với tất cả dự án. Dự án nào cũng cùng một phương pháp luận, cùng một vòng đời dự án, cùng một khuôn mẫu … Ở thập niên 80, 90 và 2k, thịnh hành và phổ biến nhất là phương pháp thác nước truyền thống, hay còn gọi là Waterfall; đến những năm 2010, Agile xuất hiện vì xu thế và đặc thù dự án của thế giới đã thay đổi; ngày càng nhiều các dự án đòi hỏi khả năng tiếp cận linh động, đáp ứng với thay đổi, đặc biệt là đối với các loại hình dự án về công việc trí óc chứ không phải thuần về chân tay như trước kia. Chúng ta nhận ra rằng, không thể chỉ có một phương pháp để giải quyết tất cả các dự án và nhu cầu đổi mới của tổ chức chúng ta đang phục vụ. Năm 2021 chúng ta sẽ thấy sự phát triển của việc triển khai các dự án bằng sự kết hợp của nhiều bộ công cụ, bao gồm cả Agile, Waterfall và kể cả kỹ thuật tư duy thiết kế, tư duy khởi nghiệp tinh gọn – Lean, quản lý ở cấp độ chương trình – Program Management và kỹ năng quản lý thay đổi. Tùy thuộc vào thực tế và loại dự án, người quản lý dự án có thể áp dụng đồng thời một hoặc nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau.
Xu hướng lớn thứ hai chính là sự kết thúc của các PMO kiểu mẫu như chúng ta đã và đang biết trong suốt 40 năm qua. Từ trước đến nay, PMO được thành lập như một nhóm theo cấu trúc phân cấp, báo cáo cho CIO, CFO hoặc CEO. Tuy nhiên, hệ thống cấp bậc đã là cấu trúc của quá khứ; ngày nay, hầu hết các tổ chức đang nỗ lực hết sức để đạt được tính linh động cho PMO, ít phân cấp quản lý hơn, thúc đẩy công việc dựa trên dự án và các nhóm tự quản nhiều nhất có thể. Do đó các PMO cần phải thay đổi ngay lập tức, càng nhanh, càng tốt. Sẽ có 2 hướng tiếp cận và phát triển. Đầu tiên, PMO sẽ nhận nhiệm vụ nhận thức chiến lược và chuyển dịch thành một trung tâm thực hiện chiến lược của công ty. Thứ hai, dịch chuyển cách làm việc của PMO từ truyền thống sang linh động theo tư tưởng Agile, các nhóm tạm thời hỗ trợ cả các dự án truyền thống và các dự án theo mô hình Agile. Sau khi dự án kết thúc, PMO sẽ có trách nhiệm điều hành, vận hành hoặc “bán” những giá trị mà dự án đã tạo ra và chuyển giao.
Xu hướng thứ năm: Trí tuệ nhân tạo sẽ sớm phá vỡ hoàn toàn việc “quản lý” một dự án; chúng ta phải nắm bắt công nghệ ngay từ bây giờ
Theo Gartner, 80% nhiệm vụ quản lý dự án sẽ do AI – Trí Tuệ Nhân Tạo đảm nhận vào năm 2030 [4]. Hầu hết các dự án hiện nay đang được quản lý bằng Microsoft Project, một phần mềm được ra mắt vào năm 1987, hơn 30 năm trước. Các công cụ Quản lý Danh mục Dự án – Portfolio Management ngày càng bổ sung nhiều tính năng nâng cao hơn, nhưng chưa được thay đổi sang những nền tảng công nghệ mới nhất để đạt được những lợi ích mà chỉ có công nghệ mới có thể mang lại. Dựa trên nghiên cứu của cá nhân tôi, vào , chúng ta sẽ bắt đầu thấy một số thuật toán có thể dự đoán tỷ lệ thành công của các dự án, xác nhận phạm vi của dự án và tự động thiết kế kế hoạch dự án ngay chỉ trong một vài phút. Thay thế đáng kể các nhiệm vụ hiện tại của chúng ta – những người quản lý dự án, và điều này có thể là cơn ác mộng với rất nhiều người không có khả năng và tư duy đổi mới liên tục; Tuy nhiên, Tôi coi đây lại là một cơ hội rộng lớn để chuyển trọng tâm sang các hoạt động có giá trị gia tăng hơn và tăng tỷ lệ thành công của dự án nhiều hơn, hãy để công cụ là người bạn đồng hành và hỗ trợ, chúng ta là người điểu khiển nó và hưởng lợi từ nó.
Cuối cùng, tôi muốn chia sẻ thách thức toàn cầu và khát vọng mới cho cộng đồng quản lý dự án của chúng ta cho . Ngày nay, khoảng 70% dự án không đạt được mục tiêu của nó. Chúng ta cần khẩn trương đẩy mạnh và tăng tỷ lệ thành công của dự án càng nhiều, càng tốt. Đặt mình vào tình huống hàng năm có khoảng 48 nghìn tỷ đô la Mỹ được đầu tư vào các dự án, nhưng lại thất bại trong việc mang lại giá trị tương đương hàng chục nghìn tỷ lợi ích và các tác động tốt đến tổ chức và xã hội nói chung, điều đó với tôi là không thể chịu đựng được và thật đáng xấu hổ. Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta cam kết làm nhiều hơn và tốt hơn? Nếu chúng ta tăng tỷ lệ thành công từ 30% lên 60%? Chỉ cần hình dung lượng giá trị mà chúng ta sẽ thêm vào thế giới, giá trị thặng dư tăng thêm xấp xỉ GDP của Trung Quốc. Hãy tưởng tượng nếu chúng ta làm điều đó không chỉ vào mà còn sẽ trường tồn, sẽ tiếp tục năm này qua năm khác.
Nền kinh tế dự án – The Project Economy chính là đây. Thế giới cần những nhà quản lý dự án hàng đầu hơn bao giờ hết. Nhưng chúng ta cần phải thích nghi và phát triển nhanh chóng. Đừng lãng phí cơ hội có một không hai này!
“Luôn luôn có những cá nhân kiệt xuất, tìm ra những phương pháp “chi phí thấp” hơn để thực hiện công việc toàn diện, có tính tác động, thúc đẩy và truyền cảm hứng hơn phần lớn chỉ là một phần của dự án với mục tiêu, mục đích và thời hạn cố định rõ ràng.” (Antonio Nieto-Rodriguez).
Tác giả: Antonio Nieto-Rodriguez
Chuyển ngữ bởi Trainer Từ Đăng Khoa (PMP, PMI-ACP, PMI ATP Instructor)
Reference:
[1] Mckinsey.com
[2] “Stan Richards’s Unique Management Style” (Inc.), accessed 1 October
[3] Amazon.com
[4] Gartner.com
