5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Thông thường, 5 từ này được dùng nguyên gốc tiếng Nhật. Tuy nhiên, trong tiếng Việt chúng ta có thể sử dụng các từ tương đương là: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàngvà trong tiếng Anh là: Sort, Straighten, Sweep, Standardize, Sustain.
5S là chương trình cải tiến năng suất phổ biến tại Nhật và tại nhiều quốc gia trên thế giới. Đây là một trong các công cụ sắc bén của sản xuất tinh gọn. Khi thực hiện đúng, 5S có thể đem tới hiệu quả tiết kiệm từ 10% tới 30%.
Hiện nay, các công ty tại Việt Nam đang có xu hướng thực hành 5S vào quá trình sản xuất chuyên nghiệp, tuy nhiên, việc hiểu và áp dụng đúng phương pháp này đang còn là một vấn đề nan giải .
1. Lập ra một kế hoạch hành động
Trước tiên, để xây dựng và triển khai một chương trình 5S thành công, các nhà quản lý cần xây dựng một kế hoạch và lộ trình cụ thể. Tất cả Cán bộ nhân viên trong công ty từ cán bộ quản lý đến nhân viên làm việc tại mục tiêu, phải nắm vững nội dung chương trình 5S để áp dụng vào công việc hàng ngày tại nơi làm việc. Đây là nội dung sẽ đưa vào tiêu chí đánh giá thi đua đối với cá nhân, đơn vị từ triển khai.
Cụ thể, mỗi doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát toàn bộ trước khi tiến hành cải tổ lại theo tiêu chí 5S vì trong quá trình triển khai 5S sẽ xuất hiện những phản ứng trái chiều bất lợi khi mỗi chính sách đưa ra có ảnh hưởng đến thói quen, mục đích của người khác.
– Xây dựng kế hoạch 5S rõ ràng bao gồm cả tiến độ dự kiến
2. Đào tạo và chỉ dẫn cho những người có liên quan
– Nhấn mạnh rằng “Giải quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề” phải trở thành quy tắc chứ không phải chỉ đổ lỗi và chỉ tay năm ngón.
3. Lựa chọn, đánh giá và lập hồ sơ một khu vực bắt đầu
– Lập ra các mục tiêu về 5S phải đạt được cho đội 5S, thông báo về kỳ vọng của đội 5S.
4. Triển khai thực hiện 5S
Seiri – Sàng lọc ( Sort)
– Các vật dụng được phân loại và vật dụng không cần thiết được bỏ ra khỏi nơi sản xuất.
Seiton – Sắp xếp (Set)
– Việc tiếp cận được đơn giản hóa và các vị trí được đánh dấu số lượng và dán nhãn rõ ràng.
Seiso – Sạch sẽ (Sweep)
– Kiểm tra tận nơi để đảm bảo “Sàng lọc” và “Sắp xếp” được thực hiện.
Seiketsu – Săn sóc (Standardize)
– Xem xét Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ (quét dọn): đảm bảo chúng được tiến hành ở mức tốt nhất bởi tất cả mọi người (đặc biệt là giữa các ca).
Shitsuke – Sẵn sàng (Sustain)
– Phân công trách nhiệm về 5S ở cả 2 mức tập thể và cá nhân.
5. Không ngừng cải tiến 5S
– Tìm kiếm một công ty có cùng quy mô mà đã thực hành 5S trong một lĩnh vực ngành nghề hoàn toàn khác.
6. Đưa 5S trở thành một thói quen và triển khai ở các khu vực khác
– Đảm bảo rằng các quá trình và thủ tục 5S đã xây dựng được kế thừa.
Để duy trì, việc quan trọng là lãnh đạo phải làm gương và tổ chức để thành viên trong công ty tham gia thực hiện, đồng thời có sự phản hồi thường xuyên về việc áp dụng trong các cuộc họp điều hành. Tổ chức đánh giá 5S định kỳ hàng tuần. Đánh giá chéo giữa các phòng, ban với mục đích đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S, từ đó đo lường chính xác kết quả của việc thực hiện, đồng thời để có cơ sở giúp Ban Tổng Giám Đốc đề ra những biện pháp chỉ đạo kịp thời.
