Hướng dẫn áp dụng chuẩn 5S vào doanh nghiệp

Nếu các bạn từng đi xuất khẩu lao động Nhật Bản hay từng làm việc cho các doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam chắc các bạn đã biết về quy chuẩn 5s trong doanh nghiệp. Bài viết hôm nay sẽ giới thiệu về cách áp dụng tiêu chuẩn 5S vào doanh nghiệp. Những khó khăn hạn chế khi áp dụng 5S tại các doanh nghiệp Việt Nam.

5S là tiêu chuẩn bắt nguồn từ Nhật Bản. Tiêu chuẩn này được áp dụng và rất thành công không chỉ tại Nhật Bản mà còn tại nhiều nước khác.

5S bao gồm: Seiri(sàng lọc), Seiton(sắp xếp), Seiso(sạch sẽ), Seiketsu(săn sóc), Seitsuke(sẵn sàng).

Chuẩn 5S khi áp dụng  vào doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu quy trình áp dụng chuẩn 5S cho doanh nghiệp và phân tích những khó khăn khi áp dụng chuẩn này.

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ:

Việc thực hiện 5S phải bắt đầu từ lãnh đạo. Lãnh đạo phải là người thực hiện và cam kết hỗ trợ nhân viên khi thực hiện 5S. Nhiều doanh nghiệp áp dụng 5S thiếu sự cam kết của lãnh đạo dẫn đến không có hiệu quả. Chính vì vậy đây là yếu tố quan trọng khi thực hiện 5S trong doanh nghiệp.

Đào tạo và huấn luyện nhân viên:

Việc áp dụng chuẩn 5S cũng không thể thiếu đào tạo và huấn luyện nhân viên. Đào tạo cho nhân viên hiểu được tầm quan trọng và ý thức được việc thực hiện 5S không chỉ tốt cho công việc mà còn cải thiện môi trường sống cho chính nhân viên. Sau khi đào tạo người đào tạo sẽ hướng dẫn trực tiếp việc thực hiện 5S theo 5 bước và thành lập ban giám sát hoạt động 5S tại doanh nghiệp.

Việc đào tạo cho nhân viên thường sẽ do lãnh đạo doanh nghiệp đứng ra tổ chức. Tuy nhiên việc này gặp một số hạn chế như lãnh đạo không hiểu rõ về tiêu chuẩn 5S hay thiếu các tài liệu hướng dẫn làm cho việc đào tạo tại các doanh nghiệp thường không hiệu quả. Các doanh nghiệp nếu muốn áp dụng tiêu chuẩn này nên mời các chuyên gia về quản lý 5S tới để đào tạo cho nhân viên. Vừa làm cho nhân viên có nhận thức đúng đắn về 5S vừa giúp nhân viên có được sự chỉ dẫn thực tế từ các chuyên gia.

Tự nguyện tha gia thực hiện 5S:

Việc bắt tay vào thực hiện 5S sau một thời gian sẽ làm cho doanh nghiệp thay đổi: môi trường làm việc tốt hơn, công việc thuận lợi hơn, năng suất tăng lên, tinh thần nhân viên thoải mái… Chính vì những lợi ích đó sẽ làm cho nhân viên có ý thức tham gia thực hiện 5S tốt hơn. Ngoài ra ban giám sát hoạt động 5S luôn theo sát việc thực hiện 5S để có những đóng góp, nhắc nhở cần thiết đối với nhân viên cũng làm cho nhân viên thực hiện 5S tốt hơn.

Lặp lại 5S với tiêu chí cao hơn:

Tầm quan trọng của ban giám sát thực hiện 5S là giám sát việc thực hiện 5S sau đó đưa ra những đánh giá và mục tiêu tiếp theo cho các hoạt động. Sau mỗi lần đánh giá ban giám sát sẽ đưa ra các tiêu chí cao hơn để thực hiện trong thời gian tiếp theo. Nhờ đó hiệu quả thực hiện sẽ ngày càng cao.

Nếu doanh nghiệp áp dụng đúng và đủ các bước thì sẽ thu được hiệu quả tốt. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp Việt Nam không thực hiện được đủ các bước nên không đạt được hiệu quả và đánh giá 5S không tốt. Khi thực hiện nên làm tới cùng, tuân thủ 5 tiêu chí, có ban giám sát đánh giá, lãnh đạo cam kết, đào tạo huấn luyện chắc chắn sẽ thành công. Các bạn đang có ý định đi xuất khẩu lao động Nhật Bản nên tham khảo quy trình thực hiện 5S để sau khi sang Nhật làm việc sẽ không phải bỡ ngỡ.