Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho khi được áp dụng đúng sẽ đem lại hiệu quả rất đáng nể. Để làm được việc đó trước tiên bạn cần hiểu Các nguyên tắc 5S là gì và được vận dụng như thế nào trong quản lý kho.
1. Tiêu chuẩn 5S là gì và đến từ đâu?
5S là tên của phương pháp quản lý, sắp xếp chỗ ngồi.
5S đại diện cho 5 từ trong phiên âm tiếng nhật Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Trích vi.wikipedia.org
Nơi đầu tiên áp dụng trên thế giới là Tổng công ty Toyota Nhật Bản.
Họ đã Thành công và phương pháp này lan nhanh trên toàn thế giới.
Việt Nam bắt đầu biết đến phương pháp này, khi mở cửa thị trường do một công ty của Nhật ở Việt Nam áp dụng.
2. Các bước thực hiện nguyên tắc 5S trong quản lý kho
- Sàng lọc (S1): là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự.
Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
- Sắp xếp (S2): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì ta cần làm gì?
Công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí:
+ Dễ tìm,
+ Dễ thấy,
+ Dễ lấy,
+ Và dễ trả lại.
- Sạch sẽ (S3): Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽthông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc.
S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
- Săn sóc (S4): Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3 S ở trên.
Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3 S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
- Sẵn sàng (S5): Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S
Đầu tiên, phương pháp 5S này áp dụng cho việc bố trí chỗ ngồi ở văn phòng.
Sau đó, người ta nghĩ đến việc sắp xếp trong kho hàng hóa lại càng cần thiết hơn.
3. Tại sao nên áp dụng Tiêu chuẩn 5s để quản lý kho hiệu quả
Bắt nguồn từ Nhật Bản, nơi đề cao tính hiệu quả, sự cầu tiến và tinh thần trách nhiệm.
Việc gắn chỗ làm việc từ sở hữu công ty thành mang tính cá nhân. Sẽ giúp người làm việc thoải mái hơn, nâng cao năng suất lao động.
3.1. Thực trạng các kho hàng
Trong kho, vốn đã có rất nhiều hàng hóa, đa chủng loại:
- Từ những vật phẩm kích thước rất lớn, dễ tìm.
- Đến những vật cực kỳ nhỏ, chỉ cần sơ suất không để ý. Chúng có thể khuất góc, hoặc bị vật khác xếp đè lên.
Đến khi, cần xuất thì chúng ta lại không thấy đâu nữa.
Để tránh việc mất rất nhiều thời gian đi tìm kiếm.
Chúng ta phân ra khu vực cho hàng hóa.
Hàng hóa cũng cần cho chỗ cho mình trong kho. Cũng cần được đối xử bình đẳng, sạch sẽ và gọn gàng.
3.2. Lợi ích chính của Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho
Lợi ích chung của các nguyên tắc 5S được Tóm gọn lại trong vài ý sau đây:
- Môi trường làm việc sạch sẽ hiệu quả
- Nâng cao năng suất lao động
- Tăng tuổi thọ hoạt động của máy móc, công cụ làm việc
Mang lại cho công ty các lợi ích phía sau:
- Giảm thất thoát hàng hóa
- Tăng cơ hội kinh doanh, khi chủ động biết chính xác nhu cầu nhập hàng
- Tăng năng suất lao động => Giảm chi phí
- Tăng cường tính kỷ luật => Đảm bảo hiệu quả công việc cũng như uy tín khách hàng
3.3. Một số ví dụ cụ thể về tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho
Hôm nay, Trường tiếp nhận một lô hàng Điện thoại và phụ kiện điện thoại.
Trường sẽ tập trung vào tiêu chuẩn Sàng lọc
- Bước 1: Trường phải phân loại lô hàng ra 2 nhóm: Điện thoại riêng và Phụ kiện Riêng.
- B2: Tiếp đến, trong nhóm điện thoại lại phải phân loại ra các thùng hàng Iphone, Samsung, HTC,…
- B3: Đi sâu vào 1 nhóm điện thoại, ví dụ Iphone: Ta cần phân loại tiếp Iphone 7, Iphone 8, IphoneX,…
Cứ tiếp tục như vậy, ta sẽ sắp xếp hàng hóa nhập kho theo các tiêu chí cụ thể và sắp xếp vào đúng nơi quy định một cách nhanh chóng và chính xác.
Nhiều doanh nghiệp và cửa hàng không chú tới khâu sắp xếp hàng hóa dẫn tới gây khó khăn cho các khâu sau:
- Kiểm tra lượng hàng tồn kém dẫn tới hàng hỏng, đứt hàng => Giảm doanh số
- Thời gian lấy hàng rất lâu,…
Và rất nhiều hậu quả khác nữa.
Hi vọng rằng bạn thấy hữu ích và có thể áp dụng tốt vào công việc của mình.
