Hiện nay phương pháp 5S trong quản lý kho đang được nhiều chủ cửa hàng áp dụng bởi sự tiện lợi và hiệu quả của nó. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về phương pháp 5S và cách ứng dụng trong quản lý kho ở các cửa hàng bán lẻ hiện nay.
1. 5S trong quản lý kho là gì?
Phương pháp 5S trong quản lý kho
5S là phương pháp quản lý kho hàng đơn giản và linh hoạt, giúp việc sắp xếp kho cũng như hoạt động trong kho trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Phương pháp này xuất phát 5 chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật, đó là Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke, tương ứng với 5 từ tiếng Việt: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.
Sàng lọc
Phân loại, xem xét, chọn lựa và loại bỏ đi những hàng hóa không cần thiết ở trong kho. Các mặt hàng hết hạn sử dụng, các thiết bị vật dụng hư hỏng có thể được chuyển đến những khu vực khác hoặc tiến hành vứt bỏ. Hoạt động sàng lọc này cần được thực hiện định kì 1 – 3 tháng/ 1 lần
Sắp xếp
Tiến hành sắp xếp các sản phẩm một cách khoa học, hợp lý theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Chúng ta nên bố trí hàng hóa trong kho theo các thông tin như mục đích, tần suất hay thời hạn sử dụng. Kho hàng được sắp xếp hợp lý sẽ giúp nhân viên dễ dàng hơn trong tìm kiếm và quản lý hàng hóa kho.
Sạch sẽ
Không gian kho thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp với các vật dụng được bảo dưỡng thường xuyên và sắp xếp gọn gàng. Điều này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc trong kho cũng như đưa đến sự chuyên nghiệp cho cửa hàng. Bước này hướng tới mục đích cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu các tai nạn và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc
Săn sóc
Đây là hoạt động nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở mức độ cao. Nó sẽ kéo theo thái độ hưởng ứng và phong trào thi đua ở các nhân viên. Các công việc như sàng lọc, sắp xếp hay vệ sinh sạch sẽ sẽ được cải tiến và hoàn thiện hướng đến tiêu chuẩn nhất định.
Sẵn sàng
Rèn luyện, tạo nên thói quen và nề nếp cho tất cả mọi người khi thực hiện 4S như trên. Bước này yêu cầu tạo ra một không khí lành mạnh để các nhân viên có thể tự giác tuân thủ theo phương pháp 5S.
2. Vì sao 5S trong quản lý kho là vô cùng cần thiết
Áp dụng 5S trong quản lý kho
Phương pháp 5S trong quản lý kho lần đầu tiên được áp dụng ở công ty Toyota Nhật Bản và đã đạt được rất nhiều kết quả tốt. Hiện nay 5S được rất nhiều các cửa hàng tại Việt Nam sử dụng như một công cụ vô cùng cần thiết trong hoạt động quản lý kho. Những lý do sau đây sẽ giúp các bạn hiểu hơn tại sao phương pháp này lại đóng vai trò quan trọng đến vậy trong các cửa hàng.
Không gian kho trở nên sạch sẽ, gọn gàng
- Phương pháp 5S sẽ góp phần đưa đến một không gian kho ngăn nắp và sạch sẽ. Các hàng hóa sản phẩm được sắp xếp một cách khoa học nhất, giúp nhân viên không mất quá nhiều công sức khi tìm kiếm. Điều này khiến công việc đạt được hiệu quả cao hơn và mang đến nhiều lợi ích cho cửa hàng.
Năng suất lao động cao
- Không gian kho gọn gàng không chỉ giúp mọi người dễ dàng hơn trong công việc mà còn đưa đến tâm lý thoải mái, vui vẻ. Điều này sẽ giúp tăng năng suất lao động cũng như giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, phương pháp 5S còn góp phần nâng cao ý thức và tính kỉ luật trong cửa hàng.
Xây dựng hình ảnh tốt đẹp
- Quản lý kho bằng phương pháp 5S sẽ giúp xây dựng một hình ảnh tốt đẹp cho kho hàng nói riêng và cửa hàng nói chung. Không gian sạch sẽ, vật dụng ngăn nắp, nhân viên nề nếp,…tất cả đều giúp khách hàng có thiện cảm hơn với cửa hàng.
3. Cách ứng dụng 5S trong quản lý kho của cửa hàng bán lẻ
Tuy phương pháp 5S trong quản lý kho đang được khá nhiều chủ cửa hàng áp dụng nhưng vẫn còn khá nhiều băn khoăn xung quanh vấn đề này. Cách ứng dụng 5S trong quản lý kho đối với các cửa hàng bán lẻ sau sẽ giúp các chủ cửa hàng hiểu hơn và áp dụng hiệu quả phương pháp này.
Sàng lọc
- Xem xét các hàng hóa, sản phẩm trong kho theo các tiêu chí hạn sử dụng, mục đích và tần suất sử dụng
- Vứt bỏ những sản phẩm đã quá hạn sử dụng
- Tái sử dụng các vật dụng ở các bộ phận khác
Sắp xếp
- Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng và tránh va chạm, đổ vỡ
- Phân loại các sản phẩm rõ ràng theo từng nhóm với các tiêu chí như chủng loại, màu sắc, kích cỡ,… Ví dụ trong kinh doanh mặt hàng thời trang cần chia rõ: giá 1 dành cho hàng mùa hè, giá 2 cho quần áo mùa đông. Mỗi giá có thể chia ra lần lượt các mặt hàng như quần, áo, váy,…
- Sử dụng những công cụ như bảng hiệu, giấy ghi chú và dán nhãn lên các sản phẩm trong kho.
Sạch sẽ
- Sau khi nhập kho cần dọn dẹp sạch sẽ, ngăn nắp, tránh tình trạng lộn xộn trong kho hàng
- Giữ cho kho hàng luôn sạch sẽ bằng cách quét dọn, vệ sinh thường xuyên
- Bảo dưỡng các máy móc, thiết bị có trong kho theo chu kì để đảm bảo tuổi thọ cho máy
Trong quá trình thực hiện phương pháp 5S trong quản lý kho, khá nhiều chủ cửa hàng còn gặp khó khăn trong quá trình sắp xếp cũng như kiểm kho bởi nó tốn quá nhiều thời gian. Vì vậy hiện nay phần mềm hỗ trợ quản lý kho đang được các chủ cửa hàng ưa chuộng bởi những tính năng của nó.
