Kỹ năng giám sát công việc là gì?
Kỹ năng giám sát công việc gắn liền với các nhà quản lý, cấp lãnh đạo đó là thực hiện theo dõi, giám sát, điều phối các công việc cho cấp dưới nhằm tiến đến mục tiêu chung của doanh nghiệp bao gồm: tối đa lợi nhuận cùng chất lượng sản phẩm dịch vụ, ngăn ngừa các sai sót, bảo đảm đạt được mục tiêu, tuân thủ quy định, quy tắc riêng của doanh nghiệp.
Vì sao cần có kỹ năng giám sát công việc?
Doanh nghiệp hoạt động đúng quy trình, hiệu quả hay không phụ thuộc vào cách thức người lãnh đạo giao việc. Cấp quản lý sau khi giao việc cần kiểm soát, chỉ dẫn, điều phối, giám sát các công việc đã giao cho nhân viên. Trường hợp bất lợi xảy ra thì người đứng đầu kịp thời nắm bắt, xoay chuyển tình thế, đảm bảo công việc thực hiện đúng quy trình, tiến độ và hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
Hiện nay rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn cần nhà lãnh đạo, nhà giám sát, quản lý có kỹ năng giám sát công việc bởi vì những lý do sau đây.
Hạn chế các sai sót
Trong quá trình làm việc, sản xuất sẽ có các sự cố phát sinh vì thế yêu cầu người quản lý, giám sát cần có mặt kịp thời để xử lý tình huống và giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp. Vì thế, người quản lý, giám sát giỏi rất quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Tăng năng suất và hiệu quả công việc
Hiệu quả công việc, sản xuất tốt phụ thuộc vào chất lượng lập kế hoạch làm việc và phân chia công việc. Cấp quản lý phân chia công việc phù hợp với khả năng của nhân viên, môi trường làm việc thoải mái có tác động đến năng suất và hiệu quả công việc thực hiện. Cho thấy, kỹ năng giám sát công việc ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động của cả doanh nghiệp.
Xây dựng động lực làm việc
Xây dựng động lực làm việc là một yếu tố quan trọng trong công tác quản lý nhân sự nhằm khuyến khích mọi người cống hiến hiệu suất tốt nhất và giúp đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Khi tạo ra động lực tích cực mạnh mẽ sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc của nhân viên trong khi động lực tiêu cực sẽ làm giảm hiệu suất của họ. Do vậy, việc tạo lập, xây dựng động lực làm việc cho cán bộ nhân viên tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là vấn đề cần chú trọng trong quá trình giám sát công việc.
Làm thế nào để giám sát công việc hiệu quả?
Hãy là người bạn đồng hành của nhân viên
Kỹ năng quản lý công việc không chỉ là ngồi một chỗ giao việc, chỉ đạo nhân viên. Kỹ năng này cần sự phối hợp, cùng nhau sát cánh giữa lãnh đạo, nhân viên để cùng giải quyết những vấn đề trong công việc, có như thế tiến độ công việc nhanh hơn và đạt hiệu quả cao.
Diễn giả Brian Tracy đã phát biểu rằng: “Nhà lãnh đạo giỏi nhất có một khả năng tuyệt vời khi thực sự quan tâm đến đội ngũ của mình”. Tuy không được làm việc chung cùng nhà lãnh đạo hàng ngày, nhưng hãy cho cán bộ nhân viên thấy rằng bạn luôn ở bên khi cần. Điều này giúp cho nhân viên luôn cảm thấy được gần gũi, quan tâm và có chỗ dựa vững chắc trong công việc.
Minh bạch, rõ ràng về vấn đề lương/thưởng của nhân viên
Khi nhân viên hoàn thành các mục tiêu thì doanh nghiệp cần có các mức khen thưởng xứng đáng. Bởi vì nhân viên là người đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Vì vậy, khoản khen thưởng là món quà khích lệ tinh thần, giúp nhân viên có thêm động lực phấn đấu, tận tâm trong công việc và tạo ra sự hào hứng để công việc luôn luôn đạt kết quả cao.
Nói lên kỳ vọng của bạn với nhân viên
Nhân viên không có khả năng đọc suy nghĩ của nhà lãnh đạo. Vì thế, nhà lãnh đạo bằng cách sử dụng kỹ năng giao tiếp hãy nói lên kỳ vọng: bạn cần gì ở họ, nêu ra những điều mà bạn muốn nhân viên khắc phục, cởi mở với nhân viên để họ cảm thấy gần gũi và hiểu bạn hơn.
Hạn chế giám sát nhân viên chặt chẽ
Nhà giám sát, cấp quản lý chỉ dừng lại ở việc theo dõi tiến độ công việc thông qua bảng báo cáo công việc. Hãy đặt niềm tin vào nhân viên mà mình đã tuyển chọn. Doanh nghiệp hãy dành cho họ khoảng không gian riêng để làm việc. Nếu cấp lãnh đạo giám sát quá chặt chẽ khiến cho nhân viên mất tự do, không thoải mái khi làm việc, hiệu suất công việc giảm, tệ hơn là nhân viên cảm thấy chán nản và thôi việc.
Quản lý công việc bằng ứng dụng công nghệ
Trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, mọi việc đều có thể được giám sát và xử lý thông qua các thiết bị di động. Tận dụng điều này, doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên từ xa mà không cần phải giám sát trực tiếp.
Việc doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý sẽ dễ dàng theo dõi công việc hằng ngày, hiệu suất làm việc, chấm công nhân viên,… Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, tiền bạc, linh hoạt hơn và tăng năng suất làm việc.
